Sổ kế toán – HKT Consultant

1. Khái niệm và phân loại sổ kế toán

1.1. Khái niệm

Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liên hệ mật thiết với nhau được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở số liệu từ các chứng từ kế toán.

Trong quá trình thu nhận và xử lí thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của các đơn vị, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông tin trên các chứng từ mang tính đơn lẻ về từng nghiệp vụ, nhìn vào số liệu trên chứng từ kế toán chưa thể đánh giá đúng đắn về tình hình hoạt động của đơn vị. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán phải thu nhận và xử lí các thông tin vừa chi tiết theo từng nghiệp vụ vừa mang tính hệ thống theo từng đối tượng kế toán, tổng hợp và hệ thống hoá thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị. Xuất phát từ yêu cầu quản lí, sổ kế toán được sử dụng để tập hợp, xử lí các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hệ thống hoá tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán. Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ được kế toán phân loại tập hợp trên các sổ kế toán theo những tiêu thức nhất định, cuối kì số liệu trên các sổ kế toán sẽ được tổng hợp theo những chỉ tiêu kinh tế cần thiết để phản ảnh trên các báo cáo tài chính của đơn vị và các báo cáo tổng hợp khác phục vụ yêu cầu quản lí.

1.2. Phân loại sổ kế toán

Trong công tác kế toán để phản ánh các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác nhau. Để thuận tiện cho việc ghi chép, tổng hợp và kiểm tra, đối chiếu số liệu cần thiết phải thực hiện việc phân loại sổ kế toán và nó được thực hiện theo nhiều tiêu thức khác nhau.

1.2.1. Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin trên sổ

Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào mức độ tổng hợp hay chi tiết của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, hoặc các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ để tiến hành phân loại sổ. Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu về cung cấp thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết. Theo tiêu thức này sổ kế toán được chia làm các loại sau:

Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ dùng ghi chép, tập hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng ở dạng tổng quát, nó được mở theo các tài khoản tổng hợp. Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

Sổ kế toán chi tiết: cung cấp các thông tin chi tiết cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, sự vận động của các đối tượng kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ảnh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Ví dụ: hàng hoá mua về theo hoá đơn nào, mua của ai, thuộc loại hàng gì…. Sổ chi tiết vật liệu sâu đây là loại sổ kế toán chi tiết:

Sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết: cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán… Sổ Nhật kí sổ cái sau đây thuộc loại sổ kế toán tổng hợp kết hợp chi tiết:

1.2.2. Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ

Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào phương pháp ghi chép các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, theo dõi sự vận động của các đối tượng kế toán để tiến hành phân loại sổ thành các loại sổ sau:

Sổ ghi theo hệ thống: là loại sổ ghi, tập hợp các hoạt động kinh tế theo từng đối tượng kế toán, nó được mở cho từng tài khoản kế toán. Thuộc loại sổ ghi theo hệ thống gồm sổ cái các tài khoản, sổ nhật ký chung…

Sổ ghi theo thời gian: các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi trên sổ theo đúng trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ, phát sinh trước ghi trước và phát sinh sau ghi sau. Thuộc sổ ghi theo thời gian như: sổ Nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ…

Sổ ghi theo hệ thống kết hợp ghi theo thời gian: là loại sổ kế toán được mở để theo dõi cho từng đối tượng kế toán, nhưng được ghi theo trình tự thời gian phát sinh của các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng kế toán được qui định phản ánh trên sổ, ví dụ sổ nhật kí được mở cho từng tài khoản riêng biệt.

1.2.3. Phân loại theo cấu trúc sổ

Với tiêu thức phân loại này, căn cứ vào cấu trúc thiết kế mẫu sổ để phản ánh các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính, hoặc sự vận động của đối tượng kế toán để phân loại sổ. Việc phân loại sổ theo tiêu thức này giúp kế toán lựa chọn các mẫu sổ có cấu trúc đáp ứng được yêu cầu công tác kế toán trong đơn vị. Phân loại theo cấu trúc sổ sổ kế toán được phân loại thành các loại sổ sau:

Sổ kết cấu kiểu một bên (xem mẫu Nhật kí chung)
Sổ kết cấu kiểu hai bên
Sổ kết cấu kiểu nhiều cột
Sổ kết cấu kiểu bàn cờ

1.2.4. Phân loại theo hình thức tổ chức sử dụng sổ

Căn cứ vào hình thức tổ chức sử dụng các sổ kế toán tại đơn vị để phân loại sổ kế toán thành hai loại là sổ tờ rời và sổ đóng thành quyển:

Sổ tờ rời là những tờ sổ kế toán riêng biệt được sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của những đối tượng kế toán hàng tháng (ví dụ các nhật kí chứng từ số 5, số 8, bảng kê số 1, 8… là sổ tờ rời).
Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán bao gồm nhiều trang sổ được đóng thành quyển được sử dụng để ghi chép nhiều loại nghiệp vụ kinh tế, hoặc theo dõi cho nhiều đối tượng kế toán, sổ có thể được mở hàng tháng hoặc theo năm (ví dụ sổ nhật kí sổ cái mở theo tháng, sổ cái của hình thức nhật kí chứng từ mở theo năm).

Việc phân loại sổ theo hình thức tổ chức sử dụng sổ có tác dụng cho việc sử dụng và phân công lao động kế toán một cách khoa học và hợp lí trong đơn vị.

1.2.5. Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ

Với tiêu thức phân loại này, những nghiệp vụ kinh tế có cùng một nội dung, liên quan đến cùng một đối tượng kế toán sẽ được tập hợp và phản ánh trên cùng một sổ. Việc phân loại sổ theo nội dung kinh tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong quá trình xử lí thông tin và tổng hợp số liệu.

Theo tiêu thức phân loại này, sổ kế toán được chia thành những loại sổ sau:

Sổ tài sản bằng tiền: được sử dụng để phản ánh sự biến động của các loại tài sản bằng tiền trong đơn vị như sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng….
Sổ vật tư: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vật tư trong đơn vị như sổ vật liệu, sổ công cụ dụng cụ, sổ hàng hoá thành phẩm…
Sổ tài sản cố định: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại tài sản cố định trong đơn vị như sổ taì sản cố định hữu hình, sổ tài sản cố định vô hình…
Sổ công nợ: được sử dụng để theo dõi các khoản công nợ phải thu phải trả phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị như sổ công nợ phải thu ở khách hàng, sổ công nợ phải trả nhà cung cấp, sổ công nợ phải thanh toán với ngân sách…
Sổ thu nhập: đượp sử dụng để tập hợp các khoản thu nhập về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu nhập khác đã thực hiện trong kì hoạt động của đơn vị như sổ doanh thu bán hàng, sổ thu nhập thuộc hoạt động tài chính…
Sổ chi phí: được sử dụng để tập hợp toàn bộ các khoản chi phí đơn vị đã chi ra để tiến hành hoạt động trong kì như sổ giá vốn hàng bán, sổ chi phí bán hàng, số chi phí quản lí…
Sổ vốn-quĩ: được sử dụng để theo dõi tình hình biến động của các loại vốn chủ sở hữu trong đơn vị như sổ vốn kinh doanh, sổ quĩ đầu tư phát triển, sổ vốn đầu tư xây dựng cơ bản…
………

2. Trình tự và qui tắc ghi sổ

2.1. Trình tự ghi sổ

Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo trình tự và quy tắc sau:

(1) Mở sổ: đầu kỳ sản xuất kinh doanh phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tuỳ thuộc vào số lượng tài khoản sử dụng và yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.

(2) Ghi sổ: trong kì kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được lập kế toán đã được kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp để ghi vào các sổ kế toán đã được mở theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và đúng phương pháp kế toán. Quá trình ghi sổ kế toán phải theo đúng quy tắc đã quy định.

Ghi sổ kế toán phải căn cứ vào các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp.
Phải khi sổ kế toán bằng mực tốt, không phai, không nhoè.
Không ghi xen kẽ và ghi số đè lên nhau.
Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng.
Không được tẩy xoá trên sổ kế toán bằng bất kỳ hình thức nào, trong quá trình ghi sổ nếu quá sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.

(3)Khoá sổ: Cuối kỳ kinh doanh hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, phân tách hay giải thể… phải tiến hành khoá sổ kế toán. Trước khi khoá sổ, kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu đã ghi chép. Khoá sổ kế toán là việc tổng cộng số liệu đã ghi trên các sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kế toán, người ghi sổ và kế toán trưởng phải kí xác nhận trên sổ kế toán.

2.2. Phương pháp chữa sổ kế toán

Trong quá trình ghi sổ kế toán do nhiều nguyên nhân khác nhau có thể phát sinh các sai sót:

Ghi sai quy mô của nghiệp vụ kinh tế nhưng vẫn đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ.
Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản.
Ghi trùng lắp hoặc bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.

Khi phát hiện các sai sót kế toán phải tiến hành sửa chữa trên sổ kế toán, quá trình chữa sổ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Không được làm mất số đã ghi sai trên sổ.
Tuỳ từng trường hợp ghi sai để sửa chữa theo đúng phương pháp qui định.
Sau khi sửa chữa sai sót, người chữa sổ phải kí xác nhận vào phần số liệu được sửa chữa.

Các phương pháp chữa sổ

2.2.1. Phương pháp cải chính

Phương pháp cải chính được áp dụng trong trường hợp sai sót sau:

Sai sót trong diễn giải.
Sai sót về số liệu đã ghi khác với số thực tế, nhưng chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng.

Các sai sót đều chưa liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản. Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách: Gạch ngang chỗ đã ghi bằng mực đỏ để xoá bỏ, sau đó ghi lại chữ hoặc số đúng lên phía trên bằng mực thường.

2.2.2.Phương pháp ghi số âm

Phương pháp ghi số âm được áp dụng cho các trường hợp sai sót sau:

Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trên sổ kế toán.
Số liệu đã ghi lớn hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
Ghi trùng bút toán về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách:

Ghi lại định khoản đã ghi sai với số liệu ghi bằng mực đỏ để huỷ bỏ bút toán đã ghi.
Ghi lại định khoản đúng của nghiệp vụ kinh tế.
Trường hợp nếu ghi trùng bút toán khi chữa chỉ cần ghi lại một bút toán đã ghi bằng mực đỏ để huỷ bỏ bút toán đã ghi trùng.

2.2.3. Phương pháp ghi bổ sung

Phương pháp ghi bổ sung được áp dụng trong trường hợp:

Số đã ghi nhỏ hơn số thực tế nhưng vẫn đúng quan hệ đối ứng tài khoản.
Bỏ sót nghiệp vụ kinh tế.

Khi phát hiện sai sót, kế toán tiến hành sửa chữa bằng cách ghi lại một định khoản với số tiền đúng bằng số chênh lệch còn thiếu hoặc bỏ sót của nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.

Trường hợp kế toán được thực hiện trên máy vi tính, việc sửa chữa sai sót được tiến hành như sau:

Nếu sai sót được phát hiện khi chưa in sổ, kế toán được phép sửa chữa trực tiếp trong sổ trên máy.
Trường hợp đã in sổ sau đó mới phát hiện sai sót, sổ đã in được sửa chữa theo đúng qui định của một trong ba phương pháp trên, đồng thời phải sửa lại sai sót trong sổ trên máy và in lại tờ sổ mới. Phải lưu lại tờ sổ mới cùng tờ sổ có sai sót để đảm bảo thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.