Xác lập dự án

1. XÁC ĐỊNH PHẠM VI KHẢ NĂNG MỤC TIÊU DỰ ÁN

– Thống nhất các mục tiêu trước mắt và lâu dài trong việc phát triển hệ thống. Căn cứ vào kết quả khảo sát, đánh giá hệ thống cũ và các phương hướng phát triển đã đề ra nhà phân tích và nhà quản lý cần xác định rõ mục tiêu chung cần đạt được, từ đó đi đến thống nhất phạm vi của hệ thống tương lai.

– Phạm vi : Khoanh vùng dự án cụ thể thực hiện theo các phương pháp:

+ Khoanh vùng hẹp đi sâu giải quyết vấn đề theo chiều sâu

+ Giải quyết tổng thể toàn bộ vấn đề theo chiều rộng

– Phạm vi của dự án liên quan đến các mặt sau

+ Xác định các lĩnh vực của dự án : Mỗi lĩnh vực là một bộ phận tương đối độc lập của hệ thống.

Ví dụ :Bán hàng, mua hàng

+ Xác định các chức năng: Xác định rõ các nhiệm vụ cho trên từng lĩnh vực của dự án.

Ví dụ : Trong bán hàng : tăng cường tiếp thị, cải tiến cơ cấu bán hàng.

Mục tiêu : Khắc phục các yếu kém hiện tại đáp ứng yêu cầu trong tương lai

Hạn chế :Về tài chính, con người, thiết bị, môi trường, thời gian

2. PHÁC HOẠ CÁC GIẢI PHÁP CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI

Để đạt được mục tiêu đề ra, thường có nhiều giải pháp. Cố gắng tìm ra lượng tối đa các giải pháp. Sau đó sẽ đem ra so sánh, kiểm tra tính khả thi để chọn ra giải pháp tối ưu.

Một số tiêu chuẩn so sánh đánh giá

+ Mức tự động hoá : có nhiều mức khác nhau

  • Mức thấp (tổ chức lại các hoạt động thủ công): Không tự động hoá và chỉ cần tổ chức lại hệ thống
  • Mức trung bình (tự động hoá một phần) có máy tính trợ giúp nhưng không đảo lộn cơ cấu tổ chức: Tự động hoá từng bộ phận, chức năng hay một số lĩnh vực của hệ thống.
  • Mức cao: Tự động hoá toàn bộ hệ thống, thay đổi toàn diện cơ cấu tổ chức và phương thức làm việc

– Hình thức xử lý :

+ Xử lý theo mẻ (theo lô) : Thông tin được tích luỹ lại và xử lý một cách định kỳ. Mỗi lần xử lý toàn bộ hay một phần dữ liệu đã tích luỹ được.

+ Xử lý trực tuyến (on line) : Dữ liệu được xử lý liên tục, ngay lập tức. Khối lượng dữ liệu để xử lý không lớn lắm và yêu cầu có sự xử lý liên tục.

– Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi:

+ Chi phí bỏ ra và lợi ích thu về

+ Khả thi về kỹ thuật

+ Khả thi về kinh tế

+ Khả thi về nghiệp vụ

– Lựa chọn cân nhắc tính khả thi. Ví dụ: Hệ cung ứng vật tư

– Yếu kém

+ Thiếu vắng: Không có sẵn kho hàng chứa các hàng thường sử dụng trong nhà máy => Khi phân xưởng yêu cầu không thể có hàng ngay. Bộ phận nhận phát hàng còn thiếu việc quản lý kho=>Gây khó khăn cho việc nhận phát hàng

+ Sự kém hiệu quả :

  • Cách viết đơn hàng do phải tập hợp phân loại nhiều vật tư đã làm chậm quy trình xử lý.
  • Cất giữ thông tin về phân xưởng cần mặt hàng nào ở tệp đơn hàng và việc chuyển giao thông tin ở trên giấy tờ.
  • Tệp đơn hàng không chuyển giao được cho hệ thống phát hàng phải đưa ra giấy tờ để đối chiếu giữa hoá đơn và hàng nhận về.
  • Quản lý của nhà máy khá phân tán gây nhiều sai sót, phí tổn cao: khâu đối chiếu thủ công

– Mục tiêu của hệ thống mới:

+ Thêm cho nhà máy một kho hàng thông dụng. Thêm chức năng quản lý kho hàng nâng cao việc quản lý hàng hoá, tăng tốc độ giao hàng và nhận hàng.

+ Khắc phục hai điều kém hiệu quả bằng cách tổ chức lại để rút ngắn quy trình giải quyết một dự trù hàng hoá. Tự động hoá khâu đối chiếu thủ công tăng tốc độ, giảm sai sót.

+ Nhằm tổ chức lại để theo dõi thực hiện đơn hàng chặt chẽ

– Phác hoạ giải quyết

+ Giải pháp 1: Bỏ hai hệ thống trên máy tính đưa nhiệm vụ về trung tâm máy tính giải quyết toàn bộ

+ Giải pháp 2: Tạo mới các kênh liên lạc giữa 2 máy tính (Không khả thi về kỹ thuật vì 2 máy tính có thể không tương thích)

+ Giải pháp 3: Viết thêm một hệ thống đối chiếu hệ thống này nhận thông tin từ hệ đặt hàng và phát hàng đưa ra bán. Danh sách phát hàng cùng những thông tin không trùng khớp giữa hoá đơn và hàng về.

+ Giải pháp 4: Gộp hệ đặt hàng vào phát hàng hoặc ngược lại (Không khả thi về kỹ thuật và nghiệp vụ)

+ Giải pháp 5: Bổ xung việc quản lý kho vào hệ nhận phát hàng và thay thế đối chiếu thủ công bằng hệ thống tự động

Sơ đồ hoạt động của hệ thống cung ứng vật tư

– Lựa chọn giải pháp

Giải pháp1:

+ Mức độ tự động hoá cao hệ thống cho phép cải thiện rõ rệt hiệu quả cung cấp hàng cho các phân xưởng.

+ Độ rủi ro cao vì phải bỏ toàn bộ hệ thống cũ thay bằng hệ thống mới.

+ Không tận dụng được kết quả của hệ thống cũ đã có hai bộ phận được tự động hoá mặc dù chưa hoàn chỉnh.

+ Chi phí quá lớn

=> Không có tính khả thi về mặt nghiệp vụ và kinh tế

Giải pháp 5 :

+ Mức độ tự động hoá vừa phải có tác dụng nêu cao đáng kể hiệu quả cung cấp hàng.

+ Tận dụng được kết quả của hệ thống cũ.

+ Độ rủi ro không lớn lắm có thể chấp nhận được.

+ Chi phí ở mức cho phép.

+ Tuy nhiên vệc xây dựng hệ thống mới dựa trên hệ thống cũ cũng đặt ra nhiều khó khăn

3. LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN

3.1. Hồ sơ về điều tra và xác lập giải pháp

– Tập hợp các kết quả điều tra

+ Hồ sơ đầu ra: Mô tả chức năng trả lời cho câu hỏi hệ thống làm gì, mục đích dùng cho việc gì, thông tin được biểu diễn/đưa ra như thế nào, người sử dụng, tần suất, quản lý khi nào và ra sao

+ Hồ sơ đầu vào: Mô tả chức năng, mô tả các trường dữ liệu, quan hệ của nó với đầu ra.

+ Tài nguyên: Phần cứng, chuyên viên kỹ thuật, đội ngũ cán bộ sử dụng, nhu cầu huấn luyện.

– Các ý kiến phê phán đánh giá về

+ Thời gian xử lý, thời gian cho phép, trả lời , bảo trì.

+ Chi phí thu nhập

+ Chất lượng công việc

+ Độ tin cậy, tính mềm dẻo

+ Khả năng bình quân tối đa của hệ thống.

– Các giải pháp đề xuất và các quyết định lựa chọn

3.2. Dự trù về thiết bị

– Sơ bộ dự kiến :

+ Số lượng dữ liệu cần lưu trữ lâu dài

+ Các dạng làm việc

+ Số lượng người dùng

+ Khối lượng thông tin cần thu thập

+ Khối lượng thông tin cần kiết xuất

– Thiết bị cần có :

+ Cấu hình của thiết bị: tổ chức, hoạt động đơn lẻ trên mạng,..

+ Thiêt bị ngoại vi

+ Phần mềm

– Điều kiện mua và lắp đặt:

+ Tài chính

+ Giao hàng và lắp đặt

+ Huấn luyện người dùng

+ Bảo trì hệ thống

3.3. Kế hoạch triển khai dự án

– Lập lịch : Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi tiết và hợp lý) xác định các mốc thờì gian của dự án giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện

– Tiến độ triển khai dự án

+ Các giai đoạn triển khai dự án

+ Các kế hoạch lắp đặt

+ Các kế hoạch huấn luyện người dùng

+ Các mối liên quan đến dự án khác trong tương lai hoặc sự hỗ trợ của các cơ quan ngoài.

– Người phụ trách: chuyên gia về tin học, về quản lý

– Các nhân viên làm việc: các phân tích viên, lập trình viên, những người khai thác.