Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS)

Khái niệm: Cấu trúc chia nhỏ công việc là quá trình phân chia liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.

Cấu trúc chia nhỏ công việc là sự chia nhỏ liên tục theo cấu trúc phân rã một cách hệ thống xuất phát từ đầu ra của dự án mà đội dự án tiến hành nhằm đạt được mục tiêu dự án và tạo ra các đầu ra cho dự án. Các cấp độ chi tiết kế tiếp nhau của WBS trình bày các công việc của dự án một cách chi tiết hơn. Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổ chức và xác định toàn bộ phạm vi dự án, và trình bày công việc đã được xác định trong bản mô tả phạm vi dự án đã được thông qua. Áp dụng cấu trúc chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý dự án biết chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm và khối lượng công việc được xác định, giúp kết hợp dự án với cơ cấu tổ chức công ty để phân công trách nhiệm thực hiện cho từng bộ phận và cá nhân, và thiết lập cơ sở cho kiểm soát thực hiện dự án. Về cơ bản, WBS là bản phác thảo toàn bộ dự án với các cấp độ chi tiết khác nhau.

Sơ đồ 5.1 trình bày những cách thức phân nhóm chủ yếu thường được áp dụng trong phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc. WBS bắt đầu ở cấp độ đầu tiên với dự án là đầu ra cuối cùng. Các đầu ra chính, hoặc các hệ thống chính, hoặc các giai đoạn chính của dự án được xác định trước, tiếp theo các phần việc nhỏ hơn để hoàn thành các phần việc lớn đó được xác định. Quá trình chia nhỏ được lặp lại như vậy cho đến khi mức độ chi tiết của đầu ra nhỏ đến mức có thể quản lý được và một người có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện. Đầu ra nhỏ nhất thường được phân chia thành các thành phần nhỏ hơn gọi là gói công việc. Gói công việc là cấp độ thấp nhất trong cấu trúc chia nhỏ công việc và là cấp độ chi tiết mà chi phí và thời gian thực hiện công việc có thể ước tính một đáng tin cậy và có thể quản lý được. WBS cung cấp thông tin ở các mức độ chi tiết khác nhau dành cho các cấp quản lý khác nhau. Cấp độ 1 và cấp độ 2 trình bày toàn bộ thông tin về mục tiêu dự án và phù hợp cho lãnh đạo cấp cao, cấp độ 3 và 4 cho lãnh đạo cấp trung và cấp độ 5 là những thông tin rất chi tiết phù hợp cho cấp quản lý thấp nhất.

Tác dụng của WBS đối với nhà quản lý dự án

WBS xác định tất cả các yếu tố của dự án theo một cấu trúc nhất định và thiết lập nên các mối quan hệ với đầu ra cuối cùng của dự án. Hãy hình dung dự án là một gói công việc lớn và được chia nhỏ kế tiếp nhau thành các gói công việc nhỏ hơn, như vậy dự án chính là tổng hợp của tất cả các gói công việc nhỏ chi tiết đó.

WBS giúp ích cho nhà quản lý dự án trên những khía cạnh sau:

• Hỗ trợ cho việc đánh giá kết quả thực hiện về chi phí, tiến độ, và chất lượng ở tất cả các cấp quản lý trong công ty trong suốt chu kỳ sống dự án.
• Cung cấp cho các nhà lãnh đạo thông tin phù hợp với từng ấp quản lý, ví dụ, cấp quản lý cao nhất quan tâm đến các đầu ra chính của dự án, trong khi đó cấp quản lý thấp nhất sẽ phụ trách các đầu ra nhỏ và các gói công việc.
• Khi đã phát triển WBS, trách nhiệm thực hiện các hoạt động dự án được phân công cho các bộ phận và cá nhân trong công ty khi kết hợp WBS với cơ cấu tổ chức của công ty.
• Giúp cho nhà quản lý dự án lập kế hoạch công tác, điều độ công việc và dự toán ngân sách do WBS cung cấp một khuôn khổ để theo dõi chi phí và kết quả thực hiện bằng cách tổng hợp chi phí thực tế và chi phí kế hoạch của các gói công việc nhỏ thành các yếu tố lớn hơn giúp cho việc đo lường kết quả thực hiện có thể theo dõi theo cấp quản lý và theo kết quả đầu ra.
• WBS xác định các kênh thông tin và hỗ trợ trong việc điều phối các bộ phận trong dự án do WBS cho biết trách nhiệm của cá nhân và bộ phận trong việc thực hiện các phần công việc dự án.

Thực hiện cấu trúc chia nhỏ công việc

Hình 5.2 trình bày một WBS đơn giản hoá cho dự án phát triển máy tính cá nhân. Tại cấp độ 1 là sản phẩm cuối cùng của dự án – trong ví dụ này là mô hình mẫu về chiếc máy tính cá nhân.

Cấp độ 2 trình bày một phần của bản liệt kê các đầu ra cần thiết để phát triển chiếc máy tính cá nhân. Một đầu ra là các bộ phận lưu trữ dữ liệu (phần được bôi đỏ) được tạo thành bởi ba đầu ra nhỏ hơn: ổ lưu trữ USB ngoại vi, ổ đĩa cứng và ổ đĩa laze.

Cuối cùng ổ đĩa cứng lại bao gồm 4 thành phần (4 đầu ra nhỏ hơn): mô tơ, bo mạch, khung sườn đĩa và đầu từ đọc/ghi. Các đầu ra nhỏ nhất này chính là các yếu tố có thể quản lý chi tiết nhất của dự án.Mỗi đầu ra lại bao gồm một số gói công việc được thực hiện bởi một bộ phận trong công ty. Từng đầu ra sẽ được chia nhỏ liên tiếp theo cách thức như vậy. Tuy nhiên không cần thiết phải phải chia nhỏ các đầu ra của WBS theo cùng mức độ chi tiết giống nhau.

Mức độ chi tiết nhất của WBS được gọi là gói công việc. Các gói công việc là các nhiệm vụ thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn, có điểm bắt đầu và kết thúc, có sử dụng nguồn lực và tiêu hao chi phí. Mỗi gói công việc là một điểm mút kiểm soát. Nhà quản lý gói công việc chịu trách nhiệm theo dõi việc hoàn thành gói công việc đó đảm bảo đúng tiến độ, đúng ngân sách, và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Kinh nghiệm thực tế cho thấy mỗi gói công việc không nên kéo dài quá 10 ngày làm việc hoặc một kỳ báo cáo (hoặc áp dụng một quy tắc chung là gói công việc không kéo dài quá 0.5% hoặc 1% tổng quỹ thời gian thực hiện dự án). Nếu một gói công việc có thời gian thực hiện dài quá 10 ngày làm việc, cần kiểm tra hoặc thiết lập các mốc thời gian giám sát trong quá trình thực hiện ví dụ cách nhật 3 hoặc 5 ngày để tiến độ thực hiện và các vấn đề phát sinh sẽ sớm được phát hiện trước khi trở nên quá muộn. Mỗi gói công việc trong cấu trúc WBS càng độc lập với gói công việc khác của dự án càng tốt.

Phân biệt giữa đầu ra nhỏ nhất và gói công việc. Thông thường đầu ra nhỏ nhất của cấu trúc WBS thường bao gồm một số gói công việc do hai hoặc ba phòng ban chức năng trong công ty thực hiện. Vì vậy các đầu ra nhỏ nhất không có thời gian hoàn thành của tự bản thân nó, không tiêu dùng nguồn lực và tài chính trực tiếp. Thời gian thực hiện cho một đầu ra nhỏ nhất được xác định dựa trên gói công việc bắt đầu thực hiện đầu tiên và gói công việc kết thúc sau cùng và sự chênh lênh đó chính thời gian thực hiện của đầu ra nhỏ nhất đó. Các nguồn lực và chi phí để thực hiện đầu ra chính là tổng của các nguồn lực và chi phí của việc thực hiện tất cả các gói công việc cấu thành nên đầu ra nhỏ nhất đó.

Các đầu ra lớn hơn sẽ được sử dụng trong việc giám sát tình hình thực hiện dự án cho nên gói công việc là đơn vị cơ sở được sử dụng trong lập kế hoạch, điều độ và kiểm soát tình hình thực hiện dự án.

Gói công việc cung cấp những thông tin sau:

• Xác định nội dung công việc là gì
• Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành gói công việc
• Xác định ngân sách theo thời gian để hoàn thanh gói công việc
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện gói công việc
• Xác định một cá nhân phụ trách gói công việc
• Xác định các điểm mút kiểm soát để theo dõi tiến độ thực hiện.

Một đầu ra nhỏ nhất bao gồm nhiều gói công việc và thường do tối thiểu hai đơn vị trong công ty thực hiện. Ví dụ đầu ra bo mạch của ổ đĩa cứng yêu cầu phải thực hiện bảy gói công việc và do bốn bộ phận trong công ty thực hiện bao gồm bộ phận thiết kế, sản xuất, kiểm tra và phần mềm (xem sơ đồ 5.2). Các gói công việc nằm trong giao diện giữa đầu ra nhỏ nhất và bộ phận chức năng phụ trách ở cấp quản lý thấp nhất gọi là đầu mối kiểm soát. Các đầu mối kiểm soát sẽ được đánh mã số để tạo ra một cấu trúc tổng hợp thông tin về chi phí, tiến độ và nguồn lực.

Mỗi đầu mối kiểm soát là một điểm mút quản lý về phạm vi, chi phí, tiến độ được tích hợp lại theo chiều dọc kết nối với các đầu ra và theo chiều ngang kết nối với cơ cấu tổ chức dự án và so sánh với giá trị tạo ra để đánh giá kết quả thực hiện. Một đầu mối kiểm soát (cost account hoặc control account) có thể bao gồm môt hoặc nhiều gói công việc tuy nhiên một gói công việc chỉ kết hợp duy nhất với một đầu mối kiểm soát.

Khái niệm: Cấu trúc phân tích tổ chức (OBS) là một cấu trúc tổ chức để phân công trách nhiệm cho từng gói công việc.

Kết hợp cấu trúc chia nhỏ công việc với cấu trúc phân tích tổ chức (OBS) sẽ rất thuận tiện trong việc theo dõi và kiểm soát dự án. Giao điểm giữa WBS và OBS gọi là điểm kiểm soát (đầu mối gắn nội dung công việc với trách nhiệm thực hiện). Việc giám sát dự án có thể được theo dõi theo hai hướng: theo kết quả đầu ra và theo trách nhiệm phân công.

Trong giai đoạn thực hiện dự án, tiến độ thực hiện dự án có thể theo dõi theo trục tung theo các đầu ra và theo trục hoành theo trách nhiệm phân công. Sơ đồ 5.3 trình bày một cách hình ảnh về kết hợp giữa WBS và OBS. Tuy nhiêm đối với một dự án lớn phức tạp thì việc trình bày dưới dạng sơ đồ như vậy là điều không thể. Các phần mềm quản lý dự án có thể cho phép theo dõi dự án theo WBS và OBS theo một dạng khác (bảng 5.1 và 5.2)

Phát triển WBS là nỗ lực chung của cả nhóm dự án. Cùng một kết quả đầu ra nhất định của dự án có thể có nhiều cách thức triển khai thực hiện khác nhau cho nên có thể có nhiều cấu trúc WBS khác nhau tuỳ thuộc vào cách thức triển khai công việc. Kinh nghiệm cho thấy rằng không nên bắt đầu tiến hành WBS từ số không mà nhà quản lý dự án phải khai thác tối đa những kiến thức và kinh nghiệm đã tích luỹ được từ việc áp dụng WBS của các dự án tương tự liên quan đã tiến hành trước đó, ví dụ các biểu mẫu tiến hành WBS áp dụng cho các loại hình dự án của công ty. Huy động tối đa các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn đó vào việc phát triển WBS. Đối với các dự án nhỏ, tất cả thành viên nhóm dự án có thể cùng ngồi với nhau phát triển ra WBS. Đối với các dự án lớn phức tạp, người chịu trách nhiệm về các đầu ra chính của dự án sẽ phác thảo ra các tiểu đầu ra chính chi tiết ở cấp hai và cấp ba và phân công cho cấp dưới chịu trách nhiệm tiếp tục chia nhỏ các tiểu đầu ra nhỏ đó thành các thành phần nhỏ hơn và tiếp tục chi tiết hoá ra thành các gói công việc.

Tạo lập cơ sở dự liệu cho WBS. Để tối ưu hoá tính hữu dụng kết quả của WBS phụ thuộc vào việc tạo ra cơ sở dữ liệu phục vụ cho các yêu cầu quản lý dự án. Cơ sở dữ liệu về WBS cung cấp thông tin chi tiết về các thành phần của WBS bao gồm cả các gói công việc và các mút kiểm soát. Cơ sở dữ liệu về WBS thường chứa đựng các thông tin sau:

• Mã hoá các gói công việc
• Mô tả công việc
• Bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện
• Bản danh sách các sự kiện chính của dự án (milestones)
• Thời gian biểu thực hiện của các công việc
• Nguồn lực yêu cầu
• Ước tính chi phí
• Tiêu chuẩn chất lượng
• Tiêu chuẩn chấp nhận
• Các thông số kỹ thuật
• Thông tin về hợp đồng.

Tổng hợp thông tin theo các đầu ra và các bộ phận

Các gói công việc và đầu mối kiểm soát đóng vai trò như là một cơ sở dữ liệu để các công tác lập kế hoạch, điều độ và kiểm soát được triển khai. Các đầu mối kiểm soát có thể bao gồm một số gói công việc. Mỗi gói công việc cung cấp thông tin về thời gian, chi phí, nguồn lực, trách nhiệm thực hiện, và các điểm kiểm soát được sử dụng để theo dõi tình hình thực hiện dự án.

Sơ đồ 5.4 trình bày số liệu giả định về chi phí nhân công và các gói công việc cho một yếu tố đầu ra là ổ đía cứng của một dự án phát triển một mẫu máy tính cá nhân.

Giao điểm giữa bo mạch và bộ phận sản xuất cho thấy có hai gói công việc trong một đầu mối kiểm soát với chi phí 140 và 260 đô la và tổng cộng là 400 đô la. Tổng hợp theo đầu ra bo mạch (cộng tất cả các gói công việc thuộc đầu ra này) là 1000 đôla. Ổ đĩa cứng ở cấp 1 có chi phí là 1600 đô la. Tổng hợp theo các bộ phận trong công ty cũng theo cách tương tự. Ví dụ, phòng thiết kế có trách nhiệm đối với các gói công việc trong điểm kiểm soát thuộc về bo mạch và đầu ghi/đọc. Các điểm kiểm soát đều có chi phí là 300 và tổng là 600 đô la.