Thông tin quản lý trong doanh nghiệp

1. Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý

Thông tin là một vấn đề phức tạp bao chứa đựng nội dung đa dạng và phong phú vì thế nó được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Theo nghĩa chung nhất thì thông tin được hiểu là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống.

Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý trong doanh nghiệp.

Từ định nghĩa này, có thể thấy thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm:

– Hệ thống tri thức được thu thập và xử lý (thông tin đầu vào)

– Thông tin trong tổ chức thực hiện quyết định quản lý (quá trình truyền thông)

– Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá quyết định quản lý (thông tin phản hồi)

2. Đặc trưng của thông tin quản lý

– Thông tin không phải là vật chất, nhưng nó tồn tại nhờ “vỏ vật chất”, tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi…). Chính vì vậy, thường xảy ra hiện tượng: cùng một vật mang thông tin như nhau nhưng người nhận tin có thể thu lượm được những giá trị khác nhau tuỳ thuộc vào trình độ và vấn đề mà họ quan tâm.

– Thông tin trong quản lý có số lượng lớn vì tính chất đa dạng và phong phú của hoạt động quản lý, bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin.

– Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý. Trong một tổ chức tồn tại các cấp quản lý khác nhau. Do dó, việc tiếp nhận và xử lý thông tin cũng như sử dụng nó đối với các cấp quản lý khác nhau là có sự khác biệt. Nói cách khác, không thể có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và của các thành viên trong tổ chức.

3. Vai trò của thông tin trong quản lý

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý. Trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng hệ thống thông tin tối ưu. Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện ở những nội dung cơ bản sau:

– Vai trò của thông tin trong việc lập kế hoạch và ra quyết định

Lập kế hoạch và ra quyết định là công việc phức tạp và khó khăn nhưng nó lại có ý nghĩa tiên quyết đối với các nhà quản lý. Để có được những kế hoạch và những quyết định đúng đắn, các nhà quản lý cần rất nhiều thông tin. Nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể giải quyết đúng đắn và hiệu quả các vấn đề sau:

+ Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định

+ Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức

+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu.

+ Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý

– Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức

Trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức, thông tin có vai trò quan trọng ở các phương diện sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới việc thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân nhiệm và giao quyền

+ Cung cấp các dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực

+ Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bổ các nguồn lực khác

+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức

– Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo

Khi thực hiện chức năng lãnh đạo, thông tin giúp các nhà quản lý giải quyết đúng đắn và hiệu quả các nội dung sau:

+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thúc đẩy nhân viên

+ Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức

+ Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả

– Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra

Trong lĩnh vực kiểm tra, thông tin có vai trò quan trọng trên các phương diện:

+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra

+ Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn

+ Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa chữa sai lầm của chủ thể

Như vậy, có thể thấy rằng thông tin là mạch máu liên kết toàn bộ các chức năng của quy trình quản lý, là nhân tố không thể thiếu để xây dựng, triển khai thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý. Thông tin là cầu nối giữa tổ chức với môi trường.

4. Phân loại thông tin quản lý

Thông tin quản lý là một dạng thông tin đặc biệt, tồn tại dưới nhiều dạng thức khác nhau. Tuỳ vào các căn cứ khác nhau mà có thể phân chia thông tin thành loại:

– Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin

+ Thông tin ban đầu

Thông tin ban đầu là những thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý, nhưng nó có thể là một thông tin đã được xử lý ở phương diện khác với mục đích khác.

+ Thông tin trung gian

Thông tin trung gian là loại thông tin đã được xử lý nhưng mới ở mức sơ cấp. Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn trọng trong việc xử lý các thông tin này để phục vụ cho hoạt động quản lý.

+ Thông tin cuối cùng

Thông tin cuối cùng là thông tin đã được xử lý một cách triệt để và có thể được sử dụng cho hoạt động quản lý.

–  Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin

+ Thông tin đầy đủ (Thông tin tổng thể)

Thông tin đầy đủ là thông tin về chỉnh thể đối tượng và đã được xử lý.

+ Thông tin không đầy đủ (Thông tin bộ phận)

Thông tin không đầy đủ là thông tin về một mặt, một khía cạnh của đối tượng.

– Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin

+ Thông tin chính thức

Thông tin chính thức là thông tin được công bố bởi những cấp quản lý xác định trong tổ chức.

+ Thông tin phi chính thức

Thông tin phi chính thức là những thông tin không phải do những người có trách nhiệm trong tổ chức công bố.

– Căn cứ vào chức năng của quy trình quản lý:

+ Thông tin phục vụ quá trình lập kế hoạch và ra quyết định

+ Thông tin phục vụ công tác tổ chức

+ Thông tin phục vụ công tác lãnh đạo

+ Thông tin phục vụ công tác kiểm tra

– Căn cứ hướng chuyển động của thông tin:

+ Thông tin theo chiều dọc

Thông tin theo chiều dọc là thông tin từ cấp trên chuyển xuống cấp dưới và cấp dưới chuyển lên cấp trên trong một tổ chức và của quan hệ giữa tổ chức cấp trên và tổ chức cấp dưới.

+ Thông tin theo chiều ngang

Thông tin theo chiều ngang là thông tin giữa các cấp quản lý đồng cấp và giữa những người bị quản lý với nhau.

– Căn cứ vào nội dung của các lĩnh vực liên quan tới hoạt động quản lý

+ Thông tin kinh tế, thông tin tài chính.v..v.

+ Thông tin pháp luật

+ Thông tin văn hoá – xã hội.v.v.

– Theo hình thức truyền đạt thông tin

+ Thông tin bằng văn bản

+ Thông tin bằng lời nói

+ Thông tin không lời

Ngoài ra, có thể phân loại: thông tin về nhân sự, thông tin về tài chính…; thông tin mới, thông tin lạc hậu (đã lão hoá),…