Quản lý bằng văn hóa doanh nghiệp

1. Thế nào là Quản lý Bằng Văn hoá doanh nghiệp?

Quản lý Bằng Văn hoá doanh nghiệp là sử dụng các nội dung của văn hoá doanh nghiệp trong việc quản lý và điều hành các hoạt động trong doanh nghiệp, trong đó các nội dung văn hoá doanh nghiệp đặc trưng của một tổ chức được lồng ghép vào trong các phương pháp quản lý và điều hành truyền thống.

Quản lý bằng văn hoá doanh nghiệp có một số điểm khác so với các phương pháp quản lý kinh doanh nói chung, thể hiện qua những đặc điểm sau:

• Bằng việc nhấn mạnh con người là nhân tố quan trọng nhất, quản lý bằng VHDN đặt trọng tâm vào việc quản lý con người. Các công cụ quản lý con người – Quản lý nhân lực (HRM) – truyền thống được sử dụng và làm mới bằng những tư tưởng quản lý nhấn mạnh đến vai trò con người trong việc thực hiện mục tiêu và ra quyết định hành động.
• Trong quản lý bằng VHDN, đối tượng quản lý là mối quan hệ con người trong mọi lĩnh vực của hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong VHDN, con người được hiểu không chỉ giới hạn ở những đối tượng bên trong mà cả những đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp. Mối quan hệ tốt đẹp được xây dựng không chỉ với những đối tượng bên trong mà với cả những đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Quản lý bằng VHDN là quản lý các mối quan hệ: (1) với đối tượng hữu quan bên ngoài – Quản lý Bằng Lời hứa (Promise- Based Management); (2) với đối tượng bên trong – Quản lý Bằng Cam kết (Commitment- Based Management).
• Quản lý bằng VHDN được thực hiện với phương châm nhấn mạnh vai trò tự quản của từng cá nhân, khích lệ tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm của từng cá nhân, thành viên tổ chức. Quản lý bằng VHDN hướng tới việc khơi dậy nguồn sức mạnh tiềm ẩn (động lực) ở mỗi thành viên, biến họ trở thành những toa tàu tự hành trong một đoàn tàu doanh nghiệp. Biện pháp quản lý tích cực được áp dụng là Quản lý Bằng Giao ước (Compliance-Based (Self) Management.
• Đối với tổ chức, để tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng khi vận hành, công cụ quản lý chủ yếu được sử dụng để điều hành và nhấn mạnh tính tự giác là xây dựng phong cách, thói quen hành động mang tính tực giác cao – Quản lý bằng nề nếp (Management By Routine).

Các công cụ của Quản lý bằng VHDN là những thành quả phát triển vềlý thuyết quản lý hiện đại trong thời gian dài được áp dụng vào quản lý doanh nghiệp. Hình 5.1.

2. Các nội dung cơ bản của Quản lý Bằng Văn hoá doanh nghiệp

Trong Quản lý Bằng Văn hoá doanh nghiệp,tư tưởng, ước muốn, mục tiêu về văn hoá doanh nghiệp của một tổ chức/doanh nghiệp phải được diễn đạt dưới hình thức các nội dung, phương tiện, công cụ có thể sử dụng trong quản lý các hoạt động hằng ngày của tổ chức và cá nhân một cách thuận lợi.

Về cơ bản, văn hoá doanh nghiệp của một tổ chức có thể được thể hiện trong quản lý thông qua 9 nội dung chủ yếu sau đây:tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi – phong cách – các quy tắc ứng xử – các tiêu chuẩn giao ước/cam kết – khuôn mẫu hành vi – phương châm điều hành – biện pháp quản lý; Hình 5.2. Những nội dung văn hóa doanh nghiệp được lồng ghép vào trong các biện pháp quản lý để đạt được những thay đổi quan trọng về nhận thức và hành động của các thành viên tổ chức. Có thể mô tả tiến trình này như

Giá trị

• Tầm nhìn
• Sứ mệnh
• Giá trị cốt lõi

Triết lý

• Triết lý kinh doanh, phong cách đặc trưng (hình tượng bên ngoài)

Cách vận dụng

• Các chuẩn mực hành vi (Code Of Conduct – COC)
• Lời hứa – Cam kết – Giao ước
• Khuôn mẫu hành vi điển hình (hình tượng bên trong)
• Phương châm/Phương pháp/công cụ điều hành

Thể hiện nội dung

• Tài liệu VHDN
• Các biểu trưng trực quan

Định nghĩa về văn hoá doanh nghiệp nêu ra ba nội dung lớn, đó là (i) xây dựng nội dung văn hoá doanh ngiệp gồm một hệ thống những ý nghĩa, giá trị chủ đạo, triết lý và phương pháp ra quyết định để mọi thành viên có thể nhận thức thống nhất và thể hiện thông qua hành vi khi tiến hành các công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, (ii) triển khai các hoạt động, chương trình để chuyển  hoá nội dung văn hoá doanh nghiệp vào trong nhận thức ở mức độ cao để biến những giá trị, triết lý, nguyên tắc trong văn hoá doanh nghiệp thành động lực và ý thức hành động, và (iii) hỗ trợ và tạo điều kiện cho các thành viên chuyển hoá hoá nhận thức (động lực, ý thức) thành ra hành động cụ thể trong quá trình ra quyết định và thực hiện chức năng, nhiệm cụ chuyên môn của mình. Việc xác định giá trị được tiến hành với với việc trả lời các câu hỏi về hình ảnh mong muốn (tầm nhìn), giá trị cốt lõi và cách thức thể hiện (sứ mệnh). Để xây dựng năng lực hành động cho các thành viên tổ chức, cần xây dựng những nguyên tắc ra quyết định, phương pháp xử lý vấn đề, khuôn mẫu hành vi phục vụ cho việc định hình và rèn luyện kỹ năng ra quyết định và phong cách hành động cho nhân viên. Các triết lý, nguyên tắc, giá trị, phương pháp hành động đã xác định được thể hiện một cách sáng tạo trong những tài liệu văn hoá doanh nghiệp chính thức của tổ chức/doanh nghiệp (chuẩn mực hành vi, tiêu chuẩn giao ước), được thể hiện qua các biểu trưng trực quan và được hậu thuẫn bằng các hoạt động trong chương trình hành động về văn hoá doanh nghiệp để chuyển hoá vào nhận thức và năng lực hành động của mỗi thành viên. Tuỳ theo mức độ chuyển hoá các giá trị, triết lý, phương châm hành động do tổ chức quy định thành các giá trị và phương pháp của mình ở mỗi người, tình trạng nhận thức đạt được có thể được thể hiện thành các mức đo tương ứng của biểu trưng phi-trực quan: giá trị, thái độ, niềm tin, và lẽ sống. Chỉ ở hai cấp độ cuối hành vi mới thể hiện thành phong cách và định hình thành nề nếp. Nếu trong tổ chức/doanh nghiệp có nhiều người thể hiện cùng một phong cách, nề nếp nhất định, bản sắc riêng của tổ chức/doanh nghiệp sẽ được ghi nhận thành thương hiệu và lưu mãi hình ảnh trong trí não của những người hữu quan.

3. Tập hợp thông tin để xây dựng tài liệu Văn hoá doanh nghiệp

Để xây dựng tài liệu VHDN cho một tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị cần phải có những thông tin phù hợp. Thông tin cần tập hợp và được sử dụng cần thoả mãn những yêu cầu sau:

• Phản ánh chính xác, đầy đủ đặc điểm của tổ chức/doanh nghiệp về mối quan hệ con người bên trong tổ chức;
• Phản ánh trung thực trạng thái tâm lý, mong muốn, kỳ vọng đại diện cho các cá nhân, bộ phận bên trong tổ chức;
• Có tính ổn định, bền vững, lâu dài;

Thông tin có thể được tập hợp từ rất nhiều nguồn khác nhau: (1) chắt lọc từ các tư liệu, truyền thống, lịch sử phát triển của đơn vị; (2) phân tích, nghiên cứu các tài liệu, tư liệu của đơn vị, về đơn vị; (3) điều tra khảo sát, tham khảo ý kiến các đối tượng khác nhau, bên trong và bên ngoài doanh nghiệp: (4) phỏng vấn trực tiếp; (5) brain-storming, trò chơi, tổ chức sự kiện.