Hoạch định tổng hợp

Hoạch định tổng hợp cần thiết cho nhà quản trị sản xuất vì nó giúp cho:

− Bố trí mức sử dụng các phương tiện một cách đầy đủ, giảm thiểu sự quá tải và dưới tải để giảm chi phí sản xuất.

− Năng lực sản xuất thích hợp với nhu cầu tổng hợp dự tính.

− Một kế hoạch về sự thay đổi có hệ thống và trật tự năng lực sản xuất phù hợp với lúc cao điểm của nhu cầu khách hàng.

− Có hầu hết đầu ra cho các nguồn lực có sẵn, quan trọng và đúng lúc với các nguồn lực sản xuất hiếm.

Hoạch định tổng hợp là chìa khóa cho sự thay đổi quản lý quan trọng trong quản trị sản xuất, do sự thay đổi nhu cầu của khách hàng và những kế hoạch cung cấp nguồn lực sản xuất thích ứng với những thay đổi này.

1. Các kế hoạch trong hoạch định tổng hợp

a. Kế hoạch thay đổi mức dự trữ

Theo kế hoạch này, nhà quản trị có thể tăng mức dự trữ trong giai đoạn nhu cầu thấp để cung cấp trong giai đoạn có nhu cầu cao hơn khả năng sản xuất của đơn vị.

Ưu điểm:

− Quá trình sản xuất được ổn định, không có những biến đổi bất thường;

− Đáp ứng thoả mãn nhu cầu khách hàng;

− Dễ dàng cho việc điều hàng sản xuất.

Nhược điểm:

− Chi phí cho việc tồn trữ lớn như: chi phí thuê hoặc khấu hao kho, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt mất mát, chi phí cho các thiết bị kho hoạt động trong suốt thời gian dự trữ, đặc biệt là chi phí về vốn để dự trữ hàng hoá;

− Hàng hoá có thể bị giảm sút về chất lượng, khó thích ứng với nhu cầu khách hàng thay đổi;

b. Kế hoạch làm thêm giờ.

Theo kế hoạch này, đơn vị có thể bổ sung nhu cầu thiếu hụt trong các giai đoạn có nhu cầu tăng cao bằng cách yêu cầu công nhân làm thêm giờ, nhưng không thuê thêm công nhân. Đơn vị cũng có thể cho công nhân của mình tạm nghỉ ngơi trong các giai đoạn có nhu cầu thấp mà không phải cho thôi việc.

Tuy nhiên, khi nhu cầu tăng quá cao, việc huy động công nhân làm thêm giờ là rất khó khăn và phải gánh chịu các khoản chi phí làm thêm giờ tăng cao, đồng thời khả năng làm thêm bị giới hạn về độ dài của ngày lao động. Ngược lại khi nhu cầu xuống quá thấp, đơn vị cho công nhân tạm nghỉ đó là một gánh nặng.

Ưu điểm:

− Giúp đơn vị đối phó kịp thời với những biến động của thị trường;

− Ổn định được nguồn lao động;

− Tạo thêm việc làm tăng thu nhập cho người lao động;

− Giảm được các khoản chi phí liên quan đến đào tạo, huấn luyện, học việc,…

Nhược điểm:

− Chi phí trả lương thêm giờ tăng cao;

− Không đảm bảo sức khỏe cho người lao động, công nhân mỏi mệt dễ sai sót trong quá trình sản xuất dẫn đến sản phẩm nhiều khuyết tật;

c. Kế hoạch thay đổi lượt lao động theo mức nhu cầu

Nhà quản trị theo đổi kế hoạch này sẽ thường xuyên đánh giá lại nhu cầu về lao động của đơn vị mình. Đơn vị sẽ quyết định thuê thêm lao động khi cần và sẵn sàng cho thôi việc khi không cần.

Ưu điểm:

− Tránh rủi ro do sự biến động quá thất thường của nhu cầu;

− Giảm được chi phí cho việc tồn trữ hàng hoá, chi phí làm thêm giờ;

Nhược điểm:

− Chi phí cho việc tuyển dụng và thôi việc lao động tăng cao;

− Đơn vị có thể mất uy tín do thường xuyên cho lao động thôi việc;

− Năng suất lao động thấp do thôi việc nên công nhân có tâm lý lo lắng, mệt mỏi.

d. Kế hoạch sử dụng công nhân làm bán thời gian.

Để giảm bớt các thủ tục hành chính phiền hà và tận dụng nguồn lao động không cần có kỹ năng trong sản xuất, đơn vị có thể sử dụng kế hoạch công nhân làm bán thời gian. Kế hoạch này đặc biệt áp dụng có hiệu quả đối với các đơn vị làm dịch vụ như: bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, cửa hàng kinh doanh, siêu thị,…

Ưu điểm:

− Giảm bớt thủ tục, trách nhiệm hành chính trong sử dụng lao động;

− Tăng được sự linh hoạt trong điều hành để thoả mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng;

− Giảm được những khoản chi phí liên quan đến sử dụng lao động chính thức như: bảo hiểm, phụ cấp,…

Nhược điểm:

− Chịu sự biến động lao động rất cao;

− Có thể lao động bỏ dở công việc giữa chừng khi có đơn vị khác mời chào hấp dẫn hơn, vì họ không có sự ràng buộc về trách nhiệm.

− Năng suất lao động thấp, chất lượng sản phẩm có thể giảm hoặc không cao như mong muốn;

− Điều hành sản xuất khó khăn.

e. Kế hoạch tác động đến nhu cầu

Trong trường hợp nhu cầu thấp, đơn vị có thể thực thi kế hoạch tác động đến nhu cầu bằng các hình thức khác nhau như:

− Tăng cường quảng cao, khuyến mãi;

− Tăng số lượng nhân viên bán hàng, mở rộng hình thức bán hàng;

− Áp dụng hình thức bán hàng theo khối lượng mua;

− Chính sách giảm giá,…

Áp dụng các hình thức trên đây có những ưu điểm và nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

− Cho phép đơn vị sử dụng hết khả năng sản xuất;

− Tăng số lượng khách hàng và số lượng hàng hoá của đơn vị;

− Tăng khả năng cạnh tranh của đơn vị.

Nhược điểm:

− Nhu cầu thường không chắc chắn và khó dự báo chính xác;

− Giảm giá có thể làm phật lòng khách hàng thường xuyên;

− Nhiều trường hợp không áp dụng được hình thức này.

g. Kế hoạch hợp đồng phụ.

Đơn vị có thể chọn kế hoạch hợp đồng phụ với bên ngoài khi nhu cầu vượt quá khả năng sản xuất mà đơn vị không muốn tăng lao động, tăng giờ. Đơn vị cũng có thể nhận các hợp đồng phụ từ bên ngoài về sản xuất trong điều kiện năng lực dư thừa.

Ưu điểm:

− Đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng trong lúc nhu cầu tăng;

− Tận dụng năng lực sản xuất khi nhu cầu thấp;

− Tạo sự linh hoạt, nhạy bén trong điều hành.

Nhược điểm:

− Không kiểm soát được thời gian, sản lượng, chất lượng trong trường hợp liên kết hợp đồng phụ để gia công.

− Chia sẻ lợi nhuận cho bên hợp đồng phụ;

− Tạo cơ hội cho đối thủ cạnh tranh tiếp cận khách hàng, do đó làm giảm khả năng cạnh tranh của đơn vị, có thể mất khách hàng.

h. Kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu.

Trường hợp nhu cầu cao trong khi khả năng sản xuất của đơn vị thấp, không đủ sức đáp ứng nhu cầu thì đơn vị có thể sử dụng kế hoạch thực hiện đơn hàng chịu. Đơn hàng chịu là hình thức mà khách hàng có nhu cầu mua tiến hành đặt hàng và có khi trả tiền trước cho người cung cấp để được nhận hàng vào thời điểm mà họ cần.

Ưu điểm:

− Duy trì được khả năng sản xuất ở mức ổn định;

− Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho đơn vị;

Nhược điểm:

− Khách hàng có thể bỏ đơn vị để tìm nhà cung cấp khác;

− Khách hàng có thể không hài lòng khi nhu cầu không được thoã mãn.

i. Kế hoạch sản xuất sản phẩm hổn hợp theo mùa.

Một trong những kế hoạch được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là sự kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo mùa vụ khác nhau, để bổ sung cho nhau.

Ưu điểm:

− Tận dụng được các nguồn lực của đơn vị;

− Ổn định quá trình sản xuất;

− Giữ khách hàng thường xuyên;

Nhược điểm:

− Đơn vị có thể vấp phải những vấn đề vượt khỏi tầm chuyên môn của mình;

− Việc điều độ phải hết sức linh hoạt và nhạy bén.

2. Phương pháp hoạch định tổng hợp.

Các bước trong hoạch định tổng hợp:

  • Bắt đầu với doanh số bán dự báo cho từng sản phẩm với số lượng được bán trong từng thời kỳ (thường là tuần, tháng hay quí) và kế hoạch dự phóng (thường là 6 tháng hay 18 tháng)
  • Tổng hợp tất cả dự báo sản phẩm hay dịch vụ riêng lẻ thành nhu cầu tổng hợp. Nếu các sản phẩm không thể cộng được do các đơn vị không đồng nhất, ta phải qui về đơn vị đo lường đồng nhất để có thể cộng và liên kết đầu ra tổng hợp cho năng lực sản xuất.
  • Biến đổi nhu cầu tổng hợp của từng thời kỳ thành lao động, vật liệu, máy móc và các phần tử khác của năng lực sản xuất cần thiết.
  • Xây dựng sơ đồ nguồn lực chọn lựa cho việc cung cấp năng lực sản xuất cần thiết để hỗ
  • trợ cho nhu cầu tổng hợp tăng dần.
  • Lựa chọn một kế hoạch về năng lực sản xuất trong số những giải pháp đề ra phù hợp với nhu cầu tổng hợp và mục tiêu của tổ chức.

Ví dụ 6.1: Một cơ sở sản xuất lốp xe đạp dự đoán nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong 6 tháng tới, căn cứ vào nguồn nguyên liệu và năng lực sản xuất của xí nghiệp. Đơn vị xác định số ngày sản xuất trong mỗi tháng như sau:


– Chi phí tồn trữ hàng hóa là 5.000đồng/sản phẩm/tháng.
Biết các thông tin về chi phí như sau:

– Chi phí thực hiện hợp đồng phụ là 10.000 đồng/sản phẩm.

– Mức lương trung bình làm việc trong thời gian qui định là 5.000đồng/giờ.

– Mức lương công nhân làm việc thêm giờ là 7.000đồng/giờ.

– Thời gian hao phí lao động cần thiết để chế tạo 1 sản phẩm mất 1,4 giờ.

– Chi phí khi mức sản xuất tăng thêm (chi phí huấn luyện, thuê thêm công nhân…) là 7.000đồng/sản phẩm tăng thêm.

– Chi phí khi mức sản xuất giảm (sa thải công nhân) là 8.000đồng/sản phẩm giảm.

Hãy lập kế hoạch sản xuất để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng trong 6 tháng tới sao cho tổng chi phí phát sinh là thấp nhất.

Bài giải:

Căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ sản phẩm và số ngày sản xuất của đơn vị, ta xác định được nhu cầu sản xuất bình quân mỗi ngày ở từng tháng như sau.

Trước tiên ta lập bảng tính, cột sản xuất được tính toán bằng cách là lấy số ngày sản xuất thực tế ở mỗi tháng nhân với lượng trung bình sản xuất mỗi ngày là 50 sản phẩm. Kết quả bảng tính như sau.

So sánh 2 khả năng sản xuất nêu trên, ta chọn khả năng yêu cầu công nhân làm thêm giờ

thì tổng chi phí là 50.960.000 đồng, thấp hơn so với khả năng hợp đồng phụ với đơn vị liên kết. Như vậy ta chọn khả năng làm thêm giờ đại điện cho kế hoạch này.

Kế hoạch 3: Sản xuất theo nhu cầu của khách hàng, nếu nhu cầu tăng thì thuê thêm công nhân, nếu nhu cầu giảm thì sa thải công nhân.

Tương tự như vậy, chúng ta đưa ra càng nhiều kế hoạch thì có khả năng chọn được kế hoạch sản xuất có tổng chi phí thực hiện thấp nhất. Dựa trên kết quả của 3 kế hoạch trên thì ta chọn kế hoạch 2 với giải pháp thứ 2 có tổng chi phí nhỏ nhất là 50.960.000 đồng.

Mô hình toán học cho hoạch định tổng hợp:

Một số phương pháp hoạch định tổng hợp được phát triển khi việc sử dụng vi tính và nghiên cứu về tác nghiệp phát triển. Những phương pháp này đòi hỏi việc lập kế hoạch năng lực cho hệ thống sản xuất trong khả năng sẵn có của nguồn lực sản xuất và nhu cầu tổng hợp.

Ví dụ 6.2: minh họa cách tiếp cận của chương trình tuyến tính cho việc hoạch định tổng hợp.

Một nhà lập lịch trình sản xuất phải xây dựng kế hoạch tổng hợp cho 2 quí của năm sau. Phân xưởng được tự động hóa cao, sản xuất thiết bị đồ họa cho thị trường máy vi tính. Công ty ước tính có 700 đơn vị sẽ cần vận chuyển đến khách hàng trong quí đầu tiên và 3.200 đơn vị trong quí thứ 2. Thời gian hao phí lao động cần thiết để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm là 5 giờ và chỉ có sẵn 9.000 giờ lao động chính thức cho từng quí. Giờ làm thêm có thể dùng, nhưng công ty có chính sách giới hạn giờ làm thêm không quá 10% giờ lao động chính thức. Chi phí cho lao động trong giờ là 12.000 đồng/giờ, nếu làm thêm là 18.000 đồng/giờ; chi phí tồn trữ là 50.000 đồng/sản phẩm/quí. Hỏi có bao nhiên đơn vị được sản xuất trong giờ, ngoài giờ và tồn trữ ?

Bài giải:

Phần xây dựng kế hoạch sản xuất này dựa trên cơ sở của môn “Mô hình toán kinh tế” (sinh viên tham khảo thêm chi tiết ở môn học này), chúng ta xây dựng được mô hình có dạng như dưới đây.