Khoa học quản lý

Phương pháp và yêu cầu lập kế hoạch

Posted on by admin

1. Phương pháp lập kế hoạch

Có nhiều phương pháp lập kế hoạch, sau đây giới thiệu một số phương pháp cơ bản:

*Phương pháp vận trù học

Đây là một trong những phương pháp phân tích toàn diện trong lập kế hoạch. Phương pháp này hướng vào việc phân tích thực nghiệm và định lượng, chuyên nghiên cứu và vận dụng các phương pháp khoa học để phát triển tối đa các điều kiện vật chất đã có như nhân lực, vật lực, tài lực nhằm đạt được mục đích nhất định. Nó chủ yếu dùng phương pháp toán học để phân tích số lượng, trù tính các quan hệ giữa các khâu trong toàn bộ hoạt động nhằm chọn ra phương án tối ưu nhất.

Phương pháp vận trù học bao gồm các bước chính:

  1. Xây dựng mô hình toán học về vấn đề
  2. Quy định một hàm số mục tiêu làm tiêu chuẩn để tiến hành so sánh các phương án tiến hành hành động cụ thể
  3. Xác định trị số cụ thể của các tham lượng trong mô hình
  4. Tìm cách lý giải mô hình, tìm ra lý giải tối ưu để hàm số mục tiêu đạt được giá trị lớn nhất.

*Phương pháp hoạch định động

Đây là một phương pháp lập kế hoạch mang tính linh hoạt, thích ứng cao với sự thay đổi của môi trường. Nó tuân theo các nguyên tắc: Mục tiêu ngắn hạn thì cụ thể, mục tiêu dài hạn thì khái lược, bao quát, điều chỉnh thường xuyên, kết hợp chặt chẽ giữa hoạch định dài hạn, trung hạn và ngắn hạn. Phương pháp này được biểu hiện cụ thể: trên cơ sở kế hoạch đã lập ra qua mỗi thời gian cố định (một quý, một năm…) thời gian này được gọi là kỳ phát triển ở trạng thái động, căn cứ vào sự thay đổi của điều kiện môi trường và tình hình triển khai trên thực tế, chúng ta sẽ có những điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu đã xác định. Mỗi lần điều chỉnh vẫn phải giữ nguyên kỳ hạn kế hoạch ban đầu và từng bước thúc đẩy kỳ hạn hoạch định đến kỳ tiếp theo.

* Phương pháp dự toán – quy hoạch

Khác với phương pháp dự toán truyền thống đây là phương pháp dự toán được lập ra thì hệ thống mục tiêu.

Phương pháp này bao gồm các bước:

  1. Bộ phận quản lý cấp cao đưa ra hệ thống chiến lược và mục tiêu chung và xác định hạng mục thực hiện mục tiêu
  2. Tính toán và quy hoạch số lượng tài nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện mỗi hạng mục và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
  3. Xuất phát từ mục tiêu, thứ tự ưu tiên và nhu cầu thực tế của hạng mục để tiến hành phân phối nguồn lực
  4. Đưa dự toán đến bộ phận chức trách và lượng công việc đảm nhânj của các bộ phận khi thực hiện mục tiêu.

Ngoài ra còn một số phương pháp lập kế hoạch cụ thể như:

* Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Có nhiều phương pháp sơ đồ mạng lưới có thể hỗ trợ hiệu quả quá trình lập kế hoạch nhưng phương pháp thông dụng nhất là PERT (The Program evaluation and Review Technique).

PERT là một kỹ thuật đặc biệt được trình bày bằng biểu đồ về sự phối hợp các hoạt động và các sự kiện cần thiết để đạt mục tiêu chung của một dự án.

PERT thường được sử dụng để phân tích và và chỉ ra những nhiệm vụ cần phải thực hiện để đạt được những mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định.

Có 4 yếu tố tạo thành PERT:

  • Mạng lưới PERT
  • Đường găng (Critial Path)
  • Phân bổ các nguồn lực
  • Chi phí và thời gian

* Phương pháp phân tích SWOT (phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức)

SWOT là cụm từ viết tắt của các chữ Strenghs (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách thức). Vào những năm cuối thập kỉ 60, thế kỉ XX, các giáo sư Edmund P. Learned, C. Roland Christiansen, Kenneth Andrew và William D. Guth của trường đại học San Francisco đã đưa ra phương pháp phân tích SWOT trong tác phẩm Business Policy: Text and Cases (Homewood, IL, Irwin, 1969). Đến những năm 1980s, Hội đồng phát triển tập đoàn General Electric đã ứng dụng SWOT để phân tích và lập kế hoạch hoạt động kinh doanh của mình.

Phương pháp SWOT có khả năng phát hiện và nắm bắt các khía cạnh của một chủ thể hay một vấn đề nào đó. Phương pháp này cho chúng ta biết được điểm mạnh và điểm yếu, và nhìn ra những cơ hội cũng như thách thức sẽ phải đối mặt. Vì thế, SWOT là một công cụ phân tích chung, mang tính tổng hợp nên thường mang tính phán đoán và định tính nhiều hơn và lấy các số liệu, dẫn chứng để chứng minh.

SWOT là một phương pháp, một công cụ dễ dàng hỗ trợ khi tư duy (mind’s  tool) về đối tượng. Vì thế, nó rất có ích trong việc lập kế hoạch.

Đối tượng phân tích có thể là một tổ chức, một cá nhân hay một vấn đề nào đó (quyết định, hoạt động). Nội dung phân tích có thể là kinh tế, chính trị, văn hoá và xã hội hoặc một quyết định nào đó. Đối tượng được phân tích luôn đặt trong quan hệ với những nhân tố khác như môi trường bên trong và bên ngoài.

Các thành viên của một tổ chức, các nhà quản lý, những người phân tích và hoạch định chính sách, hay thậm chí là những người làm công tác nghiên cứu khoa học cũng có thể ứng dụng SWOT vào phân tích điểm mạnh và điểm yếu, cơ hội và thách thức của một đối tượng nào đó hoặc của chính bản thân mình.

Phân tích SWOT được chia thành 3 phần là: phân tích điều kiện bên trong, phân tích điều kiện bên ngoài và phân tích tổng hợp cả bên trong –  bên ngoài của đối tượng.

* Phương pháp phân tích chi phí – lợi ích (Cost benefit Analysis)

Phân tích chi phí – lợi ích (CBA) ước lượng và tính tổng giá trị tương đương đối với những lợi ích và chi phí của một hoạt động nào đó xem có đáng để đầu tư hay không. Đây chính là phương pháp đánh giá các hoạt động từ góc độ kinh tế học. Và với tư cách là một nội dung của quản lý, việc lập kế hoạch cũng chính là một hoạt động mang tính kinh tế. Vì thế áp dụng CBA là hoàn toàn phù hợp với việc lập kế hoạch. Những nguyên tắc cơ bản của phương pháp phân tích chi phí – lợi ích có thể ứng dụng vào công việc lập kế hoạch một cách thuận lợi.

* Phương pháp chuyên gia và phương pháp Delphi

Phương pháp chuyên gia là phương pháp mà các chủ thể quản lý thường sử dụng khi phải đối mặt với những vấn đề vượt ra khỏi năng lực chuyên môn của họ. Nhà quản lý tham vấn các ý kiến về chuyên môn của các cá nhân chuyên gia hoặc tập thể các chuyên gia bằng toạ đàm, hội thảo để từ đó lựa chọn những ý kiến tối ưu của họ nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch hoặc ra quyết định về những vấn đề mà họ cần.

Phương pháp Delphi là phương pháp gần giống với phương pháp chuyên gia, nhưng khác biệt ở hình thức tham vấn. Thay vì việc lấy ý kiến công khai thông qua toạ đàm, hội thảo, nhà quản lý sử dụng phiếu kín để các chuyên gia biểu thị tính độc lập của mình trong việc đưa ra các ý kiến. Chính vì vậy, những quan điểm mà các chuyên gia đưa ra thường không bị ảnh hưởng bởi quan hệ với các đồng nghiệp nên mang tính khoa học, khách quan và có giá trị tham khảo cao. Tuy nhiên, các nhà quản lý thường gặp khó khăn để đưa ra quyết định cuối cùng khi mà các chuyên gia đưa ra nhiều ý kiến khác nhau.

Như vậy, để lập kế hoạch một cách có hiệu quả, cần phải sử dụng nhiều phương pháp khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và tính chất của kế hoạch. Tuy nhiên, cần có sự phân biệt giữa phương pháp trong lập kế hoạch tổng thể và phương pháp trong từng bước của lập kế hoạch để vận dụng chúng một cách phù hợp.

2. Yêu cầu của lập kế hoạch

Để có kế hoạch hiệu quả, phù hợp với năng lực của tổ chức và xu hướng vận động khách quan thì quá trình lập kế hoạch phải được đầu tư về nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian để đáp ứng các yêu cầu sau:

* Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt

Sự ưu tiên này thể hiện ở:

– Ưu tiên về mặt nhân lực: chọn những con người có năng lực, có tầm nhìn chiến lược, có ý tưởng và có khả năng hiện thực hoá các ý tưởng đó thành những phương án, giải pháp cụ thể.

– Ưu tiên về mặt tài chính: đầu tư tiền bạc cho việc điều tra, khảo sát, makerting hay thu thập và xử lý các thông tin đầu vào để có những kế hoạch đúng đắn và phù hợp.

– Ưu tiên về mặt thời gian: phải dành thời gian thích đáng cho công tác lập kế hoạch, coi lập kế hoạch như là chức năng tiên quyết của quy trình quản lý. Nhờ có thời gian mới có thể triển khai được các nội dung công việc của các bước lập kế hoạch.

* Lập kế hoạch phải mang tính khách quan

– Mục tiêu phải được xây dựng phù hợp với năng lực của tổ chức. Năng lực của tổ chức được biểu hiện ra ở số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực, tiềm lực về tài chính của tổ chức cũng như khả năng huy động tài chính ở bên ngoài. Đồng thời mục tiêu được xây dựng phải phù hợp với nhu cầu của xã hội.

– Những phương án được xây dựng để thực hiện mục tiêu phải đảm bảo những thông số về kinh tế – kỹ thuật.

– Thời gian được xác định trong kế hoạch phải phù hợp với những chỉ tiêu và các giải pháp đưa ra.

* Kế hoạch phải mang tính kế thừa

Sự phát triển của một tổ chức là một quá trình mang tính lịch sử mà những người đi sau phải kế thừa những ưu điểm của thế hệ đi trước. Đó là một trong những nhân tố đặc biệt quan trọng của nguyên lý về sự phát triển. Chính vì vậy, khi lập kế hoạch, các nhà quản lý phải kế thừa những hạt nhân hợp lý của kế hoạch trước. Kế hoạch phải thể hiện được tính liên tục và ngắt quãng trong sự phát triển của tổ chức.

* Kế hoạch phải mang tính khả thi

Kế hoạch không phải là những ý tưởng có tính phi hiện thực mà nó phải mang tính thực tế. Kế hoạch phải gắn với những chỉ tiêu đúng đắn phải thực hiện, những cách thức tối ưu để đạt tới, gắn liền với những con người được phân công phù hợp, đồng thời phải gắn với những điều kiện về cơ sở vật chất – kỹ thuật và tài chính xác định. Có như vậy, kế hoạch mới đảm bảo được thực thi hiệu quả.

* Kế hoạch phải mang tính hiệu quả

Việc thực hiện kế hoạch không phải là bằng mọi giá. Một kế hoạch được coi là hiệu quả khi nó được thực thi một cách tốt nhất trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhất với một thời gian ngắn nhất. Để đảm bảo tính hiệu quả trong việc thực thi kế hoạch, nhà quản lý cần phải lựa chọn, đầu tư cho đầu vào một cách thích đáng và tiết kiệm.

* Quá trình lập kế hoạch phải đảm bảo tính dân chủ

Để có được kế hoạch đúng đắn, có tính khả thi và hiệu quả, quá trình lập kế hoạch phải thực hiện một cách dân chủ. Điều đó có nghĩa là chủ thể quản lý phải huy động, khuyến khích và tạo điều kiện cho các cấp quản lý và các thành viên của tổ chức tham gia vào công tác lập kế hoạch. Nhà quản lý phải phân chia kế hoạch thành các loại khác nhau để có sự uỷ quyền hợp lý trong việc xây dựng các kế hoạch đó. Quyết định quản lý chỉ được thực thi hiệu quả khi nó không phải là một sản phẩm xa lạ đối với những người phải thực hiện nó. Nói cách khác, người ta chỉ làm tốt mệnh lệnh của người khác khi họ cho rằng đó cũng là mệnh lệnh của chính mình.