Tổng quan về quản trị dự án

1. Khái niệm và đặc điểm của dự án

Để giúp chúng ta hiểu được dự án là gì, trước hết chúng ta nêu một khái niệm chung về dự án:

Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thường xuyên, mang tính chất đơn nhất được thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lượng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Ví dụ về dự án bao gồm, nhưng không giới hạn, trong các trường hợp sau:

Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới
Tiến hành những thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc về bộ máy, tổ chức nhân sự, và phương thức kinh doanh
Phát triển hay ứng dụng, triển khai một hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lượng
Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới
Thực hiện một quy trình sản suất mới

Các hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty được thiết kế và tổ chức thực hiện một cách ổn định dựa trên sự chuyên môn hoá cao để đảm bảo các hoạt động diễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể. Dự án khác với các hoạt động thường xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty là dự án là các hoạt động không lặp lại và thường gắn với những yếu tố mới đòi hỏi sự sáng tạo nhất định nhằm tạo thêm năng lực mới cho công ty, ví dụ như sản xuất ra sản phẩm mới. Để phân biệt dự án khác với các hoạt động thường xuyên đang diễn ra hàng ngày trong công ty, chúng ta hãy nêu một số đặc điểm của dự án.

Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây

Có mục tiêu xác định
Được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc
Thường liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau
Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chưa từng được làm trước đó
Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể

Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định – dù là xây dựng một tổ hợp chung cư cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 hoặc phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông tin mới trong vòng 1 năm. Tính mục tiêu thường không đặt ra đối với các hoạt động thường ngày đang diễn ra trong công ty ví dụ như đối với những người công nhân trong một phân xưởng may.

Thứ hai, do có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Ví dụ sau khi hoàn thành dự án xây cầu vượt qua ngã tư đường Láng Hạ thì một người kỹ sư có thể được chuyển sang làm việc cho một dự án xây cầu khác.

Thứ ba, dự án thường đòi hỏi những nỗ lực chung từ nhiều chuyên gia có chuyên môn khác nhau đến từ các bộ phận và phòng ban chuyên môn khác nhau. Thay vì làm việc biệt lập tại văn phòng dưới sự quản lý của các trưởng bộ phân, các thành viên dự án gồm các kỹ sư thiết kế, các kỹ sư chế tạo, chuyên gia marketing, nhà phân tích tài chính cùng phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau dưới sự hướng dẫn của nhà quản lý dự án để cùng nhau hoàn thành một dự án.

Thứ tư, dự án là hoạt động không lặp lại và có tính chất đơn nhất. Ví dụ sản xuất ra một mẫu ô tô mới với hệ thống phanh thắng tự động khi xe đột ngột tăng tốc quá nhanh đòi hỏi phải giải quyết rất nhiều vấn đề chưa từng được giải quyết trước đó và thường đi kèm với việc áp dụng những thành tựu mới nhất và có bước đột phá về công nghệ. Mặt khác, các dự án xây dựng thông thường như xây dựng các tổ hợp văn phòng chung cư sử dụng các vật liệu hiện có và áp dụng các công nghệ và quy trình thi công đã được công ty thiết lập từ trước nhưng vẫn đòi hỏi nhiều yếu tố mới như xây dựng trên địa điểm mới, tuân thủ các quy định nhất định áp dụng cho từng dự án xây dựng, khách hàng mới với những yêu cầu và khả năng thanh toán nhất định khác với các dự án cùng loại đã được công ty tiến hành trước đó.

Thứ năm, dự án phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về đầu ra, thời gian, và chi phí. Thành công của dự án được đánh giá dựa trên mức độ mà dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án và chi phí thực hiện dự án.

2. Quản trị dự án

Khái niệm: Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án.

Quản trị dự án thường bao gồm:

Xác định các yêu cầu (của công ty hoặc của khách hàng)
Xác định và đáp ứng các nhu cầu, các mối quan tâm, và mong đợi của các chủ thể dự án trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện dự án
Cân đối hài hoà giữa các yêu cầu, ràng buộc khác nhau của dự án bao gồm :

- Phạm vi dự án
- Chất lượng
- Tiến độ
- Kinh phí
- Nguồn lực
- Rủi ro

Mỗi dự án cụ thể sẽ có những yêu cầu và ràng buộc nhất định đòi hỏi nhà quản lý dự án cần phải xác định thứ tự ưu tiên giữa các yêu cầu.

Giữa các ràng buộc có mối quan hệ với nhau, tức là một ràng buộc thay đổi có thể kéo theo một hoặc nhiều ràng buộc khác thay đổi theo. Ví dụ thời hạn hoàn thành dự án được yêu cầu rút ngắn lại thường kéo theo kinh phí thực hiện dự án phải tăng lên bởi vì cần phải bổ xung thêm nguồn lực để thực hiện cùng khối lượng công việc trong khoảng thời gian ngắn hơn. Nếu không thể bổ xung thêm kinh phí cho dự án thì hoặc là phải chấp nhận thu hẹp phạm vi dự án bằng cách cắt giảm một số hạng mục công việc hoặc chấp nhận giảm chất lượng đầu ra (sử dụng nguyên vật liệu có chất lượng thấp hơn hoặc thay đổi phương án thi công đòi hỏi chi phí ít hơn và chất lượng thấp hơn). Các chủ thể dự án cũng có các ý kiến khác nhau về nhân tố nào là quan trọng nhất cho nên cũng tạo ra sự thách thức lớn cho dự án. Thay đổi các yêu cầu đối với dự án cũng có thể làm gia tăng mức độ rủi ro đối với dự án. Như vậy đội dự án phải có khả năng đánh giá được tình hình và có thể hài hoà được các yêu cầu khác nhau để thực hiện và chuyển giao dự án một cách thành công.

3. Chu kỳ sống dự án

Các dự án khác nhau rất nhiều xét về quy mô và mức độ phức tạp. Chu kỳ sống dự án thừa nhận rằng dự án có chu kỳ sống hữu hạn và có những thay đổi có thể tiên liệu được về nguồn lực huy động cho dự án và nội dung công việc chính qua các giai đoạn của chu kỳ sống của dự án. Có rất nhiều mô hình khác nhau về chu kỳ sống dự án. Nhiều chu kỳ sống dự án mang tính đặc thù cho từng ngành và cho từng loại hình dự án. Ví dụ, dự án phát triển một phần mềm mới có thể bao gồm 5 giai đoạn sau: xác định dự án, thiết kế, viết mã lệnh lập trình, kiểm tra/chạy thử, hoàn thiện. Các dự án xây dựng cầu đường có thể có các giai đoạn sau: đề xuất dự án, lập kế hoạch và huy động vốn, đánh giá tác động môi trường, thiết kế, xin giấy phép, giải phóng mặt bằng, đấu thầu và trao hợp đồng, xây dựng, nghiệm thu bàn giao, đưa vào sử dụng.

Một chu kỳ sống dự án nhìn chung trải qua 4 giai đoạn kế tiếp nhau và được minh hoạ trong sơ đồ 1.1: Xác định dự án, lập kế hoạch, thực hiện dự án, bàn giao kết thúc dự án.

Thời điểm bắt đầu dự án được xác định từ thời điểm dự án được ra quyết định chấp thuận thực hiện. Các nguồn lực huy động cho các hoạt động dự án tăng lên từ từ, rồi đạt đỉnh, sau đó giảm khi bàn giao dự án cho khách hàng. Nội dung công việc chính trong từng giai đoạn của chu kỳ sống dự án:

Giai đoạn xác định dự án: Thiết lập các mục tiêu của dự án, xác định các yêu cầu của dự án, thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy dự án và kết thức giai 1 là một bản văn kiện dự án trình bày những nét chung nhất về dự án như mục tiêu dự án, các yêu cầu, thời gian, ngân sách, cơ cấu tổ chức bộ máy nhân sự, rủi ro.
Giai đoạn lập kế hoạch : xây dựng các kế hoạch dự án – kế hoạch tiến độ, kế hoạch chi phí, kế hoạch huy động và quản lý các nguồn lực, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch về quản lý nhân sự dự án
Giai đoạn thực hiện dự án: các hoạt động chính của dự án được thực hiện, ví dụ như cầu được xây dựng, phần mềm được viết lệnh. Trong giai đoạn này công tác quản lý dự án chú trọng vào theo dõi và giám sát tình hình thực hiện các hoạt động của dự án : kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng. Quản lý sự thay đổi, đưa ra các dự báo về thời gian và chi phí thực hiện dự án
Giai đoạn bàn giao và kết thúc dự án: bàn giao các sản phẩm của dự án cho khách hàng và bố trí lại các nguồn lực dự án. Bàn giao dự án cho khách hàng thường kèm theo đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao các tài liệu kỹ thuật cho khách hàng. Bố trí lại các nguồn lực dự án thường bao gồm điểu chuyển nhân viên, các trang thiết bị máy móc sang các dự án khác, tổ chức tổng kết đánh giá dự án và rút ra những bài học kinh nghiệm

4. Nhà quản trị dự án

Nhà quản trị dự án là người được công ty thực hiện dự án bổ nhiệm nhằm đạt được các mục tiêu dự án. Đây là một ví trị quản lý có nhiều thách thức với trách nhiệm nặng nề và mức độ ưu tiên luôn thay đổi. Vị trí quản lý dự án đòi hỏi là con người rất linh hoạt, nhạy bén sắc sảo, có các kỹ năng lãnh đạo và đàm phán tốt, và có kiến thức sâu rộng về quản lý dự án. Nhà quản trị dự án cần phải am hiểu mọi vấn đề chi tiết của dự án nhưng đồng thời phải quản lý trên tầm nhìn bao quát toàn bộ dự án. Nhà quản trị dự án phải chịu trách nhiệm về thành công của dự án và chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt của dự án bao gồm:

Phát triển kế hoạch quản lý dự án và các kế hoạch bộ phận khác
Đảm bảo tình hình thực hiện dự án luôn trong khuôn khổ tiến độ và ngân sách cho phép
Phát hiện, theo dõi và sử lý kịp thời các rủi ro và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện
Định kỳ lập các báo cáo một cách chính xác và cập nhật về tình hình thực hiện dự án.

Sơ đồ 1.1 : Chu kỳ sống dự án

Về một khía cạnh nào đó thì nhà quản trị dự án cũng thực hiện các chức năng quản lý giống như các nhà quản trị các phòng ban chức năng: lập kế hoạch, tổ chức phân công nhiệm vụ, theo dõi kiểm tra giám sát tình hình thực hiện, động viên khuyến khích nhân viên. Tuy nhiên vai trò của nhà quản trị dự án khác về căn bản so với các nhà quản trị chức năng là các nhà quản trị chức năng thực hiện chức năng giám sát tập trung ở một lĩnh vực chuyên môn hẹp còn nhà quản trị dự án được kỳ vọng là người huy động các nguồn lực để hoàn thành dự án đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

Nhà quản trị dự án là đầu mối liên hệ với tất cả các chủ thể dự án như các nhà bảo trợ, đội quản lý dự án, khách hàng và các chủ thể quan trọng khác. Nhà quản trị dự án liên hệ trực tiếp với khách hàng và họ phải quản lý các mối quan hệ tương tác với khách hàng để đảm bảo những nhu cầu và mong đợi của khách hàng là hợp lý và khả thi có thể đáp ứng được. Nhà quản trị dự án phải xây dựng và phát triển các mối quan hệ cộng tác tốt với các cấp lãnh đạo và các phòng ban liên quan để tranh thủ được sự ủng hộ, hỗ trợ và huy động các nguồn lực và chuyên môn phù hợp vào đúng những thời điểm cần thiết để thực hiện các hoạt động dự án. Nhà quản trị dự án còn phải lãnh đạo, phối hợp và gắn kết các thành viên dự án đến từ các bộ phận khác nhau trong công ty và thường làm việc bán thời gian cho dự án thành một tập thể thống nhất có mục tiêu chung và cùng nỗ lực thực hiện thành công các hoạt động của dự án.

Để trở thành một nhà quản trị dự án giỏi thì ngoài việc am hiểu và vận dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật quản trị dự án vào trong công việc không thôi chưa đủ mà nhà quản trị dự án còn phải được rèn luyện và có được những phẩm chất cá nhân nhất định để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Yêu cầu đối với một nhà quản trị dự án giỏi:

– Kiến thức: Có kiến thức về quản lý dự án và có am hiểu chuyên môn nhất định phù hợp với lĩnh vực dự án mà cá nhân phụ trách. Ví dụ một kỹ sư xây dựng không thể làm quản lý dự án thiết kế một mẫu xe ô tô mới bởi vì nhà quản lý dự án thiết kế ô tô mới cần phải có kiến thức nhất định về khí động học, nhiệt động học, động cơ đốt trong, cơ khí chính xác và các lĩnh vực chuyên môn liên quan chặt chẽ khác mà hầu như không liên quan đến kỹ thuật xây dựng. Nhà chuyên gia marketing có thể làm quản lý dự án về marketing, nhà chuyên gia phần mềm có thể làm quản lý dự án phần mềm.

– Kết quả thực hiện: Có khả năng áp dụng các kiến thức và kinh nghiệm vào thực hiện thành công các dự án (good tracking records)

– Phẩm chất cá nhân: Có quan điểm, đặc điểm cá nhân và phong cách lãnh đạo nhất định để có thể quản lý đội dự án để đồng thời đạt được các mục tiêu dự án và hài hoà được các ràng buộc, yêu cầu và mong đợi của các chủ thể dự án. Nhà quản trị dự án giỏi cần có các phẩm chất cá nhân sau: cách nhìn tổng thể và toàn cục về dự án, là người nhất quán, chủ động trong công việc, khả năng chịu áp lực lớn, tầm nhìn đối với các hoạt động kinh doanh của công ty, giao tiếp tốt, quan lý thời gian hiệu quả, ngoại giao giỏi, lạc quan. Các phẩm chất cá nhân này có thể được rèn luyện và phát triển thông qua quá trình đào tạo, hội thảo và trải qua sự rèn luyện và tu dưỡng một cách có ý thức của cá nhân trong quá trình công tác trong một thời gian nhất định.

5. Các nhân tố môi trƣờng ảnh hƣởng đến sự thành công của dự án

Các nhân tố môi trường xung quanh bao gồm cả các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Các nhân tố này có thể ảnh hưởng một cách tích cực hoặc tiêu cực đến sự thực hiện dự án. Nhà quản trị dự án cần cân nhắc các nhân tố môi trường này vào trong quá trình thiết kế và lập kế hoạch dự án để khai thác tốt các điều kiện thuận lợi và giảm thiểu các tác động tiêu cực có thể có đến thực hiện dự án:

Văn hoá công ty, cơ cấu tổ chức và các quá trình diễn ra bên trong doanh nghiệp

Các tiêu chuẩn ngành và của chính phủ (các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn đạo đức và nghề nghiệp, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, và tiêu chuẩn về lao động…)

Cơ sở hạ tầng (máy móc trang thiết bị)
Nguồn nhân lực hiện có (kiến thức, kỹ năng, hành vi như thiết kế, phát triển, luật pháp, hợp đồng, mua bán)
Quản lý nhân sự (quy chế về tuyển dụng và sử dụng lao động, đánh giá kết quả công việc, ghi chép về đào tạo nhân lực, quy định làm ngoài giờ, hệ thống chấm công người lao động)
Hệ thống cơ cấu tổ chức, phân quyền trong công ty
Các điều kiện thị trường
Sự chấp nhận rủi ro của các chủ thể dự án
Môi trường thể chế chính sách
Các kênh truyền thông hiện có của công ty
Cơ sở dữ liệu thương mại (dữ liệu ước tính chi phí đã được tiêu chuẩn hoá, thông tin về rủi ro của ngành, cơ sở dữ liệu về rủi ro)
Các hệ thống thông tin dự án (các công cụ phần mềm lập kế hoạch thời gian, hệ thống về cơ cấu quản lý, các hệ thống thu thập và sử lý thông tin, trang web và các hệ thống tự động trực tuyến)

6. Những tài nguyên của công ty có thể huy động cho quản trị dự án

Các tài nguyên của tổ chức bao gồm bất kỳ hoặc tất cả các tài nguyên từ tất cả các đối tác liên quan đến dự án có thể được huy động nhằm thực hiện thành công dự án. Những tài nguyên này có thể là các kế hoạch, chính sách, quy định và hướng dẫn đã được văn bản hoá chính thức hoặc không chính thức. Các tài nguyên tổ chức cũng bao gồm cả những kiến thức mà công ty đã tích luỹ được như những bài học kinh nghiệm và những thông tin quá khứ về tình hình thực hiện dự án. Các tài nguyên tổ chức có thể bao gồm cả các kế hoạch tiến độ đã hoàn thành, số liệu về rủi ro, số liệu về khối lượng công việc đã thực hiện. Thường xuyên cập nhật và bổ xung tài nguyên cho tổ chức là cần thiết trong xuốt quá trình thực hiện dự án và là nhiệm vụ của tất cả các thành viên dự án. Các tài nguyên tổ chức có thể được phân thành 2 nhóm:

a. Hệ thống các quy định của công ty: các quy định cho việc thực hiện các hoạt động bao gồm :

Các tiêu chuẩn, chính sách (chính sách về an toàn lao động, chính sách về đạo đức nghề nghiệp, chính sách về quản lý dự án). Các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm và chu kỳ sống dự án (quá trình kiểm tra, mục tiêu cải tiến, danh mục liệt kê, định nghĩa các thuật ngữ quy chuẩn dùng trong công ty…)

Các hướng dẫn được chuẩn hoá, các chỉ dẫn công việc cụ thể, các tiêu chuẩn áp dụng để đánh giá đề xuất dự án, các tiêu chuẩn dùng để đánh giá kết quả thực hiện.
Các mẫu biểu (quản lý rủi ro, cấu trúc phân tích công việc, sơ đồ mạng lưới dự án theo thời gian, và mẫu các hợp đồng)
Hướng dẫn và tiêu chuẩn để điều chỉnh hệ thống các quy trình chuẩn của công ty cho phù hợp với yêu cầu của từng dự án cụ thể
Những yêu cầu về cung cấp thông tin và báo cáo trong công ty (hệ thống công nghệ thông tin hiện có, phương tiện truyền tin cho phép, những quy định về các chính sách báo cáo, lưu trữ và bảo mật thông tin)
Yêu cầu và hướng dẫn kết thúc dự án (kiểm tra kết thúc dự án, đánh giá dự án, kiểm tra sản phẩm và tiêu chuẩn chấp nhận)
Các quy định về quản lý tài chính (quy định về lập báo cáo tài chính, quy định về kiểm tra, mã tài khoản kế toán, các điều khoản chuẩn hoá của hợp đồng)
Các quy trình về quản lý sản phẩm phế phẩm và không đạt tiêu chuẩn chất lượng như việc xác định những biện pháp giám sát chất lượng, xác định phế phẩm và biện pháp khắc phục, các biện pháp theo dõi sản phẩm
Các quy định kiểm soát sự thay đổi, bao gồm những bước tiến hành mà những tiêu chuẩn chính thức, các chính sách, các kế hoạch, các thủ tục và quy định hoặc bất kỳ tài liệu dự án chính thức nào của công ty có thể cần phải được điều chỉnh và quy trình quy định cách thức những thay đổi đó được đệ trình, phê duyệt và đối chiếu.
Các quy định quản lý rủi ro, bao gồm danh mục phân loại rủi ro, định nghĩa xác suất sảy ra rủi ro và tác động, ma trận xác suất và tác động

Quy trình thủ tục cho phép xác định thứ tự ưu tiên, đệ trình phê duyệt và việc ban hành quyền hạn thực hiện công việc

b. Cơ sở dữ liệu của công ty.

Cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin quản lý dự án của công ty phục vụ cho việc lưu trữ và truy nhập thông tin bao gồm những tài nguyên sau :

Cơ sở dữ liệu lưu trữ thông tin thu thập về sản phẩm và quy trình
Các tài liệu dự án (ví dụ như các kế hoạch về phạm vi, chi phí, tiến độ và tiêu chuẩn thực hiện, thời gian biểu của dự án, sơ đồ mạng lưới dự án theo thời gian, ghi nhận rủi ro, các hành động dự kiến áp dụng trong các tình huống phát sinh và tác động của rủi ro)
hông tin quá khứ và các bài học kinh nghiệm rút ra, các tài liệu ghi chép về các dự án, các tài liệu và thông tin lưu trữ về kết thúc dự án, thông tin về kết quả lựa chọn dự án và tình hình thực hiện dự án, thông tin về quản lý rủi ro dự án của công ty)
Cơ sở dữ liệu quản lý của công ty về tình hình phế phẩm và sản phẩm không đạt yêu cầu, thông tin kiểm soát về các biện pháp khắc phục đã thực hiện và kết quả mang lại
Cơ sở dữ liệu công ty về hệ thống quản lý bao gồm các quy định và mục tiêu của các tiêu chuẩn chính thức của công ty, chính sách, quy trình và các tài liệu dự án
Cơ sở dữ liệu về tài chính bao gồm tổng số giờ nhân công, chi phí, ngân sách, và bội chi ngân sách.