Quản lý tồn kho trong chuỗi cung ứng

Trong chuỗi cung ứng ở những công ty khác nhau, quản lý tồn kho là sử dụng tập hợp các kỹ thuật để quản lý mức tồn kho. Mục tiêu là giảm chi phí tồn kho càng nhiều càng tốt nhưng vẫn đáp ứng được mức phục vụ theo yêu cầu của khách hàng. Quản lý tồn kho dựa vào 2 yếu tố đầu vào chính là dự báo nhu cầu và định giá sản phẩm. Với 2 yếu tố đầu vào chính này, quản lý tồn kho là quá trình cân bằng mức tồn kho sản phẩm và nhu cầu thị trường, đồng thời khai thác lợi thế tính kinh tế nhờ qui mô để có được mức giá tốt nhất cho sản phẩm.

Có 3 danh mục tồn kho là tồn kho theo chu kỳ, tồn kho theo mùa và tồn kho an toàn. Trong đó tồn kho chu kỳ và tồn kho theo mùa bị ảnh hưởng nhiều từ  nền kinh tế. Trong bất kỳ chuỗi cung ứng nào, cấu trúc chi phí của công ty đều liên quan đến mức tồn kho thông qua chi phí sản xuất và chi phí tồn kho. Tồn kho an toàn bị ảnh hưởng từ khả năng dự báo nhu cầu sản phẩm. Khả năng dự báo nhu cầu càng kém thì khả năng kiểm soát tồn kho an toàn không kỳ vọng càng cao.

Hoạt động quản lý tồn kho của công ty hay chuỗi cung ứng là sự kết hợp những hoạt động có liên quan đến việc quản lý 3 danh mục tồn kho này. Mỗi một danh mục tồn kho có những vấn đề riêng và vấn đề này sẽ rất khác biệt nhau ở từng công ty và từng chuỗi cung ứng.

• Tồn kho theo chu kỳ

Tồn kho chu kỳ là loại tồn kho được yêu cầu khi muốn đáp ứng nhu cầu sản phẩm thông qua thời gian giữa các lần đặt hàng. Lý do ra đời của mô hình này là do tính kinh tế nhờ  qui mô, đặt ít đơn hàng nhưng mỗi đơn hàng có khối lượng rất lớn và được giao hàng liên tục theo những đơn hàng nhỏ hơn ứng với nhu cầu từng thời đoạn.

Tồn kho chu kỳ xây dựng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng do thực tế là đáp ứng theo đơn hàng nên lớn hơn nhiều so với nhu cầu liên tục của sản phẩm. Ví dụ một nhà phân phối có kinh nghiệm thấy được nhu cầu liên tục cho sản phẩm A là 100 đơn vị/tuần. Tuy nhiên, nhà phân phối nhận thấy rằng cách hiệu quả nhất là đặt hàng theo lô cho 650 đơn vị, và sau 6 tuần nhà phân phối bắt đầu đặt hàng để tồn kho theo chu kỳ. Còn nhà sản xuất sản phẩm A, nếu tất cả các nhà phân phối đặt hàng theo lô với số lượng 44.000 đơn vị tại cùng một lúc thì sẽ có lợi thế về chi phí. Điều này cũng mang lại kết quả khi xây dựng tồn kho theo chu kỳ tại vị trí của nhà sản xuất.

• Mô hình đặt hàng kinh tế – EOQ (Economic Order Quantity)

Trong cấu trúc chi phí của công ty, số lượng đơn hàng để mua khối lượng hàng hóa tại một thời điểm rất có hiệu quả về chi phí. Đó gọi là mô hình

đặt hàng kinh tế – EOQ và được tính theo công thức sau.

• Tồn kho theo mùa

Tồn kho theo mùa xảy ra khi công ty hay chuỗi cung ứng muốn quyết định sản xuất và tồn trữ sản phẩm để thỏa mãn nhu cầu mong đợi trong tương lai. Nếu nhu cầu trong tương lai lớn hơn năng lực sản xuất thì trong những thời điểm có nhu cầu thấp, công ty sản xuất và tồn kho để đáp ứng nhu cầu.

Tính kinh kế vì qui mô định hướng quyết định tồn kho theo mùa thông qua công suất và cấu trúc chi phí của công ty trong chuỗi cung ứng. Đối với nhà sản xuất, nếu tốn quá nhiều chi phí để gia tăng công suất sản xuất thì công suất này xem như là một chi phí cố định. Khi nhu cầu hằng năm của nhà sản xuất được xác định, công suất cố định có thể được tính toán để phát huy kế hoạch sản xuất có hiệu quả nhất.

Kế hoạch thực hiện tồn kho theo mùa cần lượng tồn kho lớn nhưng việc dự báo nhu cầu phải chính xác. Quản lý hàng tồn kho theo mùa đòi hỏi nhà sản xuất phải đưa ra mức giá hấp dẫn để thuyết phục nhà phân phối mua hàng tồn trữ vào nhà kho trước khi nhu cầu phát sinh.

• Tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn nhằm để bù đắp cho sự không chắc chắn đang tồn tại trong chuỗi cung ứng. Các nhà bán lẻ và nhà phân phối không muốn sản phẩm trong kho không đáp ứng nhu cầu của khách hàng, hay có sự trì hoãn ngoài ý muốn trong việc nhận những đơn hàng bổ sung. Theo nguyên tắc này, nếu mức độ không chắc chắn càng lớn, thì mức độ tồn kho an toàn yêu cầu càng cao.

Đơn đặt hàng theo EOQ

Đặt hàng theo số lượng cho một sản phẩm sao cho tối thiểu được chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyễn.

3 loại tồn kho

(1) Tồn kho chu kỳ: Cần thiết để đáp ứng nhu cầu sản phẩm giữa những đơn hàng được điều độ hằng ngày

(2) Tồn kho theo mùa: Sản xuất và dự trử để đáp ứng nhu cầu trong tương lai

(3) Tồn kho an toàn: Cần thiết để bổ xung cho nhu cầu không chắc chắn và thời gian thực hiện đơn hàng

4 cách để giảm tồn kho an toàn

(1) Giảm nhu cầu không chắc chắn: Học cách dự báo nhu cầu cho sản phẩm tốt hơn

(2) Giảm thời gian thực hiện đơn hàng:Thời gian thực hiện ngăn hơn có nghĩa là giảm tồn kho an tòan càn thiết để     gom đủ số lượng (coverage)

(3) Giảm sự biến đổi thời gian thực hiện đơn hàng: Giảm tồn kho càng nhiều sẽ giảm tồn kho an toàn

(4) Giảm sự biến đổi không chắc chắn: Đảm bảo sự sẵn sàng của sản phẩm khi nhu cầu phát sinh

Hình 2.3: Những điểm chính cần nhớ về quản lý tồn kho

Tồn kho an toàn cho một sản phẩm được xác định là một sản phẩm tồn kho hiện và không bao giờ thiếu. Tồn kho an toàn trở thành một tài sản cố định và hình thành chi phí vận chuyển hàng tồn kho. Các công ty tìm kiếm sự cân bằng giữa mong muốn của công ty để sản xuất sản phẩm đa dạng, có giá trị cao, và việc giữ tồn kho ở mức thấp nhất có thể.