Lập kế hoạch ngân sách dự án và kiểm soát chi phí

1. Lập kế hoạch ngân sách dự án

Quá trình lập kế hoạch ngân sách dự án là quá trình ước tính các nguồn lực mà dự án yêu cầu, số lượng của mỗi nguồn lực yêu cầu là bao nhiêu, khi nào yêu cầu các nguồn lực, và chi phí đo bằng tiền của các nguồn lực là bao nhiêu. Chương 6 đã trình bày ước tính các nguồn lực để thực hiện các hoạt động dự án. Phần 7.2 đã trình bày một số vấn đề ước tính chi phí của các nguồn lực để thực hiện các hoạt động dự án.

Xác định ngân sách dự án là quá trình tổng hợp các chi phí ước tính của từng hoạt động hoặc gói công việc để xây dựng một bản tổng dự toán chi phí. Bản tổng dự toán chi phí bao gồm tất cả các khoản chi phí đã được chấp thuận nhưng không bao gồm khoản dự phòng quản lý.

Ngân sách dự án là cơ sở để tạo nên các quỹ một cách hợp lệ để thực hiện các hoạt động dự án. Một bản ngân sách dự án trong đó xác định các khoản tiền chi ra là bao nhiêu, chi cho việc thực hiện các hoạt động nào và khi nào thì chi các khoản tiền đó và được cấp quản lý phê duyệt sẽ trở thành bản kế hoạch ngân sách dự án . Kết quả thực hiện dự án về chi phí sẽ được so sánh với kế hoạch ngân sách để đánh giá kết quả thực hiện về mặt chi phí.

Để lập kế hoạch ngân sách dự án cần phải sử dụng các thông tin đầu vào như (1) thông tin về ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án, (2) các căn cứ để đưa ra các ước tính chi phí (ví dụ, việc có bao gồm hoặc không bao gồm các khoản chi phí gián tiếp đưa vào trong ước tính), (3) kế hoạch phạm vi dự án đã phát triển ra, (4) bản tiến độ dự án và kế hoạch công việc trong đó bao gồm cả thời điểm bắt đầu và thòi điểm kết thúc của các hoạt động, các gói công việc, các hạng mục công việc (milesstones), (5) kế hoạch sủ dụng nguồn lực, (6) các hợp đồng mua hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho dự án, (7) các chính sách, quy định, hướng dẫn về lập kế hoạch chi phí, các kỹ thuật lập kế hoạch tài chính, phương pháp báo cáo kế hoạch tài chính của công ty.

Các ước tính chi phí để thực hiện các hoạt động dự án sẽ được tổng hợp lại cho tất cả các hoạt động và gói công việc của dự án theo cấu trúc WBS và theo tiến độ dự án kế hoạch để có được bản kế hoạch ngân sách dự án. Ngân sách dự án có thể bao gồm cả các khoản dự phòng tài chính và dự phòng quản lý. Dự trữ tài chính là dự phòng cho việc thực hiện các hoạt động dựa trên kết quả phân tích mức độ rủi ro gắn với việc thực hiện hoạt động và đã bao gồm trong ước tính chi phí thực hiện hoạt động và được đưa vào trong kế hoạch ngân sách dự án (project cost baseline). Dự trữ quản lý là các khoản dự phòng cho những thay đổi về phạm vi và chi phí không được lập kế hoạch trước. Nhà quản lý dự án cần phải đệ trình đề nghị lên cấp quản lý và được phê chuẩn trước khi sử dụng các khoản dự phòng quản lý. Dự phòng quản lý không bao gồm trong kế hoạch ngân sách dự án (project cost baseline) nhưng có thể được bao gồm trong tổng ngân sách dự án. Dự phòng quản lý không được bao gồm trong các tính toán chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV).

Kế hoạch ngân sách dự án được sử dụng để đo lường, theo dõi và kiểm soát kết quả thực hiện dự án về mặt chi phí. Bản kế hoạch ngân sách dự án có thể trình bày dưới dạng bảng, ở mức độ tổng hợp hoặc chi tiết cho từng hoạt động hoặc từng khoảng thời gian ngắn thực hiện (ví dụ tuần) hoặc trình bày dưới dạng biểu đồ hình chữ – S để tiện theo dõi kết quả thực hiện về chi phí minh hoạ trong biểu đồ 7.1 về giá trị công việc kế hoạch)

2. Kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là quá trình theo dõi tình hình thực hiện dự án để cập nhật ngân sách dự án và quản lý thay đổi trong kế hoạch ngân sách dự án. Cập nhật ngân sách dự án liên quan đến việc ghi chép chi phí thực tế đã chi ra cho đến thời điểm hiện tại. Muốn tăng ngân sách thực hiện dự án phải được sự chấp thuận của các chủ thể dự án thông qua quá trình Quản lý sự thay đổi một cách chuẩn tắc (trình bày ở mục 3.6). Theo dõi các khoản chi của các quỹ mà không gắn với khối lượng công việc hoàn thành tương ứng với các khoản chi tiêu đó sẽ ít mang ý nghĩa. Nội dung cơ bản của kiểm soát chi phí liên quan đến phân tích mối quan hệ giữa việc sử dụng các quỹ và khối lượng công việc đã hoàn thành. Vấn đề cốt lõi của kiểm soát chi phí là quản lý kế hoạch ngân sách đã được thông qua và quản lý những thay đổi trong kế hoạch ngân sách.

Nội dung kiểm soát chi phí dự án bao gồm:

  • Tác động đến các nhân tố gây ra sự thay đổi trong kế hoạch ngân sách đã được chấp thuận.
  • Đảm bảo rằng mọi đề nghị thay đổi đều được xem xét một cách kịp thời
  • Quản lý các thay đổi khi chúng sảy ra
  • Đảm bảo rằng chi tiêu không vượt quá ngân sách cho phép trong từng giai đoạn và cho cả dự án.
  • Theo dõi kết quả thực hiện về chi phí để nhằm tách biệt và hiểu sâu các chênh lệch giữa thực tế so với kế hoạch đã thống nhất.
  • Theo dõi khối lượng công việc hoàn thanh với chi phí đã chi ra
  • Hạn chế những thay đổi chưa được chấp thuận trong các báo cáo tài chính và báo cáo sử dụng nguồn lực.
  • Thông báo cho các chủ thể dự án về những thay đổi đã được chấp thuận và chi phí tương ứng
  • Tiến hành các biện pháp để đưa mức bội chi về trong giới hạn ngân sách cho phép.

Phân tích kết quả thực hiện dự án về chi phí

Sử dụng chỉ tiêu giá trị tạo ra (EV – Earned Value) để tính toán chênh lệch chi phí (Cost variance) và chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí (cost performance index) nhằm đánh giá kết quả thực hiện dự án về chi phí. Trạng thái hiện thời của dự án có thể xác định cho giai đoạn thực hiện gần đây nhất, hoặc cho tất cả các giai đoạn thực hiện cho đến thời điểm đánh giá, hoặc ước tính cho đến khi dự án kết thúc. Phân tích chi phí dựa trên hai thước đo sau:

  • Giá trị tạo ra (EV) – giá trị kế hoạch của các công việc thực tế đã hoàn thành (tên cũ là BCWP). Đây chính là giá trị kế hoạch của khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính đến thời điểm báo cáo.
  • Chi phí thực tế (AC – Actual Costs) – chi phí thực tế của các công việc đã hoàn thành (ACWP). Chi phí thực tế của khối lượng công việc thực tế đã hoàn thành tính đến thời điểm báo cáo.

So sánh giá trị tạo ra (EV) với chi phí thực tế (AC) cho chúng ta biết mức độ chênh lệch về chi phí thực hiện (CV = EV – AC). Chênh lệch dương chỉ cho chúng ta biết là chi phí thực tế ít hơn so với kế hoạch, còn chênh lệch âm cho thấy chi phí thực tế chi nhiều hơn so với kế hoạch. Chênh lệch chi phí cho chúng ta biết đánh giá chung về tình hình thực hiện tất cả các hoạt động trong thực tế từ khi bắt đầu cho đến thời điểm hiện thời. Biểu đồ 7.1 cho thấy dự án vừa bị chậm tiến độ so với kế hoạch (SV mang giá trị âm) và bội chi so với ngân sách (CV mang giá trị âm).

Chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí (CPI – Cost Performance Index)

Các nhà quản lý thực tiễn đôi khi muốn so sánh chi phí thực tế với chi phí kế hoạch và họ sử dụng một thước đo tương đối gọi là chỉ số thực hiện chi phí: CPI = EV/AC. Chỉ số thực hiện chi phí được biểu diễn dưới dạng phần trăm và cho chúng ta biết được rằng so với chi phí kế hoạch thì chi phí thực tế là ít hơn hay nhiều hơn bao nhiêu phần trăm.

Ý nghĩa của chỉ số thực hiện chi phí:

Dự báo chi phí thực hiện dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, đội dự án có thể đưa ra những ước tính về chi phí để thực hiện các công việc chưa thực hiện dựa trên thông tin về tình hình thực hiện. Nếu kế hoạch ngân sách ban đầu tỏ ra không còn phù hợp thì nhà quản lý dự án sẽ phát triển ước tính mới (EAC – Estimated Actual Costs). Dự đoán chi phí thực hiện dự án thường liên quan đến dự đoán các sự kiện và điều kiện thực hiện dự án trong tương lai dựa trên thông tin về tình hình thực hiện dự án cho đến thòi điểm hiện tại.

EAC thường bao gồm chi phí thực tế của các công việc đã hoàn thành cộng với ước tính chi phí để thực hiện các công việc còn lại. EAC có thể được ước tính dựa trên ý kiến đánh giá của chuyên gia căn cứu trên trên kinh nghiệm về tình hình thực hiện dự án cho đến thời điểm hiện tại. Các chuyên gia đưa ra ước tính chi phí thực hiện các hoạt động còn lại của dự án ETC (Estimate To Complete) và tổng hợp lại thành ước tính chung về chi phí thực hiện dự án EAC. Ước tính EAC theo phương pháp chuyên gia: EAC = AC + ước tính từ dưới lên ETC.

EAC có thể được ước tính dựa trên chỉ số hiệu quả thực hiện chi phí.

– Dự báo EAC với ETC tính theo tỷ lệ kế hoạch. Phương pháp này chấp nhận kết quả thực hiện thực tế cho đến thời điểm hiện tại (mặc dù có thể là mong muốn hoặc không mong muốn) theo chi phí thực tế và dự báo chi phí thực hiện tất cả các công việc còn lại ETatrong tương lai theo như định mứic kế hoạch. Khi kết quả thực hiện không tốt, phương pháp này giả định rằng kết quả thực hiện trong tương lai sẽ được cải thiện so với hiện tại nhờ áp dụng các biện pháp điều chỉnh: EAC = AC + BAC – EV. (BAC – chi phí hoàn thành dự án theo kế hoạch)

– Dự đoán EAC với ETC thực hiện theo hiệu quả thực hiện chi phí thực tế. Phương pháp này giả định rằng dự án đã thực hiện cho đến thời điểm hiện tại có thể vẫn tiếp tục như vậy cho đến khi kết thúc dự án. ETC được giả định là thực hiện theo hiệu quả thực hiện chi phí cho tính đến thời điểm hiện tại: EAC = AC + (BAC – EV)/CPI

Có hai chỉ số về tỷ lệ hoàn thành dự án được sử dụng tuỳ thuộc vào nhận định của nhà quản lý dự án cái nào là đại diện cho thực tế diễn ra trong quá trình thực hiện. Tỷ lệ thứ nhất giả định rằng ngân sách kế hoạch ban đầu của các hoạt động đã hoàn thành là thông tin đáng tin cậy để tính toán tỷ lệ hoàn thành dự án Tỷ lệ thứ hai giả định rằng chi phí thực tế cho đến thời điểm hiện tại là đáng tin cậy hơn để cho lường tỷ lệ hoàn thành dự án. Tỷ lệ hoàn thành dự án đều so sánh khối lượng đã hoàn thành cho đến thời điểm hiện tại với tổng khối lượng công việc của cả dự án. Cả hai tỷ lệ đều dựa trên giả định là các điều kiện thực hiện không thay đổi, sẽ không có sự cải tiến nào hoặc hoạt động điều chỉnh nào đượcj thực hiện và thông tin trong cơ sở số liệu là chính xác.

  • Tỷ lệ hoàn thành dự án thứ nhất dựa trên các số liệu kế hoạch. Tỷ lệ hoàn thành dự án PCIB = EV/BAC
  • Tỷ lệ hoàn thành dự án thứ hai dựa trên chi phí thực tế cho đến thời điểm hiện tại và ước tính các số liệu thực tế hoàn thành kế hoạch.
  • Tỷ lệ hoàn thành dự án PCIC = AC/EAC.

Chỉ số hiệu quả thực hiện dự án cho đến khi hoàn thành (TCPI)

Chỉ số hiệu quả thực hiện dự án cho đến khi hoàn thành (TCPI) chính là chỉ số thực hiện về chi phí ước tính cho việc thực hiện các công việc còn lại để đáp ứng các yêu cầu của quản lý, ví dụ như BAC hoặc EAC. Nếu dựa trên nhận định rằng BAC không phù hợp, nhà quản lý dự án sẽ sử dụng EAC để tính mục tiêu về kết quả thực hiện về chi phí.

  • Công thức tính TCPI dựa trên số liệu kế hoạch: TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC)
  • Công thức tính TCPI dựa trên số liệu chi phí thực tế: TCPI = (BAC – EV)/(EAC – AC)

Nếu CPI cộng dồn nhỏ hơn 1 thì tất cả các công việc của dự án còn lại trong tương lai phải thực hiện trong khoảng giá trị của TCPI để dự án hoàn thành trong điều kiện ngân sách kế hoạch cho phép (BAC). Vấn đề liệu mức hiệu quả thực hiện đó có đạt được không thì cần phải dựa vào xem xét nhiều yếu tố trong đó có rủi ro, tiến độ, và kết quả thực hiện về khía cạnh kỹ thuật.  Ví dụ chỉ số TCPI = 1.78 cho biết rằng mối đô la trng ngân sách còn lại phải tạo ra giá trị 1.78 đô la. Rõ ràng là cần phải tăng năng suất lao động lên rất nhiều để có thể tạo ra giá trị lớn đó, hoặc chấp nhận cắt bỏ một phần khối lượng công việc hoặc chấp nhận bội chi ngân sách.

Nếu chỉ số TCPI nhỏ hơn 1 thì chúng ta có thể hoàn thành dự án mà không sử dụng hết ngân sách. Chỉ số TCPI nhỏ hơn 1 tạo ra một cơ hội để nâng cao chất lượng dự án, tăng lợi nhuận hoặc mở rộng phạm vi.