Các học thuyết Quản lý cổ điển

Các lý thuyết quản lý cổ điển ra đời cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong sự phát triển nhận thức về quản lý. Lần đầu tiên, quản lý được nhìn nhận một cách khoa học, nghĩa là quản lý theo kinh nghiệm, thói quen và ý muốn chủ quan được thay thế bằng quản lý theo khoa học.

Các lý thuyết quản lý cổ điển tiếp cận quản lý từ các góc độ: kinh tế – kỹ thuật, tổ chức, hành chính, đã có những đóng góp đặc biệt quan trọng cho lý luận quản lý hiện đại.

Những tác gia tiêu biểu của nó là: Frederick W. Taylor, Henry Fayol, Max Weber, Chester I. Barnard.

  • Frederick W. Taylor (1856 – 1915)

Frederick W. Taylor là một trong những đại biểu xuất sắc của trường phái “quản lý theo khoa học”. Những đóng góp nổi bật của ông cho khoa học quản lý hiện đại thể hiện ở các nội dung cơ bản sau:

– Đổi mới nhận thức về mối quan hệ quản lý.

Ông cho rằng mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý không phải là mối quan hệ đối lập, mà là quan hệ hoà hợp và hợp tác. Chính điều này được ông nhấn mạnh và khẳng định đó là một “cuộc cách mạng tinh thần vĩ đại”. Để có được sự hoà hợp và hợp tác thì phải phân định rõ công việc và trách nhiệm của những người quản lý với nhau và người quản lý với người bị quản lý.

Sự phân định công việc và trách nhiệm giữa những người quản lý được ông phát biểu trong nguyên lý về việc tách bạch giữa chức năng lập kế hoạch và chức năng điều hành.

Sự phân định công việc và trách nhiệm giữa người quản lý với người bị quản lý (giữa lao động quản lý và lao động cụ thể) được ông xác định một cách rõ ràng.

– Xây dựng những nội dung quản lý cụ thể

+ Chuyên môn hoá lao động, đặc biệt là đối với lao động cụ thể.

Taylor đã phân chia các công việc thành những công đoạn và thao tác mà ở đó mỗi một người đều thuộc về một vị trí và chuyên trách những nhiệm vụ cụ thể. Điều đó nghĩa là để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh thì phải có sự tham gia của nhiều người và nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy, trình độ và kỹ năng lao động của công nhân ngày càng được nâng cao, góp phần tăng năng suất lao động.

+  Tiêu chuẩn hoá công việc.

Mỗi một công việc đều được chuẩn hoá trong cả quá trình thực hiện cũng như kết quả cuối cùng (chuẩn hoá quy trình làm việc và sản phẩm). Nhờ có tiêu chuẩn hoá công việc mà đòi hỏi người lao động phải thay thế lao động theo thói quen, kinh nghiệm, ý muốn chủ quan của họ bằng lao động theo khoa học, nghĩa là phải ứng dụng tri thức khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất. Và như vậy, việc đào tạo tay nghề cho công nhân để họ trở thành những người lao động chuyên nghiệp là  một yêu cầu bắt buộc đối với các nhà quản lý chứ không phải một gánh nặng của họ như quan niệm truyền thống.

+ Cải tiến công cụ và lựa chọn phương án tối ưu để thực hiện công việc.

Đây là một nội dung được Taylor đặc biệt quan tâm. Ông cho rằng với mỗi một loại hình công việc, với mỗi một đối tượng nhất định, phải có những công cụ tương thích và những công cụ đó phải liên tục được cải tiến. Mặt khác, để công việc mang lại hiệu quả thì không phải thực hiện nó bằng mọi cách. Phải hướng dẫn cho người lao động lựa chọn phương án tối ưu trong quá trình đảm trách công việc của họ.

+ Định mức lao động

Định mức lao động là những chuẩn mực, những chỉ tiêu đặt ra để phân định và đánh giá kết quả công việc của người lao động. Nhờ có định mức mà người lao động ý thức được số lượng và chất lượng công việc mà mình phải đảm nhiệm. Đó cũng là cơ sở để họ phát huy khả năng và năng lực của mình, cũng như là căn cứ để người quản lý xác lập chế độ tiền lương, tiền công, tiền thưởng.

Định mức lao động như là một trong những nhân tố có ý nghĩa đột phá quan trọng của tác nhân quản lý bởi vì nó tác động tới một vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với người lao động, đó chính là vấn đề lợi ích.

Tuy nhiên, việc lựa chọn người và cách để xây dựng định mức của Taylor còn có nhiều vấn đề cần phải tranh luận.

+ Kỷ luật lao động

Taylor muốn xây dựng một lề lối làm việc (nhiều người gọi là “chế độ Taylor”) mà ở đó người lao động phải tuân thủ những quy định ngặt nghèo về thời gian, quy trình, trách nhiệm và thái độ lao động. Những nội quy và quy chế mà Taylor đưa ra thực chất là muốn xây dựng một “phong cách công nghiệp” trong sản xuất. Điều này là hết sức lạ lẫm và khó chịu đối với những người vừa thoát thai ra khỏi đồng ruộng hoặc là những người sản xuất nhỏ.

– Xây dựng môi trường lao động.

Môi trường lao động mà Taylor bàn tới đó là môi trường tự nhiên và môi trường xã hội.

Môi trường tự nhiên liên quan tới việc cách thức bố trí, sắp xếp các bộ phận khác nhau trong một nhà máy và vị trí điạ lý của các cơ sở sản xuất. Theo Taylor nếu xây dựng môi trường tự nhiên tốt sẽ góp phần quan trọng trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất, và từ đó tăng năng suất lao động và hiệu quả sản xuất.

Môi trường xã hội là quan hệ giữa con người với con người trong quá trình sản xuất. Quan hệ đó phải thể hiện được ý thức trách nhiệm của người quản lý cũng như người sản xuất, cũng như trong việc thiết kế tổ chức. Điều đó được thể hiện ở quan điểm có tính triết lý của ông: Một nhà máy hiện đại được tổ chức tồi không mang lại hiệu quả bằng một nhà máy tồi được tổ chức tốt. Tuy nhiên, luận điểm này chỉ mới được đặt ra như một ý tưởng chứ chưa được hiện thực hoá một cách cụ thể.

Như vậy, với tiếp cận quản lý từ góc độ kinh tế – kỹ thuật, Taylor đã xác lập những tư tưởng quản lý có giá trị lý luận nổi bật và tính ứng dụng cao. Đặc biệt, những tri thức về quản lý hướng tới yêu cầu cần phải có của đối tượng quản lý. Đó là những vấn đề quan trọng cần phải kế thừa và phát triển nhằm góp phần xây dựng hệ thống tri thức của khoa học quản lý hiện đại.

Tuy nhiên, những đóng góp của Taylor liên quan tới những tri thức về quản lý như là những yêu cầu cần phải có của chủ thể quản lý lại chưa được ông quan tâm và giải quyết thích đáng.

  • Henry Fayol (1841 – 1925)

Henry Fayol được coi là “Taylor của Châu Âu” vì ông có nhiều đóng góp quan trọng trong tiếp cận và quan niệm về quản lý.

– Tiếp cận và quan niệm về quản lý

Khác với Taylor, tác gia tiếp cận quản lý ở cấp thấp và trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp; thiên về đối tượng quản lý; theo góc độ kinh tế – kỹ thuật, Fayol tiếp cận quản lý ở cấp cao và trong mọi loại hình tổ chức; thiên về chủ thể quản lý; theo góc độ hành chính. Chính vì vậy, những tư tưởng của Fayol đã khắc phục được những hạn chế và có những bổ sung cần thiết cho những thiếu sót trong tiếp cận và quan niệm về quản lý của Taylor.

Fayol cho rằng trong tất cả các loại hình tổ chức đều có 06 loại hình hoạt động cơ bản: hoạt động chuyên môn, hoạt động huy động vốn, hoạt động thương mại, hoạt động an ninh, hoạt động kế toán – hạch toán, hoạt động quản lý hành chính; trong đó hoạt động thứ sáu bao gồm: dự đoán và lập kế hoạch; tổ chức; điều khiển; phối hợp và kiểm tra. Hoạt động thứ sáu thực chất là hoạt động quản lý. Nó là hoạt động nối kết năm hoạt động trên lại với nhau. Ông cho rằng hoạt động quản lý đóng vai trò đặc biệt quan trọng quyết định tới sự thành bại của tổ chức.

– 05 chức năng của quy trình quản lý

Fayol cho rằng tất cả các nhà quản lý và các lĩnh vực quản lý đều phải thực hiện năm chức năng cơ bản: dự đoán và lập kế hoạch; tổ chức; điều khiển; phối hợp và kiểm tra.

– 14 nguyên tắc quản lý hành chính: 1/ Phân công lao động; 2/ Quyền hạn tương xứng với trách nhiệm; 3/ Kỷ luật; 4/ Thống nhất chỉ huy; 5/ Thống nhất chỉ đạo; 6/ Lợi ích cá nhân phục tùng lợi ích tập thể; 7/ Vấn đề trả công cho công nhân viên; 8/ Tập trung; 9/ Hệ thống cấp bậc; 10/ Trật tự; 11/ Công bằng; 12/ Ổn định trong bố trí, sắp xếp nhân lực; 13/ Tinh thần sáng tạo; 14/ Tinh thần đồng đội.

– Vấn đề đào tạo con người trong quản lý

Fayol nhấn mạnh tới việc phải đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ tay nghề để đáp ứng với yêu cầu công việc.

Fayol cho rằng người quản lý phải có đức và có tài. Người quản lý không phải do bẩm sinh mà có. Để có những phẩm chất đáp ứng cho công việc quản lý thì người quản lý phải được đào tạo và phải có quá trình rèn luyện trong thực tiễn. Trong quá trình đào tạo phải lưu ý các hình thức đào tạo, đó là: đào tạo qua trường, lớp và người quản lý đi trước đào tạo cho thế hệ quản lý tương lai.

Fayol đánh giá cao vai trò của tri thức quản lý trong xã hội hiện đại và cho rằng tri thức về khoa học quản lý là tinh hoa của tri thức tương lai.

  • Max Weber (1864 – 1920)

– Tiếp cận về quản lý

Giống như Henry Fayol, Max Weber cũng tiếp cận về quản lý từ góc độ hành chính và thiên về chủ thể quản lý. Nhưng nếu như Fayol nhấn mạnh chủ thể quản lý biểu hiện ra ở những con người cụ thể, thì Max Weber chú trọng trang bị những kiến thức có tính chuyên nghiệp hoá cho đội ngũ cán bộ quản lý và tổ chức các chủ thể quản lý thành bộ máy quản lý.

– Ưu thế của thể chế quản lý hành chính lý tưởng

Bộ máy quản lý là Weber thiết kế là một thể chế hành chính trong lý tưởng, hay còn được gọi là bộ máy quan liêu. Thể chế quản lý hành chính trong lý tưởng có những ưu điểm nổi bật so với các thể chế quản lý truyền thống. Những ưu điểm đó thể hiện ở các khía cạnh nổi bật: tính chuẩn xác, tính nhạy bén, tính rõ ràng, tinh thông văn bản, tính liên tục, tính nghiêm túc, tính thống nhất, quan hệ phục tùng nghiêm ngặt, phòng ngừa va chạm và tiết kiệm nhân lực, vật lực.

– Đặc trưng của thể chế quản lý hành chính lý tưởng

Thể chế quản lý hành chính trong lý tưởng có những đặc trưng cơ bản sau:

  1. Thiết lập sự phân công rõ ràng theo chức năng
  2. Thiết lập chế độ cấp bậc rõ ràng
  3. Thiết lập những quy định pháp luật và quy chế về chức quyền, chức trách
  4. Xử lý và truyền đạt công việc phải bằng văn bản
  5. Tất cả các chức vụ trong tổ chức và việc tuyển chọn đề bạt phải được đào tạo và căn cứ vào năng lực chuyên môn
  6. Tất cả mọi vị trí quản lý phải được tuyển dụng theo tiêu chuẩn nhất định
  7. Mọi thành viên của tổ chức phải làm tròn chức trách, nhiệm vụ của mình với thái độ “chủ nhân ông”

–  Các loại hình quyền lực trong tổ chức

Weber cho rằng bất kỳ tổ chức xã hội nào cũng phải lấy quyền lực ở một hình thức nào đó làm cơ sở tồn tại. Dựa trên cơ sở thiết lập quan hệ phục tùng đối với quyền lực, ông chỉ ra 03 loại hình quyền lực:

+ Quyền lực truyền thống

Loại quyền lực này dựa vào truyền thống cổ xưa và địa vị chính thống của người sử dụng quyền lực đó. Đây là sự phục tùng đối với cá nhân người có địa vị chính thống bất khả xâm phạm, được biểu hiện qua chế độ thủ lĩnh, trưởng bộ tộc, chế độ cha truyền con nối.

+ Quyền lực do cá nhân siêu phàm

Loại hình quyền lực này dựa vào sự sùng bái và yêu quý đối với một nhân vật trời phú hoặc một anh hùng có đạo đức gương mẫu. Đây là sự phục tùng dựa vào lòng tin của cấp dưới về sự thiêng liêng của lãnh tụ, không phải là một sức mạnh cưỡng chế. Công việc hàng ngày của một quốc gia không thể chỉ dựa vào khả năng cảm hoá vì thế không thể là cơ sở cho một nền cai trị vững chắc.

+ Quyền lực pháp lý

Loại hình quyền lực này dựa vào tính chất hợp lý, hợp pháp hoặc quyền lực của người đã được cử làm chỉ huy. Đây là loại hình quyền lực mà những người sử dụng nó là những người thực thi các quy định của pháp luật, chứ không phải ngọn nguồn của các quy định của pháp luật. Weber cho rằng những quan lại của các quốc gia hiện đại chỉ là nô bộc của một quyền lực chính trị cao hơn.

  • Chester I. Barnard (1886 – 1961)

– Tiếp cận và quan niệm về quản lý

Barnard được xếp là tác gia quản lý thuộc trường phái quản lý cổ điển. Tuy nhiên, tiếp cận về quản lý của ông có những điểm khác biệt đáng lưu ý so với các tác giả khác. Không dừng lại ở việc xây dựng các tri thức về quản lý để trang bị cho chủ thể quản lý hoặc đối tượng quản lý, Barnard đã vận dụng lý thuyết hệ thống để tiếp cận quản lý từ góc độ tổ chức. Vì vậy, khi nghiên cứu về Barnard, đa số các nhà nghiên cứu đều xếp lý thuyết của ông là lý thuyết quản lý tổ chức.

Barnard cho rằng quản lý không phải là công việc của tổ chức mà là công việc chuyên môn nhằm duy trì tổ chức. Điều quyết định đối với sự tồn tại của tổ chức đó là sự sẵn sàng hợp tác, sự thừa nhận mục tiêu chung và khả năng thông tin.

– Những nội dung cơ bản

+ Quan niệm về con người

Barnard có một thế giới quan nhân đạo về con người. Ông cho rằng bất cứ con người nào cũng tồn tại ở hai phương diện: 1/Con người trong tổ chức; 2/Con người ngoài tổ chức.

Con người trong tổ chức là con người chỉ thể hiện những thuộc tính và năng lực nhất định để nhằm đáp ứng yêu cầu công việc của tổ chức. Vì vậy, nó là con người phiến diện. Con người ngoài tổ chức là một chỉnh thể toàn vẹn với tất cả những tình cảm, ước vọng, nhu cầu và lợi ích của nó.

Theo Barnard, người quản lý phải nhận thức về thuộc cấp ở cả hai phương diện thì mới có thể đưa ra những tác động quản lý có hiệu lực và hiệu quả.

+ Quan niệm về tổ chức

Barnard là một trong những người có đóng góp đặc biệt quan trọng khi đưa ra quan niệm có sức thuyết phục về tổ chức. Đó là: tổ chức là một hệ thống hoạt động có ý thức của con người. Ông phân chia tổ chức thành hai loại hình: 1/ Tổ chức chính thức; 2/ Tổ chức phi chính thức.

Tổ chức chính thức là sự phối kết hợp những nỗ lực của các thành viên nhằm thực hiện mục tiêu chung. Tổ chức phi chính thức là sự phối kết hợp các hoạt động của các cá nhân để nhằm thoả mãn những nhu cầu riêng.

Theo Barnard, người quản lý cần phải nhận thức được vai trò quan trọng của cả hai loại hình tổ chức đó trong khi thực hiện chức năng của mình.

+ Quan niệm về hiệu lực và hiệu quả

Hiệu lực là sự nỗ lực của tất cả các thành viên để nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Hiệu quả là sự nỗ lực của tất cả các thành viên để nhằm thoả mãn nhu cầu riêng của họ.

Theo Barnard, người quản lý cần phải có trách nhiệm hướng tổ chức của mình đạt tới cả hiệu lực và hiệu quả.

+ 03 nội dung cơ bản để phát triển tổ chức

1/ Sự sẵn sàng hợp tác

Để cho tất cả các thành viên trong tổ chức có được sự sẵn sàng hợp tác, Barnard cho rằng cần phải “giải bài toán” giữa “đóng góp” và “nhận lại”.

2/ Sự thừa nhận mục tiêu chung

3/ Khả năng thông tin