Quản trị dự án

Phát triển tiến độ dự án

Posted on by admin

Phát triển tiến độ dự án là quá trình phân tích trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện, các yêu cầu về nguồn lực và các ràng buộc về tiến độ để lập tiến độ. Đưa các thông số về công việc, thời gian thực hiện, các nguồn lực vào công cụ lập tiến độ sẽ cho ra một bảng tiến độ dự án với các mốc thời gian dự kiến hoàn thành từng công việc cụ thể. Phát triển một bản tiến độ dự án là một quá trình được lặp lại nhiều lần để có được một tiến độ đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của các bên liên quan. Tiến độ dự án xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng hoạt động và các sự kiện chính. Phát triển tiến độ dự án có thể đòi hỏi phải xem xét và ước tính lại các mốc thời gian và các nguồn lực để đưa ra một bản tiến độ dự án được nhóm quản lý dự án chấp nhận và trở thành bản kế hoạch tiến độ để theo dõi và kiểm soát tiến độ thực tế. Bản kế hoạch tiến độ dự án là một cấu thành trong bản kế hoạch quản lý dự án.

Các kỹ thuật áp dụng trong lập tiến độ dự án

1. Sơ đồ mạng dự án (phương pháp đường găng)

Sơ đồ mạng dự án là một trình bày bằng biểu đồ về trình tự thực hiện các công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng công việc, và các công việc nằm trên đường găng. Sơ đồ mạng dự án cho biết tiến độ dự án thông qua việc xác định mối quan hệ phụ thuộc, trình tự và thời gian bắt đầu và kết thúc của tất cả các hoạt động.

  • Một số ứng dụng của sơ đồ mạng dự án
  • Là cơ sở cho việc điều độ nguồn nhân lực và trang thiết bị
  • Tăng cường sự trao đổi thông tin giữa các cán bộ dự án
  • Là cơ sở để ước tính thời gian hoàn thành dự án
  • Là cơ sở để lập kế hoạch tài chính
  • Là căn cứ để xác định các hoạt động nằm trên đường găng không cho phép chậm chễ
  • Giúp cho nhà quản lý dự án theo dõi và kiểm soát tiến độ thực hiện dự án

Một số nguyên tắc áp dụng để phát triển sơ đồ mạng dự án.

– Sơ đồ mạng chạy từ trái sang phải

– Một hoạt động không thể bắt đầu cho đến khi tất cả các hoạt động tiến hành trước đó được hoàn thành

– Các mũi tên của sơ đồ mạng chỉ chiều hướng và trình tự thực hiện. Các mũi tên có thể giao nhau.

– Mỗi hoạt động phải có một chữ số xác định duy nhất

– Chữ số xác định công việc thực hiện sau phải lớn hơn chữ số xác định của tất cả các công việc tiến hành trước đó.

– Các mũi tên không được phép quay vòng trở lại bởi vì mỗi công việc chỉ được phép thực hiện một lần.

– Không cho phép các câu phát biểu giả định về điều kiện thực hiện (không có phát biểu như: nếu thực hiện thành công thì tiếp tục làm một công việc gì đó, nếu không thành công thì dừng lại).

– Sử dụng một mốc thời gian chung cho điểm bắt đầu và điểm kết thúc dự án

Bảng 6.1. Thông tin về sơ đồ mạng

Tính toán từ trái sang phải

Để tính toán các mốc thời gian bắt đầu sớm nhất, thời gian hoàn thành sớm nhất và thời gian hoàn thành dự án, chúng ta tính toán từ trái sang phải như sau:

  1. Cộng thời gian thực hiện công việc theo mỗi đường đi của sơ đồ mạng – thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) + thời gian thực hiện = thời gian hoàn thành sớm nhất (EF)
  2. Chuyển thời gian kết thúc sớm nhất đến hoạt động kế tiếp thành thời gian bắt đầu sớm nhất, ngoại trừ
  3. Nếu hoạt động kế tiếp là một hoạt động hợp (hoạt động có hai hay nhiều hoạt động có mũi tên chạy đến nó). Trong trường hợp này anh chị lấy trị số lớn nhất của hoàn thành sớm nhất của tất cả các hoạt động thực hiện trước đó.

Đi từ trái sang phải bắt đầu từ công việc đầu tiên và đi theo từng con đường của sơ đồ mạng đến công việc cuối cùng. Khi đi theo một con đường, anh chị cộng thời gian thực hiện các công việc. Con đường dài nhất cho biết thời gian dự án hoàn thành và được gọi đường găng.

Trong ví dụ của chúng ta hoạt động A là hoạt động đầu tiên và thời điểm bắt đầu sớm nhất là 0 (ghi ở ô trên cùng bên trái của điểm mút hoạt động A). Thời gian hoàn thành sớm nhất của hoạt động A là 5 ( 0 + 5 = 5). Hoạt động A thực hiện trước ba hoạt động B, C và D. Cho nên thời gian bắt đầu sớm nhất của các hoạt động này chính là thời điểm mà hoạt động A hoàn thành. Các hoạt động B, C, và D đều bắt đầu sớm nhất từ thời điểm 5. Áp dụng công thức thời gian bắt đầu sớm nhất (ES) + thời gian thực hiện = thời gian hoàn thành sớm nhất (EF), thời gian hoàn thành sớm nhất cho cho B, C, và D tương ứng là 20, 15, và 10. E là hoạt động hợp và chỉ có thể bắt đầu khi cả hai hoạt động B và C đều hoàn thành cho nên E chỉ có thể bắt đầu sớm nhất là 20 (trị số lớn nhất của thời gian hoàn thành sớm nhất của hoạt động B và C tương ứng là 20 và 15) và thời gian hoàn thành sớm nhất của E là 35 (= 20 + 15). Làm tương tự như vậy đối với hoạt động F, thời gian bắt đầu sớm nhất là 20 (trị số lớn nhất của thời gian hoàn thành sớm nhất của ba hoạt động tiến hành trước là 20, 15, và 10).

Trong sơ đồ 6.1, thời gian hoàn thành sớm nhất của F là 30 được chuyến đến cho hoạt động G và trở thành thời gian bắt đầu sớm nhất của G. Hoạt động H là một hoạt động hợp và chúng ta tìm trị số lớn nhất của thời gian hoàn thành sớm nhất của hai hoạt động tiến hành trước đó E và G tương ứng là 35 và 200. Trị số lớn nhất là 200 và là thời gian bắt đầu sớm nhất của H và thời gian hoàn thành sớm nhất của H là 235.

Tính toán từ phải sang trái

Để tính toán thời gian bắt đầu muộn nhất, thời gian hoàn thành muộn nhất, đường găng và các hoạt động nằm trên đường găng, thời gian dự trữ của các hoạt động chúng ta tính toán từ phải sang trái như sau:

  1. Trên mỗi đường đi của sơ đồ mạng bắt đầu từ hoạt động cuối cùng của dự án, trừ đi thời gian thực hiện hoạt động – thời gian hoàn thành muộn nhất – thời gian thực hiện = thời gian bắt đầu muộn nhất.
  2. Chuyển thời gian bắt đầu muộn nhất đến hoạt động tiến hành trước đó và thành thời gian hoàn thành muộn nhất, ngoại trừ
  3. Nếu hoạt động thực hiện trước đó là hoạt động phân nhánh (hoạt động thực hiện trước hai hay nhiều hoạt động khác), thời gian hoàn thành muộn nhất là trị số nhỏ nhất của các thời gian bắt đầu sớm nhất của tất cả các hoạt động thực hiện sau đó.

Chúng ta quay trở lại ví dụ về Trung tâm kinh doanh Koll. Hoạt động H là hoạt động cuối cùng có thời gian hoàn thành muộn nhất là 235. Thời gian bắt đầu muộn nhất của H là

200 ( = 235 – 35). Thời gian bắt đầu muộn nhất của H trở thành thời gian hoàn thành muộn nhất của G và E là 200. Thời gian bắt đầu muộn nhất của E và G tương ứng là 185 (= 200 –

15) và 30 (= 200 -170). Thời gian bắt đầu muộn nhất của G trở thành thời gian hoàn thành muộn nhất của F và là 30 và thời gian bắt đầu muộn nhất của F là 20 ( = 30 -10).

Hoạt động B và C là hai hoạt động phân nhánh vì cả B và C đều có hai hoạt động E và F tiến hành kế tiếp sau. Thời gian hoàn thành muộn nhất của B tuỳ thuộc vào thời gian bắt đầu muộn nhất của E và F và là trị số nhỏ nhất. Thời gian bắt đầu muộn nhất của E là 185, thời gian bắt đầu muộn nhất của F là 20, trị số nhỏ nhất của hai số này là 20 và là thời gian hoàn thanh muộn nhất của B. Tương tự như vậy thời gian hoàn thành muộn nhất của C cũng là 20. Thời gian hoàn thành muộn nhất của D là 20. Hoạt động A là hoạt động phân nhánh vì có ba hoạt động tiến hành kế tiếp sau cho nên thời gian hoàn thành muộn nhất của A là trị số nhỏ nhất của thời gian bắt đầu muộn nhất của ba hoạt động B, C và D. Do thời gian bắt đầu muộn nhất của B là 5 cho nên thời gian hoàn thành muộn nhất của A là 5 và thời gian dự trữ bằng 0.

Xác định thời gian dự trữ

Thời gian dự trữ của một hoạt động xác định được bằng cách lấy chênh lệch giữa thời gian bắt đầu muộn nhất và thời gian bắt đầu sớm nhất ( hoặc chênh lệch giữa thời gian hoàn thành muộn nhất và thời gian hoàn thành sớm nhất). Ví dụ thời gian dự trữ của hoạt động C là 5 ngày, thời gian dự trữ của D là 10 ngày, và thời gian dự trữ của E là 165 ngày. Các hoạt động A, B, F, G và H không có thời gian dự trữ (thời gian dự trữ bằng 0).

Tổng thời gian dự trữ của một hoạt động là khoảng thời gian mà hoạt động đó có thể chậm thực hiện mà không làm chậm chễ dự án. Khi thời gian dự trữ của một công việc được sử dụng, thời gian bắt đầu sớm nhất của tất cả các hoạt động kế tiếp trên đường đi đó sẽ bị chậm lại và thời gian dự trữ sẽ bị giảm xuống. Như vậy sử dụng tổng thời gian dự trữ của một hoạt động cần phải phối hợp với tất cả các thành viên trong các hoạt động tiến hành tiếp theo trên đường đi đó.

Đường găng là một đường của sơ đồ mạng có tổng thời gian dự trữ bằng 0. Các hoạt động nằm trên đường găng gọi là các hoạt động găng và rất quan trọng bởi vì nếu các hoạt động này bị chậm chễ thì dự án cũng sẽ bị chậm chễ một cách tương ứng. Một sơ đồ mạng có thể có một hoặc nhiều đường găng. Một sơ đồ mạng cũng có thể có nhiều đường gần đường găng.

Một hoạt động có thời gian dự trữ tự do nếu việc chậm bắt đầu thực hiện hoạt động này không làm ảnh hưởng đến thời gian bắt đầu sớm nhất của tất cả các hoạt động tiến hành sau nó.

Trong ví dụ trung tâm kinh doanh Koll của chúng ta, hoạt động E có thời gian dự trữ tự do là 165 ngày, hoạt động C có thời gian dự trữ tự do là 5 ngày và D có thời gian dự trữ tự do là 10.

Khi chúng ta sử dụng thời gian dự trữ tự do của một hoạt động chúng ta không cần phải phối hợp với các hoạt động đứng sau nó trên đường đi. Trên mỗi đường đi từ bắt đầu hoạt động đầu tiên đến hoạt động cuối cùng của dự án, chỉ những hoạt động đứng liền kề trước hoạt động hợp trên đường đi là có thể có thời gian dự trữ tự do. Ví dụ, hoạt động C và D đứng trước hoạt động hợp F nên có thời gian dự trữ tự do, hoạt động E đứng trước hoạt động hợp H nên có thời gian dự trữ tự do. Thời gian dự trữ tự do cho phép chúng ta linh hoạt hơn trong việc điều độ dự án.

Sử dụng phần mềm để phát triển sơ đồ mạng dự án

Các công cụ và kỹ thuật trình bày trong phần này có thể được áp dụng với phần mềm quản lý dự án. Sơ đồ 6.3 trình bày sơ đồ mạng dưới dạng biểu đồ hình cột Gantt. Biểu đồ hình cột Gantt trình bày trên trục hoành tương đối rõ ràng, dễ hiểu. Sơ đồ mạng dưới dạng biểu đồ Gantt được sử dụng trong lập kế hoạch, điều độ nguồn lực, và theo dõi tình hình thực hiện. Trong biểu đồ Gantt, các hoạt động liệt kê theo hàng và thời gian biểu diễn trên trục hoành. Phần cột nằm ngang biểu diễn độ dài thời gian thực hiện công việc, phần đoạn thẳng nối dài biểu diễn thời gian dự trữ.  Khi các mốc thời gian lịch được đưa vào trục thời gian, biểu đồ Gantt cho chúng ta một bức tranh rất cụ thể về tiến độ dự án và thường được treo trên tường trước cửa văn phòng dự án.

Sơ đồ mạng dự án phát triển được dựa trên các ước tính thời gian thực hiện các hoạt động và các mối quan hệ phụ thuộc lô gíc kỹ thuật về trình tự thực hiện các hoạt động cung cấp cho chúng ta một bản tiến độ dự án đã dựa trên một ngầm định là việc thực hiện các hoạt động hoàn toàn không bị hạn chế về nguồn lực huy động. Trong nhiều tình huống thực hiện dự án, khi phải thực hiện các hoạt động dự án trong những điều kiện bị giới hạn nhất định về nguồn lực thì tiến độ dự án do sơ đồ mạng cung cấp ở phần trình bày trên không phản ánh đúng tiến độ dự án thực tế sẽ diễn ra mà có thể sẽ bị điều chỉnh đi cho phù hợp với các điều kiện sẵn có về nguồn lực thực hiện. Các phần trình bày bên dưới trình bày một số kỹ thuật phát triển sơ đồ mạng trong các trường hợp dự án bị ràng buộc về nguồn lực và thời gian.

2. Điều độ nguồn lực (resource leveling)

Điều độ nguồn lực là một kỹ thuật phân tích sơ đồ mạng dự án áp dụng cho tiến độ dự án đã được phát triển ra bằng phương pháp đường găng ở trên. Điều độ nguồn lực được áp dụng khi một nguồn lực quan trọng hoặc nguồn lực dùng chung bị giới hạn sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc bị hạn chế về số lượng hoặc phải đáp ứng yêu cầu nhất định về hiệu quả sử dụng ví dụ sử dụng nguồn lực ở mức độ ổn định. Áp dụng kỹ thuật điều độ nguồn lực có thể làm thay đổi tiến độ dự án ban đầu đã được xác định dựa trên phương pháp đường găng. Trong phần này chúng ta trình bày điều độ nguồn lực trong hai trường hợp cụ thể: Điều độ nguồn lực để nâng cao hiệu quả sử dụng; và điều độ nguồn lực điều kiện bị giới hạn về nguồn lực.

Điều độ nguồn lực để nâng cao hiệu quả sử dụng

Tiến độ dự án đã phát triển ra từ phương pháp đường găng. Thời hạn hoàn thành dự án xác định được chính là tổng thời gian để thực hiện các hoạt động nằm trên đường găng và thời hạn hoàn thành này không thay đổi. Dự án có thể huy động các nguồn lực cần thiết theo yêu cầu công việc để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn trên. Vấn đề đặt ra là làm sao vẫn đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn và hiệu quả sử dụng nguồn lực cao nhất có thể.

Điều độ nguồn lực trong trường hợp này là việc phân bổ lại tổng thời gian dự trữ hoặc thời gian dự trữ tự do của các hoạt động để giảm thiểu sự biến động trong nhu cầu sử dụng nguồn lực. Về cơ bản, tất cả các kỹ thuật điều độ nguồn lực đều bắt đầu chậm các hoạt động không nằm trên đường găng bằng cách sử dụng thời gina dự trữ để giảm nhu cầu về nguồn lực trong thời kỳ cao điểm và điều hoà nguồn lực vào những thời kỳ nhu cầu thấp. Kinh nghiệm thực tế cho thấy rằng mức độ sử dụng một nguồn lực càng ổn định sẽ càng giúp tiết kiệm chi phí hơn do không phải chịu các chi phí liên quan đến việc điều động nguồn lực đó (máy đào đất) từ nơi khác đến dự án và từ dự án đi nơi khác do nhu cầu sử dụng nguồn lực của dự án không ổn định và biến động quá mạnh. Quy tắc chung của điều độ nguồn lực trong trường hợp này như sau:

  1. Xác định số lượng nguồn lực trung bình sử dụng trong mỗi đơn vị thời gian (ví dụ ngày) trong xuốt khoảng thời gian lập kế hoạch.
  2. Việc điều độ nguồn lực được thực hiện với thời gian bắt đầu sớm nhất và các hoạt động không nằm trên đường găng. Bắt đầu với hoạt động có thời gian dự trữ lớn nhất, chậm bắt đầu thực hiện một đơn vị thời gian của mỗi hoạt động tại mỗi bước. Kiểm tra nhu cầu về nguồn lực sau mỗi lần chậm bắt đầu thực hiện. Lựa chọn tiến độ dự án mà nhu cầu sử dụng nguồn lực trong mỗi đơn vị thời gian càng gần với nhu cầu nguồn lực trung bình càng tốt.

Việc điều độ nguồn lực trong các dự án lớn phức tạp trong thực tế thường được thực hiện thông qua việc áp dụng các phần mềm điều độ trên máy tính. Điều độ nguồn lực mang lại một số lợi ích sau:

  • Giảm nhu cầu sử dụng nguồn lực trong thời kỳ cao điểm
  • Số lượng nguồn lực sử dụng trong xuốt chu kỳ dự án giảm xuống
  • Mức độ biến động về nhu cầu nguồn lực đã được giảm thiểu.

Tuy nhiên việc áp dụng kỹ thuật điều độ nguồn lực cũng tạo ra một số rủi ro mà nhà quản lý dự án cần phải quan tâm, ví dụ, làm giảm sự linh hoạt trong việc thục hiện các hoạt động do đã sử dụng thời gian dự trữ của các hoạt động không nằm trên đường găng, và nhiều hoạt động và nhiều đường đi có thể trở thành hoạt động găng và đường găng.

Điều độ nguồn lực khi bị giới hạn về nguồn lực huy động

Khi số lượng nhân lực/thiết bị không thể huy động để đáp ứng yêu cầu công việc trong những thời gian cao điểm thì trong trường hợp này nhà quản lý dự án đối mặt với tình huống hạn chế về nguồn lực huy động. Trong những trường hợp hạn chế về nguồn lực huy động nhà quản lý dự án phải chấp nhận chậm chễ về thời hạn hoàn thành dự án nhưng vấn đề đặt ra là phải điều độ như thế nào, hoạt động nào được phân bổ nguồn lực, hoạt động nào chấp nhận chậm chế do không có đủ nguồn lực để làm sao chậm chễ trong thời hạn hoàn thành dự án là ngắn nhất có thể.

Điều độ nguồn lực trong những trường hợp thiếu hụt nguồn lực thường áp dụng các quy tắc xác định thứ tự ưu tiên sau:

  • Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian dự trữ ít nhất
  • Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian thực hiện ngắn nhất
  • Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có chữ số xác định nhỏ nhất

Ba quy tắc trên là ba quy tắc xác định thứ tự ưu tiên để phân bổ nguồn lực trong điều kiện nguồn lực bị hạn chế. Áp dụng đồng thời cả ba quy tắc trên trong việc phân bổ nguồn lực sẽ giúp hạn chế được sự chậm chế của dự án ở mức độ nhanh nhất.

3. Phân tích kịch bản

Phân tích kịch bản dựa trên việc phân tích câu hỏi: “Tình hình sẽ như thế nào nếu kịch bản X sảy ra”. Phân tích kịch bản là phân tích sơ đồ mạng dự án trong các tình huống khác nhau, ví dụ, chậm chễ trong việc cung cấp linh kiện/bộ phận chính, thời gian thiết kế kéo dài, hoặc do các nhân tố  rủi ro bên ngoài như đình công hoặc chậm chế trong quá trình xin cấp phép. Kết quả của phân tích kịch bản có thể được sử dụng để đánh giá tính khả thi của tiến độ dự án trong các tình huống bất lợi khác nhau, để phát triển các kế hoạch dự phòng và để ra các biện pháp đối phó để vượt qua khó khăn hoặc giảm thiểu hậu quả do tác động rủi ro gây ra. Dựa trên phân phối xác xuất của thời gian thực hiện các hoạt động mà chúng ta có thể xác định được phân phối xác xuất của tiến độ hoàn thành cả dự án.

Trong thực tế, phân tích kịch bản thường được tiến hành cho ba trạng thái: (i) Trạng thái thuận lợi nhất (lý tưởng nhất) với xác suất sảy ra 10% thì tiến độ dự án là như thế nào (ví dụ, dự án sẽ hoàn thành sau khi chính thức khởi công là 470 ngày). (ii) Trạng thái bình thường với xác xuất là 50% thì tiến độ dự án là gì (ví dụ dự án sẽ hoàn thành sau khi chính thức khởi công là 500 ngày). (iii) Trạng thái kém thuận lợi nhất với xác xuất sảy ra 90% thì tiến độ dự án là gì (ví dụ, dự án sẽ hoàn thành sau khi chính thức khởi công là 590 ngày).

4. Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án

Đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án là việc rút ngắn thời gian thực hiện dự án nhưng không làm thay đổi phạm vi dự án để đáp ứng các ràng buộc về tiến độ thực hiện, đáp ứng yêu cầu phải hoàn thành dự án vào một thời điểm nhất định, hoặc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác về tiến độ thực hiện. Các kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án có thể áp được dụng trong quá trình lập kế hoạch dự án, bắt đầu thực hiện dự án hoặc trong quá trình thực hiện dự án tuỳ theo các yếu tố tác động từ môi trường bên trong (ví dụ sự sẵn có của nguồn lực và yêu cầu quản lý) hoặc từ môi trường bên ngoài (khách hàng yêu cầu hoặc rủi ro).

  • Một số lý do đòi hỏi phải đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.
  • Khách hàng yêu cầu phải hoàn tất và bàn giao tại một thời điểm đã ấn định và đã ghi vào trong hợp đồng
  • Do sức ép cạnh tranh khi một đối thủ cạnh tranh cũng chuẩn bị tung sản phẩm mới tương tự ra thị trường
  • Chậm chễ trong quá trình thực hiện dự án do rủi ro bất thường sảy ra
  • Do trong những tình huống nhất định phải đẩy nhanh tiến độ dự án (ví dụ, khách hàng sẵn sàng chấp nhận chịu thêm chi phí để đẩy nhanh tiến độ hơn so với kế hoạch ban đầu)
  • Sức ép hoàn thành dự án sớm hơn để chuyển nguồn lực sang thực hiện các dự án mới ký kết

Hai kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án thường được áp dụng là: Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động, và thực hiện song song các hoạt động.

Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động (Crashing)

Rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động là tiến hành phân tích mối quan hệ giữa chi phí và thời gian thực hiện để xác định làm thế nào rút ngắn thời gian thực hiện xuống ngắn nhất với chi phí gia tăng ít nhất. Tiến độ dự án phụ thuộc vào thời gian thực hiện tất cả các công việc trên đường găng xác định được từ áp dụng phương pháp đường găng. Thời gian thực hiện dự án sẽ được rút ngắn bằng cách rút ngắn thời gian thực hiện các hoạt động trên đường găng một cách tương ứng.

Một số biện pháp nhằm rút ngắn thời gian thực hiện dự án bao gồm bố trí làm việc ngoài giờ, bổ xung thêm nguồn lực, và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường găng.

Kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ thực hiện các hoạt động trên đường găng: Tại mỗi bước rút ngắn thời gian thực hiện, chỉ rút ngắn một đơn vị thời gian bằng cách xác định hoạt động nào trên đường găng có chi phí gia tăng thấp nhất tính trên một đơn vị thời gian rút ngắn và tiến hành rút ngắn thời gian thực hiện hoạt động này. Lặp lại quá trình đó cho đến khi (i) thời hạn hoàn thành dự án đã đáp ứng được mục tiêu của quản lý (ii) hoặc không thể tiếp tục rút ngắn thời gian thực hiện ngắn hơn được nữa do giới hạn về công nghệ thực hiện. Với các dự án nhỏ đơn giản có thể thực hiện các tính toán bằng tay tuy nhiên đối với các dự án lớn các công việc tính toán bằng tay trở nên rất phức tạp và người ta thường áp dụng thuật toán trong các phần mềm quản lý dự án chuyên dụng.

Thực hiện đồng thời song song các hoạt động (Fast tracking)

Thực hiện song song các hoạt động là một kỹ thuật đẩy nhanh tiến độ bằng cách chuyển các giai đoạn hoặc các công việc từ thực hiện một cách tuần tự sang thực hiện một cách đồng thời song song. Như đã trình bày ở mục 6.2 thì một kỹ thuật tương đối phổ biến áp dụng trong đẩy nhanh tiến độ dự án là chuyển mối quan hệ thực hiện giữa các hoạt động từ mối quan hệ hoàn thành – bắt đầu sang mối quan hệ bắt đầu – bắt đầu với một độ trễ nhất định. Ví dụ trong một dự án xây dựng, giai đoạn xây móng thường chỉ tiến hành sau khi đã hoàn thành tất cả các bản vẽ thiết kế chi tiết.

Tuy nhiên để đẩy nhanh tiến độ thực hiện thì giai đoạn xây móng có thể bắt đầu triển khai khi đã hoàn thành các bản vẽ thiết kế phần móng chi tiết. Hoặc trong các dự án làm đường, việc lắp đặt đường ống được thực hiện cuốn chiếu liên tục cũng góp phẩn đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Ví dụ một dự án lắp đặt đường ống thường trải qua ba công đoạn kế tiếp nhau như: đào hào, lắp đặt đường ống, lấp đất và xây dựng để trả về nguyên trạng. Tuy nhiên trình tự thực hiện ba công đoạn có thể thay đổi, ví dụ, vào bất cứ thời điểm nào cũng có nhóm thợ đào hào, nhóm thợ lắp đặt đường ống, nhóm thợ lấp đất và xây dựng lại nguyên trạng đồng thời cùng làm việc cuốn chiếu một cách liên tục.

Thực hiện đồng thời song song các hoạt động đòi hỏi phải phối hợp hoạt động giữa các thành viên tham gia rất chặt chẽ và trong nhiều trường hợp có thể dễ dẫn đến rủi ro phải làm lại do gặp vấn đề về chất lượng công việc.