Các mô hình và cơ cấu dự án

1. Các mô hình tổ chức dự án cơ bản

Một hệ thống quản lý dự án tạo ra một khuôn khổ để triển khai và thực hiện các hoạt động dự án trong công ty. Một hệ thống quản lý dự án tốt sẽ hài hoà được nhu cầu của dự án và nhu cầu của công ty mẹ thông qua sự tương tác giữa dự án và công ty trong việc phân công trách nhiệm và quyền hạn, phân bổ nguồn lực, và cuối cùng là sự chuyển giao và kết nối các kết quả của dự án với các hoạt động chính của công ty. Nhiều công ty cân nhắc kỹ càng khi lựa chọn một mô hình tổ chức phù hợp cho dự án bởi vì: (i) dự án là một nỗ lực mang tính chất đơn nhất và chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định trong khi đó các hoạt động thường xuyên của công ty thường được tổ chức theo hình thức dây chuyền tức là các công việc được phân chia nhỏ thành các hoạt động và động tác đơn giản lặp lại để đạt hiệu quả ; (ii) dự án đòi hỏi sự phối hợp của nhiều chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như marketing, thiết kế, chế tạo, sản xuất, tài chính trong khi đó hầu hết hoạt động của các công ty được tổ chức thành các phòng ban chức năng riêng biệt theo các chuyên môn sâu như marketing, thiết kế, chế tạo, sản xuất, tài chính.

Mỗi phòng ban riêng biệt như vậy thường phát triển nên văn hoá, giá trị, tiêu chuẩn, phong cách làm việc riêng và thường khác biệt với các bộ phận khác cho nên thường gây trở ngại nhất định cho việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban khác nhau với nhau. Vì vậy lựa chọn một cơ cấu tổ chức dự án phù hợp cho từng loại hình dự án nhằm đáp ứng tốt nhu cẩu của dự án và yêu cầu của công ty mẹ là một vấn đề có ý nghĩa.

Có bốn cơ cấu tổ chức dự án cơ bản là: (1) cơ cấu dự án chức năng, (2) cơ cấu dự án chuyên trách, (3) cơ cấu dự án ma trận, (4) cơ cấu dự án mạng lưới. Trong các phần tiếp theo sẽ trình bày đặc điểm và các ưu nhược điểm của từng cơ cấu tổ chức dự án và các nhân tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức dự án nhất định.

2. Cơ cấu dự án chức năng (cơ cấu tổ chức dự án kiêm nhiệm)

Một cách thức đơn giản tổ chức dự án là quản lý dự án trong cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty mẹ. Theo cách thức tổ chức dự án chức năng thì các phần công việc khác nhau của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng khác nhau trong công ty thực hiện. Việc phối hợp các hoạt động của dự án được thực hiện theo kênh quản lý hiện thời của công ty.

Ví dụ một công ty sản xuất dụng cụ muốn khác biệt hoá dòng sản phẩm của mình cho những người thuận tay trái. Khi cấp lãnh đạo quyết định thực hiện dự án, các phần việc của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng trong công ty thực hiện. Phòng thiết kế chịu trách nhiệm điều chỉnh kiểu dáng sản phẩm cho phù hợp với người thuận tay trái. Phòng sản xuất chịu trách nhiệm thiết kế quy trình sản xuất và máy móc thiết bị để sản xuất cho mẫu sản phẩm mới này. Phòng marketing chịu trách nhiệm nghiên cứu thị trường, ước tính nhu cầu và phát triển kênh bán hàng. Toàn bộ dự án sẽ được chỉ đạo và phối hợp theo cơ cấu quản lý hiện tại của công ty và dự án là một nội dung trong các chương trình nghị sự của lãnh đạo công ty.

Cơ cấu chức năng cũng phù hợp với những dự án khi mà một bộ phận chức năng có lợi ích chính trong việc thực hiện dự án. Lãnh đạo cấp cao của bộ phận đó sẽ chịu trách nhiệm điều phối các hoạt động dự án. Ví dụ dự án di chuyển nhà máy đến một địa điểm sản xuất mới sẽ do phòng sản xuất chịu trách nhiệm chính. Dự án nâng cấp hệ thống thông tin quản lý sẽ do phòng công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện dự án. Dự án đánh giá hiệu quả và tác động của các hoạt động marketing sẽ do phòng marketing đảm nhiệm. Phần lớn khối lượng công việc của dự án sẽ được tiến hành trong phạm vi của bộ phận đó và sự phối hợp hoạt động với các phòng ban khác sẽ thông qua kênh quản lý hiện thời của công ty.

Ưu điểm của cơ cấu chức năng

  • Không thay đổi về bộ máy tổ chức đối với công ty mẹ – các dự án cơ bản được thực hiện trong cơ cấu tổ chức hiện thời của công ty, không phải tạo ra sự thay đổi nào về bộ máy trong công ty.
  • Linh hoạt trong thực hiện dự án – rất linh hoạt trong việc phân công công việc cho các cán bộ chuyên môn. Cán bộ chuyên môn trong các phòng chức năng được phân công nhiệm vụ thực hiện dự án trong một khoảng thời gian nhất định hoặc kiêm nhiệm sau khi kết thúc nhiệm vụ dự án lại quay trở về làm công việc thường xuyên.
  • Huy động chuyên gia có trình độ cao – nếu phạm vi dự án hẹp liên quan chủ yếu đến một bộ phận chức năng thì có thể huy động chuyên gia có trình độ cao của bộ phận đó cho các hoạt động dự án.
  • Dễ dàng cho việc bố trí nhân sự sau dự án – Cán bộ dự án vẫn thường xuyên giữ các mối liên hệ chuyên môn với phòng ban chính của mình cho nên thuận tiện cho việc bố trí nhiệm vụ sau khi dự án kết thúc.

Một số hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chức năng

  • Thiếu chú trọng và ƣu tiên đến các hoạt động của dự án – do các phần việc của dự án được phân bổ cho các bộ phận chức năng thực hiện cho nên các bộ phận chức năng ngoài các nhiệm vụ chính được phân công sẽ thực hiện thêm các nhiệm vụ của dự án cho nên các bộ phận đôi khi không dành sự ưu tiên thích đáng cho các nhiệm vụ của dự án. Việc phối hợp công việc dự án giữa các bộ phận chức năng tương đối lỏng lẻo và thiếu nhất quán do các bộ phận khác nhau có sự ưu tiên cho dự án khác nhau.
  • Tính tổng thể thấp – tính thống nhất tổng thể của dự án thấp do các bộ phận khác nhau chỉ quan tâm đến phần việc mà bộ phận mình đảm nhiệm mà ít quan tâm đến kết quả đầu ra cuối cùng của dự án.
  • Thời gian thực hiện dự án thƣờng kéo dài – do thiếu sự phối hợp trực tiếp giữa các phòng ban cho nên mọi vấn đề phát sinh chậm được phát hiện, mọi quyết định liên quan đến dự án phải qua nhiều cấp quản lý ra quyết định theo cơ chế hiện hành nên quyết định có thời gian trễ dài và chậm.
  • Thiếu động lực làm việc cho dự án – do cán bộ được phân công nhiệm vụ làm việc bán thời gian hoặc kiêm nhiệm cho dự án và thiếu người chịu trách nhiệm chính về kết quả đầu ra của dự án cho nên mọi người thiếu động lực làm việc cho dự án.

3. Cơ cấu dự án chuyên trách

Ở một thái cực khác của tổ chức dự án là cơ cấu dự án chuyên trách – tức là tổ chức các đội dự án làm việc chuyên trách cho dự án và tách biệt với các hoạt động của công ty mẹ. Trong cơ cấu dự án chuyên trách các công ty thường bổ nhiệm nhà quản lý dự án và những nhân sự chủ chốt làm việc toàn thời gian và liên tục cho đến khi dự án kết thúc. Cán bộ dự án thường làm việc trong một môi trường biệt lập hoàn toàn về vật lý với các hoạt động khác của công ty. Các dự án nghiên cứu & phát triển các sản phẩm mới quan trọng thường được tổ chức theo cơ cấu dự án chuyên trách.

Trong một số ngành kinh tế mà sản phẩm là các dự án đơn chiếc cung cấp cho khách hàng như ngành xây dựng, dịch vụ tư vấn thì toàn bộ công ty được tổ chức để hỗ trợ cho việc thực hiện các dự án. Toàn bộ hoạt động chính của công ty được tổ chức thành các đội dự án tương đối độc lập với nhau làm việc cho các dự án cụ thể. Các phòng ban chức năng được tổ chức để hỗ trợ các đội dự án: phòng marketing thì chuyên trách trong việc tìm kiếm các đơn hàng mới, phòng nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng và đào tạo nhân sự đáp ứng yêu cầu của các dự án, phòng quản trị thiết bị chịu trách nhiệm điều độ máy móc thiết bị nhằm đáp ứng yêu cầu của các dự án và đảm bảo sử dụng hiệu quả nhất các  trang thiết bị.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

  • Phối hợp các hoạt động của dự án đơn giản hơn – các nguồn lực đã được phân bổ theo yêu cầu của dự án cho nên việc tổ chức và quản lý các hoạt động của dự án đơn giản hơn do không bị phụ thuộc và ảnh hưởng bởi các bộ phận chức năng của công ty mẹ.
  • Dự án đƣợc thực hiện nhanh – thời gian thực hiện dự án ngắn do các thành viên làm việc chuyên trách cho dự án và các vấn đề liên quan nhanh được ra quyết định
  • Tính gắn kết cao – do các thành viên dự án làm việc cùng với nhau cho nên cùng có chung mục tiêu và có động lực làm việc tốt.
  • Tính tổng thể cao – do các cán bộ dự án thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác nhau đều được phân công làm việc chuyên trách cho dự án cho nên việc thảo luận trao đổi chia sẽ thông tin về các vấn đề liên quan của dự án sẽ diễn ra nhanh và trực tiếp hơn.

Hạn chế của cơ cấu tổ chức dự án chuyên trách

  • Chi phí thực hiện dự án cao – do các nguồn lực được dành riêng cho việc thực hiện các hoạt động dự án cho nên giá thành thực hiện thường cao. Các dự án nhỏ thường không được tổ chức dưới dạng dự án chuyên trách do hiệu suất sử dụng nguồn lực không cao.
  • Dễ sảy ra xung đột giữa mục tiêu của dự án và mục tiêu của công ty mẹ – do dự án hoạt động một cách biệt lập với phần còn lại của công ty mẹ cho nên dễ sảy ra tình trạng không nhất quán giữa mục tiêu và kết quả của dự án với mục tiêu của công ty mẹ
  • Hạn chế về chuyên môn – do dự án hoạt động biệt lập nên các vấn đề chuyên môn thường giới hạn trong đội dự án cho nên nếu không duy trì tốt các mối quan hệ chuyên môn với các bộ phận chức năng khác của công ty mẹ thì các vấn đề về chuyên môn vượt quá năng lực của đội dự án có thể chậm được khắc phục.
  • Trở ngại trong việc bố trí công việc sau dự án – cán bộ dự án làm việc tách biệt trong một thời gian dài với các bộ phận còn lại của công ty cho nên có thể có khó khắn nhất định trong việc hoà nhập trở lại sau khi dự án kết thúc.