Các bước cần thực hiện khi lập kế hoạch kinh doanh

Lập kế hoạch là một quá trình đòi hỏi có tri thức. Nó đòi hỏi chúng ta phải xác định các mục tiêu một cách có ý thức, có căn cứ và đưa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết và những đánh giá thận trọng. Lập kế hoạch kinh doanh phải tuân thủ theo một quy trình với các bước cụ thể sau

– Bước 1: Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá mội trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định thành phần cơ bản của môi trường tổ chức, đưa ra các thành phần có ý nghĩa thực tế đối với doanh nghiệp, thu thập và phân tích thông tin về thành phần này; Tìm hiểu các cơ hội có thể có trong tương lai và xem xét một cách toàn diện, rõ ràng, biết được ta đang đứng ở đâu trên cơ sở điểm mạnh và điểm yếu của mình. Hiểu rõ tại sao chúng ta phải giải quyết nwhxng điều không chắc chắn và biết chúng ta hy vọng thu được gì. Việc đưa ra các mục tiêu thực hiện của doanh nghiệp trong một thời kỳ kế hoạch phụ thuộc vào những phân tích này

– Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn doanh nghiệp và cho các đơn vị cấp dưới. Các mục tiêu sẽ xác định kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần phải được chú trọng ưu tiêu và cái gì cần hoàn thành bằng một hệ thông các chiến lược, các chính sách, các thủ tục, các ngân quỹ, các chương trình

– Bước 3: Lập kế hoạch chiến lược

Doanh nghiệp so sánh các nhiệm vụ, mục tiêu (yếu tố mong muốn) với kết quả nghiên cứu về môi trường bên trong và bên ngoài (yếu tố giới hạn mục tiêu mong muốn). Xác định sự khác biệt giữa chúng và bằng việc sử dụng những phương pháp phân tích chiến lược đưa ra các phương án kế hoạch chiến lược khác nhau. Lập kế hoạch chiến lược phác thảo hình ảnh tương lai của doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và các năng lực có thể khai thác. Kế hoạch chiến lược xác định các mục tiêu dài hạn, chính sách để thực hiện mục tiêu. Bước này gồm các khâu cụ thể sau:

Xác định xác phương án kế hoạch chiến lược: Xác định các phương án hợp lý, tìm ra các phương án có nhiều triển vọng nhất

Đánh giá các phương án lựa chọn: Sau khi tìm được các phương án có triển vọng nhất, cần tiến hành đánh giá và xem xét điểm mạnh, yếu của từng phương án dựa trên cơ sở định lượng các chỉ tiêu của từng phương án; Có phương án mang lại lợi nhuận cao song lại cần vốn đầu tư lớn và thời gian thu hồi vốn chạm; Có phương án mang lại lợi nhuận ít hơn nhưng cũng ít rủi ro hơn; Một phương án khác lại có thể thích hợp với các mục tiêu dài hạn của doanh nghiêp,..

Lựa chọn phương án cho kế hoạch chiến lược là khâu mang tính quyết định đến việc cho ra đời bản kế hoạch chiến lược. Việc quyết định một trong số các phương án kế hoạch chiến lược phụ thuộc vào những ưu tiên về mục tiêu cần thực hiện trong thời kỳ kế hoạch. Trong quá trình lựa chọn phương án cũng cần phải lưu ý đến những phương án dự phòng và những phương án phụ để sử dụng trong những trường hợp cần thiết

– Bước 4: Xác định các chương trình, dự án

Đây là các phân hệ của kế hoạch chiến lược. Các chương trình thường xác định sự phát triển của một trong các mặt hoạt động quan trọng của đơn vị kinh tế như: chương trình hoàn thiện công nghệ, chương trình kiểm tra chất lượng sản phẩm, chương trình tính toán dự trữ,…. Còn các dự án thường định hướng đến một mặt hoạt động cụ thể hơn như: dự án phát triển thị trường, đổi mới sản phẩm.

Thông thường một chương trình ít khi đứng riêng một mình, nó thường là bộ phận của hệ thống phức tạp các chương trình, phụ thuộc vào một số chương trình và ảnh hưởng đến một số chương trình khác. Dù là chương trình lớn hay chương trình bộ phận thì nội dung của việc xây dựng các chương trình đều bao gồm: xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, các bước tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để tiến hành chương trình hành động cho trước, những yêu cầu về ngân sách cần thiết.

Các dự án thường được xác định một cách chi tiết hơn chương trình, nó bao gồm các thông số về tài chính và kỹ thuật, các tiến độ thực hiện, tổ chức huy động và sử dụng nguồn lực, hiệu quả kinh tế tài chính

– Bước 5: Soạn lập hệ thông các kế hoạch chức năng và ngân sách

Mục đích của các kế hoạch kinh doanh thường hướng tới là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trường; nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh, quản lý một cách có hiệu quả hơn các nguồn lực; đảm bảo thực hiện chiến lược kinh doanh đã chọn, cụ thể là: thực hiện các mục tiêu chiến lược, kiểm soát quá trình triển khai chiến lược. Để thực hiện được những mục tiêu nói trên, kế hoạch chiến lược cần phải được cụ thể hóa bằng hệ thống các kế hoạch chức năng, xem như đó là các kế hoạch tác nghiệp để chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống các kế hoạch chức năng bao gồm: Kế hoạch sản xuất sản phẩm, phát triển sản phẩm mới; kế hoạch mua sắm thiết bị, nguyên nhiên vật liệu; kế hoạch nhân sự; kế hoạch tài chính; kế hoạch marketing

Sau khi các kế hoạch tác nghiệp tác nghiệp được xây dựng xong cần lượng hóa chúng dưới dạng tiền tệ các dự toán về mua sắm các yếu tố sản xuất, phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn, ….gọi là soạn lập ngân sách. Ngân sách chung của doanh nghiệp biểu thị tổng toàn bộ thu nhập và chi phí, lợi nhuận hay số dư tổng hợp các khoản mục cân đối chính như: chi tiêu tiền mặt hay chi phí đầu tư. Ngoài ngân sách chung, mỗi bộ phận hay chương trình của doanh nghiệp cũng cần soạn lập ngân sách riêng của mình

Các kế hoạch chức năng và ngân sách trên thực tế có mối quan hệ mật thiết với nhau và cần phải thống nhất trong quá trình xây dựng nhằm đảm bảo sự phối hợp đồng bộ và có hiệu quả giữa các chức năng trong doanh nghiệp. Tính chất hệ thống và mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng thể hiện cụ thể qua sơ đồ sau

Mối quan hệ giữa các kế hoạch chức năng trong doanh nghiệp

Qua sơ đồ trên cho thấy: trong nền kinh tế thị trường, khả năng nắm bắt nhu cầu sẽ là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của các kế hoạch doanh nghiệp cũng như việc thực hiện mục tiêu chiến lược. Do vậy, kế hoạch marketing sẽ là trung tâm và cơ sở của mọi kế hoạch tác nghiệp khác nhau. Ngân sách sẽ trở thành một phương tiện để kết hợp các kế hoạch chức năng với nhau, đồng thời là tiêu chuẩn quan trọng để đo lượng sự tăng tiến của kế hoạch

– Bước 6: Đánh giá, hiệu chỉnh kế hoạch

Đây có thể coi là bước thẩm định cuối cùng trước khi cho ra một văn bản kế hoạch hoàn chỉnh. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cùng với các nhà chuyên môn kế hoạch và đội ngũ chuyên gia sẽ kiểm tra lại các mục tiêu, chỉ tiêu, các kế hoạch chức năng, ngân sách, các chính sách,….phân định kế hoạch theo các bên có liên quan đến tổ chức thực hiện kế hoạch, trên cơ sở đó tiến hành các phê chuẩn cần thiết để chuẩn bị chuyển giao nội dung kế hoạch cho các cấp thực hiện