Quy trình xây dựng kế hoạch dự án

1. Xây dựng kế hoạch dự án chi tiết

Tiếp theo giai đoạn thiết kế là bước xây dựng tiêu chuẩn thiết kế. Những người tham gia sẽ có ý thức rõ ràng về công việc họ cần làm và thời gian thực hiện xây dựng. Người quản lý dự án lúc này có cái nhìn tổng thể về một kế hoạch dự án chi tiết và ngân sách xây dựng hệ thống. Nhóm dự án được giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm đối với những mục tiêu cụ thể và thành viên của nhóm dự án có thể đưa ra trình tự thực hiện để đạt được từng mục tiêu được giao. Trong quá trình làm việc với các nhân viên văn phòng dự án, từng nhóm sẽ xác định kế hoạch họ sẽ thực hiện. Mỗi công tác cần có thời gian và nguồn lực cần thiết, vì vậy cần tính toán chi phí cho từng công tác này.

Phải luôn cố gắng tuân theo 6 nguyên tắc điều phối dự án. Nhà quản lý dự án nên để từng nhóm xác định họ sẽ làm công việc như thế nào và tốn thời gian bao nhiêu. Nhà quản lý dự án nên tạo ra thử thách cho các nhóm bằng cách yêu cầu họ xác định khung thời gian ngắn nhất nhưng vẫn khả thi trong thực hiện. Cũng nên khuyến khích nhóm dự án phân chia công việc thành nhiều phần nhỏ có thể thực hiện được trong vòng 1 hay ít hơn 1 tuần vì tuần là một đơn vị chuẩn trong kinh doanh mà nhóm cần phải phấn đấu để hoàn thành giá trị đo lường đó sau mỗi tuần. Nếu có một công tác nào đó kéo dài hơn một tuần thì nó chắc chắn là công tác thứ cấp. Hãy áp dụng những kỹ thuật phân tích quy trình để xác định những công tác thứ cấp. Kế hoạch thực hiện dự án chỉ rõ cho từng người biết họ phải làm gì để hoàn thành theo từng tuần, là một công cụ có giá trị để cộng tác và điều phối xây dựng hệ thống. Một kế hoạch ở mức độ chi tiết như vậy cũng là cách tốt nhất để đạt được mức ngân sách chính xác, thực tế trong giai đoạn xây dựng dự án.

Nhà quản lý dự án cần kết hợp những kế hoạch này lại thành một kế hoạch dự án tổng thể. Trong một dự án có những điểm tương đồng và người quản lý dự án phải đưa ra những quy trình hành động để có thể dẫn đến một cấu trúc thành công, thực hiện dự án theo các bước thiết kế đã xác định.

Phân khúc kế hoạch dự án theo mục tiêu. Chia từng phần của kế hoạch cho từng mục tiêu. Người quản lý dự án phải xác định quy trình cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án và sắp xếp kế hoạch để xem xét lại nó. Các nhóm dự án được giao nhiệm vụ hoàn thành từng mục tiêu lúc này phải xây dựng xong kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc của họ. Đưa các kế hoạch của các nhóm dự án vào những phần kế hoạch của tổng dự án liên quan đến mục tiêu của nó.

Tìm cách điều phối các hoạt động này đồng thời. Càng nhiều công việc được thực hiện đồng thời, tính linh động của dự án càng cao. Khi các công việc được thực hiện nối tiếp nhau theo quy trình, chỉ cần một công việc bị trì hoãn sẽ kéo theo tất cả các công việc khác sau nó. Khi các công việc được thực hiện đồng thời, một công tác bị trì hoãn sẽ không ảnh hưởng nhiều đến những công tác khác. Các hoạt động được phân rã sẽ kết hợp lại với nhau vào giai đoạn cuối để đạt được mục tiêu được giao.

Điểm quan trọng ở đây là việc điều phối song song cho phép hoàn thành một hoạt động và tận dụng nguồn lực dôi ra để hỗ trợ cho các công việc đang bị trì hoãn. Sự cố trì hoãn là điều khó tránh khỏi khi thực hiện dự án. Một dự án không tính toán trước các sự cố và đưa ra biện pháp xử lý linh động, hiệu quả cần thiết là một dự án mà thời gian và ngân sách dự kiến ban đầu sẽ nhanh chóng bị xáo trộn gây mâu thuẫn, và điều này sẽ dẫn đến nguy cơ thất bại của dự án.

2. Xây dựng ngân sách dự án chi tiết

Kế hoạch và ngân sách thực hiện dự án cũng giống như hai mặt của một đồng xu vậy. Kế hoạch thể hiện thời gian, nguồn nhân lực và nguyên liệu cần thiết để hoạt động, còn ngân sách thể hiện chi phí trả lương những thành viên thực hiện, mua nguyên liệu trong từng thời gian theo kế hoạch. Khi kế hoạch dự án bắt đầu tiến hành thì ngân sách dự án bắt đầu được tính toán.

Hãy ước tính chi phí lao động từng công tác trong bảng kế hoạch cộng thêm chi phí công cụ dụng cụ như máy tính, phần mềm… Sau đó thêm vào một số chi phí cần thiết như du lịch, chỗ trọ, giải trí, . . Những chi phí này đều liên quan trực tiếp đến quy trình công tác được trình bày trong kế hoạch dự án. Nếu các công tác của dự án được điều chỉnh thì ngân sách cũng cần được điều chỉnh theo tương ứng. Tổng các chi phí này là tổng chi phí thực hiện dự án.

3. Quyết định thực hiện/ không thực hiện dự án

Cuối giai đoạn thiết kế, bảng thiết kế hệ thống chi tiết, bảng kế hoạch và ngân sách dự án chi tiết sẽ được trình bày cho hội đồng quản trị cấp cao hoặc người tài trợ dự án. Nếu không có gì chắc chắn về tính khả thi của dự án hay nếu ngân sách đề nghị quá lớn thì đây là thời điểm thu hẹp quy mô dự án lại hoặc hủy bỏ dự án. Ở giai đoạn này, thường chỉ có 20- 40% tổng chi phí dự án được chấp nhận.

Ngày nay, việc đánh giá đúng mức thiết kế hệ thống và khả năng thành công của nó là vô cùng quan trọng. Một khi dự án đi đến giai đoạn xây dựng, rất khó thực hiện những thay đổi thiết kế mà không ảnh hưởng đến ngân sách, ngày hoàn thành và quá trình tổ chức dự án. Một khi đã vào giai đoạn xây dựng, cần phải tập trung toàn bộ nỗ lực vào việc xây dựng hệ thống như đã thiết kế và đáp ứng yêu cầu hoàn thành tiến độ từng ngày một phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Không thể để các nghi vấn và thay đổi liên tục xảy ra đối với thiết kế cơ bản của hệ thống mà không tạo ra mâu thuẫn trong tổng thể dự án.

Thường thì các công ty thực hiện quy trình thiết kế để nghiên cứu dự án rất sơ sài. Hầu hết thời gian đều được dùng vào việc phân tích chi tiết những gì đang có nhưng công tác thiết kế chương trình cụ thể cho hệ thống mới cũng rất sơ sài. Có tranh cãi rất nhiều về các vấn đề trong thiết kế hệ thống mới nhưng lại không có câu trả lời nào hoàn toàn được tán đồng.

Công đoạn thiết kế là cơ hội để công ty giảm thiểu các rủi ro của dự án trước khi tốn một khoảng thời gian và tiền bạc khổng lồ cho nó. Các thiết kế tiêu chuẩn kỹ thuật càng chi tiết bao nhiêu thì khả năng dự án đó được đưa vào sử dụng theo thời gian và ngân sách đã định càng cao bấy nhiêu. Những thành viên thuộc bộ phận kinh doanh và kỹ thuật càng hiểu và hỗ trợ nhau bao nhiêu thì khả năng hệ thống được sử dụng hiệu quả và tạo ra sản phẩm mong muốn cao bấy nhiêu.

Cuối giai đoạn thiết kế, người tài trợ và nhà quản lý dự án phải chờ đợi và thu hồi vốn từ dự án. Giữa những thành viên trong dự án có bầu không khí thấu hiểu và tin cậy lẫn nhau hay không? Chúng ta có nên tiếp tục hay không? Dự án đã sẵn sàng được tiến hành chưa? Câu trả lời sẽ là bằng chứng cho những ai muốn biết dự án thành công hay không.

Nếu quá trình thiết kế không đưa ra những tiêu chuẩn kỹ thuật thiết kế rõ ràng, các hướng dẫn thiết kế bị bỏ qua, và các thành viên trong nhóm dự án không tin tưởng vào năng lực của mình thì dự án sẽ không thành công. Nhà quản lý dự án cũng sẽ thất bại trong các tình huống kể trên cho dù nhà quản lý dự án có áp dụng bao nhiêu kỹ năng quản lý đi nữa. 75% các dự án phát triển hệ thống IT thất bại không phải do con người không có năng lực mà vì chúng ta đã mắc phải những sai lầm căn bản từ quá trình thiết kế hệ thống và từ kế hoạch xây dựng chúng.

4. Quá trình xây dựng

Đây là giai đoạn tiến hành dự án. Hãy kiên trì với mục tiêu và chống lại những xu hướng làm thay đổi nó. Giữ thái độ tập trung vào mục tiêu và xây dựng động lực rằng bạn cần phải đạt được những mục tiêu của dự án trong giới hạn thời gian kế hoạch của dự án. Hoạt động phải gắn liền với việc hoàn thành quy trình các công tác cụ thể. Đây là bước mà các kế hoạch và thiết kế tốt được đền đáp xứng đáng.

Đây là giai đoạn mà các nỗ lực cho dự án thực sự tăng tốc. Tất cả các thành viên được tập hợp vào các nhóm dự án. Vì vậy, chi phí hàng tuần của dự án cũng tăng lên đáng kể trong giai đoạn xây dựng. Do đó, khác với 2 giai đoạn trước, chi phí do các lỗi và sai sót ban đầu xuất hiện và tăng lên rất nhanh.

5. Văn phòng dự án

Khi kế hoạch thực hiện dự án ban đầu được tiến hành và dự án bước vào giai đoạn xây dựng, người quản lý dự án và trưởng nhóm sẽ hoàn toàn tham gia vào lãnh đạo dự án. Cả người quản lý dự án và trưởng nhóm đều không có đủ thời gian để tự làm việc này nếu họ muốn việc lãnh đạo được tốt. Tuy nhiên, nếu công việc của văn phòng dự án không được thực hiện thì thông tin về kế hoạch và ngân sách của dự án sẽ nhanh chóng bị lỗi thời và nó bắt đầu trở thành những yếu tố cùng phối hợp với nhau và tự ra quyết định. Nhà quản lý dự án và các trưởng nhóm sẽ ít quản lý dự án theo trực giác hơn và điều này sẽ dẫn đến nhiều vấn đề rắc rối.

Duy trì kế hoạch và ngân sách dự án là một công việc liên tục và được xem là cần thiết để dẫn đến thành công. Người quản lý dự án giống như tổng giám đốc của công ty còn văn phòng dự án thì tương tự như bộ phận kiểm toán vậy. Giám đốc không có thời gian để ghi chép sổ sách cho công ty. Còn có nhiều việc khác mà giám đốc cần làm để lãnh đạo công ty. Kế toán cập nhật những hoạt động về tài chính để giúp giám đốc biết được công ty mình đang đứng ở đâu. Vì thế giới thực không bao giờ xảy ra chính xác theo những gì đã được lên kế hoạch nên kế hoạch của dự án phải được cập nhật liên tục và điều chỉnh sao cho nó phản ánh những gì đã xảy ra trong thực tế.

Kế hoạch là một bản đồ thể hiện dự án đang đi đến đâu và quy trình đã được thực hiện đến thời điểm nào. Nếu biểu đồ này không phản ánh chính xác thực tế thì những thành viên của dự án cũng sẽ mất phương hướng là mình đang ở đâu. Thái độ chung của mọi người là giấu những thông tin xấu như trễ tiến độ và chi phí vượt quá mức cho phép. Nếu người quản lý dự án không chủ động ngăn ngừa thái độ này thì dự án sẽ phát sinh vấn đề. Mọi người phải thấy được rằng họ sẽ không bị khiển trách về việc báo cáo những thông tin xấu. Ngược lại, họ phải thấy rằng việc báo cáo các vấn đề về trễ tiến độ và chi phí vượt mức ngay thời điểm nó xảy ra thì họ có thể tăng cơ hội thành công lên.

Báo cáo sớm sẽ giúp mọi người có thêm nhiều thời gian để xử lý hiệu quả. Mọi thành viên cần phải hiểu rằng nhân viên dự án văn phòng ngồi tại đó là để giúp họ có đủ thông tin về những gì đang thực sự xảy ra và ra quyết định kịp lúc. Thật ra, một trong những cách tốt nhất để vướng vào những rắc rối là cố giấu đi những thông tin xấu vì cuối cùng, khi sự thật được phơi bày, thường thì còn rất ít thời gian để có thể điều chỉnh lại vấn đề đó một cách hiệu quả.

6. Kiểm tra và đưa hệ thống vào sử dụng

Bước đầu tiên trong việc hình thành một hệ thống từ khi phát triển cho đến khi sản xuất ra nó là thực hiện một cuộc thử nghiệm hệ thống khi tất cả các thành phần của hệ thống đều được đưa vào sử dụng. Nếu việc kiểm tra dữ liệu khi thử nghiệm hệ thống được thực hiện suốt giai đoạn thiết kế thì sẽ không có gì có thể gây nghi ngờ về việc các công tác kỹ thuật của hệ thống có được thực hiện và làm theo công việc như mong muốn hay không. Mục đích của việc kiểm tra hệ thống là đảm bảo nó hoạt động theo các công tác trong chuỗi bản thảo những vấn đề cần kiểm tra những bản thảo ghi chép những ứng dụng nó đã được thiết kế và kiểm tra các đặc tính khác nhau cũng như tính logic của hệ thống. Có thể sẽ nảy sinh vài sai sót về logic trong quá trình kiểm tra hệ thống. Điều này tốt thôi. Đó là những gì hệ thống cần kiểm tra để tìm ra và sửa chữa những sai lầm đó trước khi hệ thống được chuyển sang giai đoạn test beta.

Bước kế tiếp là test beta cho hệ thống với một nhóm người dùng thử nghiệm. Nhóm người dùng này phải giữ một vị trí nào đó trong giới hạn thiết kế của dự án. Bằng cách này, họ sẽ có một sự hiểu biết và chấp nhận nhu cầu và lợi ích của hệ thống mới này. Vì vậy, sẽ phải thực hiện một số điều chỉnh nhỏ cho cấu trúc hệ thống và giao diện người dùng trong quá trình kiểm tra bate. Những người vận hành cấu trúc hệ thống sẽ cần phải cải tiến một vài thông số hoạt động khác nhau để đáp ứng thời gian và tính không đổi của hệ thống. Những người thiết kế giao diện người dùng sẽ phải ngồi lại với nhóm người dùng thử nghiệm để trao đổi và lắng nghe ý kiến của họ nhằm cải tiến sản phẩm.

Vì những người kinh doanh trong nhóm thử nghiệm đã kiểm tra hệ thống và đưa ra các đề nghị điều chỉnh nên mọi khó khăn gần như đã ổn thoả. Trong quy trình này sẽ bắt đầu có một số người trong nhóm thử nghiệm ủng hộ việc sử dụng hệ thống. Họ sẽ cảm thấy một sự kết nối cá nhân đến sự thành công của hệ thống, vì hệ thống sẽ cho họ một cái nhìn và cảm giác rằng nó ảnh hưởng đến quyết định của họ. Những người này sẽ trình bày lợi ích của hệ thống cho những người còn lại trong công ty và thường thì họ sẽ huấn luyện, đào tạo công nhân của mình sử dụng hệ thống.

Khi hệ thống này bắt đầu được đưa vào sử dụng trong một hệ thống lớn, phải tốn một khoảng thời gian từ 6 tháng đến 1 năm. Trong thời gian này, không có nhiều hoạt động phát triển sản phẩm mới nhưng có một nhóm các hoạt động cải tiến các nhược điểm và sửa chữa các lỗi. Nhóm dự án có thể giảm việc lại nhưng nhà quản lý dự án cần có mặt trong thời gian này để theo dõi việc ứng dụng hệ thống và xử lý kịp thời khi các vấn đề không lường trước xảy ra.