Một số nguyên tắc quản lý cơ bản

1. Nguyên tắc sử dụng quyền lực hợp lý

– Chủ thể quản lý phải sử dụng quyền lực trong giới hạn cho phép tức là thực thi đúng quyền hạn. Điều đó có nghĩa là, trong một cơ cấu tổ chức, tuyến quyền lực tồn tại ở những tầng nấc khác nhau và mỗi một chức vị trong tuyến quyền lực có một thẩm quyền nhất định.

 – Nguyên tắc này yêu cầu chủ thể quản lý không được vi phạm vào các trường hợp sau: Độc quyền, chuyên quyền, lạm quyền, tiếm quyền hay bỏ rơi quyền lực.

– Để thực hiện được nguyên tắc này thì công việc quản lý phải được mô tả rõ ràng, cụ thể. Phải thực hiện việc uỷ quyền hợp lý để tránh quá tải trong việc, thiết lập hệ thống kiểm tra rộng rãi.

2. Nguyên tắc quyền hạn tương xứng với trách nhiệm

– Quyền hạn trong quản lý là tính độc lập của những chức vị trong việc ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.

– Trách nhiệm là yêu cầu cần phải hoàn thành công việc của mỗi chức vị trong cơ cấu tổ chức theo đúng chuẩn mực. Mỗi một chức vị vừa phải thực hiện đúng bổn phận của mình đối với cấp trên, vừa gánh chịu hậu quả của những công việc mà cấp dưới thực hiện theo sự phân công.

– Sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm là sự thể hiện mối quan hệ giữa quyền được ban hành, tổ chức thực thi và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý với kết quả và hậu quả của quá trình đó. Như vậy, quyền hạn của người quản lý càng lớn thì trách nhiệm càng cao. Người quản lý khác với người không quản lý ở chỗ anh ta vừa chịu trách nhiệm với hành vi của mình mà còn phải chịu trách nhiệm với hành vi của cấp dưới.

– Để thực hiện được nguyên tắc này, nhà quản lý cần phải:

+ Nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý

+ Chuẩn bị tốt các điều kiện để thực thi các quyết định quyết định

+ Quan tâm đến việc kiểm tra, giám sát và đánh giá quyết định quản lý

3. Nguyên tắc thống nhất trong quản lý

– Nguyên tắc này phản ánh mối quan hệ giữa người quản lý với người quản lý, đó là các mối quan hệ giữa người quản lý cấp dưới và cấp trên và quan hệ đồng cấp trong việc thực thi chức năng của họ. Nguyên tắc này yêu cầu các cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức phải có sự thống nhất trong: ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện.

– Để thực hiện được nguyên tắc này các nhà quản lý cần phải quán triệt quan điểm quản lý, trao đổi thảo luận trong quá trình ra quyết định quản lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý, giao ban định kì.v.v.

4. Nguyên tắc thực hiện quy trình quản lý

– Quy trình quản lý bao gồm lập kế hoạch và ra quyết định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra là có tính bắt buộc đối với mọi nhà quản lý ở mọi lĩnh vực quản lý.

– Thực hiện quy trình này là thể hiện đặc trưng của lao động quản lý. Bởi lẽ, hoạt động quản lý không phải là hoạt động tác nghiệp cụ thể để tạo ra sản phẩm trực tiếp mà nó là hoạt động gián tiếp và tổng hợp thông qua con người và các nguồn lực để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

– Để thực hiện được nguyên tắc này chủ thể quản lý không chỉ trang bị cho mình những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cụ thể mà điều quan trọng là phải có được những kiến thức về khoa học quản lý, khoa học tổ chức, khoa học lãnh đạo.v.v.

5. Nguyên tắc kết hợp hài hoà các lợi ích

– Quản lý là nhằm hướng đến thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, tuy nhiên để thực hiện được điều đó và đảm bảo cho tổ chức phát triển lâu dài và bền vững thì chủ thể quản lý phải nhận thức được hệ thống lợi ích và quan hệ lợi ích, đảm bảo thực hiện chúng một cách hài hoà.

– Sự hài hoà của hệ thống lợi ích biểu hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần; lợi ích kinh tế với lợi chính trị, xã hội, môi trường; lợi ích chung – lợi ích riêng; lợi ích toàn cục –  lợi ích bộ phận; lợi ích trước mắt – lợi ích lâu dài v.v.

– Sự hài hoà của các quan hệ lợi ích thể hiện ở sự kết hợp hài hoà giữa lợi ích của người quản lý với người bị quản lý; giữa lợi ích của các chủ thể quản lý với nhau; giữa lợi ích của các đối tượng quản lý với nhau; giữa lợi ích của tổ chức này với lợi ích của các tổ chức khác và với lợi ích xã hội

– Để thực hiện được nguyên tắc này nhà quản lý phải:

+ Thực hiện dân chủ trong việc xây dựng các nội quy, quy chế, chính sách

+ Phải công bằng, công khai và minh bạch trong việc phân bổ các giá trị

+ Giải quyết các xung đột về vai trò và xung đột về lợi ích một cách khách quan

6. Nguyên tắc kết hợp các nguồn lực

– Nguyên tắc kết hợp các nguồn lực thể hiện mối quan hệ giữa các nhân tố bên trong của tổ chức với quan hệ bên ngoài của tổ chức.

– Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản lý muốn mang lại hiệu quả cao nhất cho tổ chức thì phải kết hợp tối ưu giữa các nguồn lực bên trong của tổ chức với nguồn lực bên ngoài (nhân lực, vật lực, tài lực, tin lực). Bởi vì trong thực tế không có một tổ chức nào có thể thực hiện tốt mục tiêu của nó nếu như không “mở cửa” ra bên ngoài.

– Để thực hiện được nguyên tắc này các nhà quản lý cần phải:

+ Thiết kế bộ máy tổ chức phù hợp

+ Sử dụng và bố trí các nguồn lực bên trong một cách hợp lý. Điều chỉnh các nguồn lực này khi cần thiết.

+ Thu hút và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực bên ngoài

7. Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

– Để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức các nhà quản lý biết phải phối hợp một cách tối ưu các nguồn lực. Đó là sự kết hợp tối ưu, hiệu qủa giữa người quản lý với người quản lý; giữa người quản lý và người bị quản lý; giữa người bị quản lý với nhau và giữa nhân lực với các nguồn lực khác.

– Để thực hiện nguyên tắc này, các nhà quản lý phải:

+ Phân công công việc, giao quyền một cách phù hợp

+ Sử dụng hiệu quả các nguồn lực khác (vật lực, tài lực, tin lực)

+ Đầu tư có trọng điểm trong việc phát triển nhân lực

+ Đầu tư công nghệ đáp ứng yêu cầu của công việc

Dưới góc độ của khoa học quản lý đại cương thì các nguyên tắc quản lý trên là những nguyên tắc chung, bắt buộc đối với mọi loại hình và cấp độ của tổ chức nhưng việc vận dụng nó là mang tính đặc thù. Tuỳ theo các loại hình quản lý cụ thể mà bên cạnh các nguyên tắc quản lý chung còn có những nguyên tắc quản lý riêng và đặc thù.

Từ góc độ quy trình quản lý, có thể chia nguyên tắc quản lý thành các loại như: nguyên tắc trong lập kế hoạch và ra quyết định, nguyên tắc tổ chức, nguyên tắc trong lãnh đạo và kiểm tra. Đó là những nguyên tắc của các chức năng quản lý và chúng sẽ được trình bày trong các phần tiếp theo.

Điều đáng lưu ý ở đây là các nguyên tắc quản lý đã được trình bày theo logic: 1. Nội dung của nguyên tắc là gì? 2. Bằng cách nào để có nguyên tắc đó? 3. Việc thực hiện nguyên tắc đó có ý nghĩa như thế nào?

Trong thực tiễn quản lý, các nguyên tắc quản lý nêu trên cần phải được áp dụng một cách linh hoạt, tuỳ thuộc vào điều kiện hoàn cảnh nhất định.