Quản trị chất lượng

Tiêu chuẩn hóa công ty

Posted on by admin

1. Tiêu chuẩn hóa công ty

1.1. Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công ty

1.1.1. Thông hiểu: Tiêu chuẩn công ty nhằm mục đích thông hiểu qua trao đổi thông tin. Ví dụ: các tiêu chuẩn về thuật ngữ, ký hiệu, dấu hiệu, tín hiệu, màu sắc, âm thanh,…

1.1.2. An toàn, vệ sinh, môi trường: Tiêu chuẩn công ty cụ thể hóa các điều luật vệ sinh, an toàn và môi trường mà công ty phải thực hiện trong các trường hợp khác nhau: an toàn điện, an toàn cháy, nổ, giới hạn các chất độc hại và các điều kiện môi trường trong nơi sản xuất, làm việc. Thực hiện các tiêu chuẩn này là nghĩa vụ của công ty trước pháp luật đồng thời cũng là điều kiện để đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất.

1.1.3 Chất lượng sản phẩm: Một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng cạnh tranh là chất lượng sản phẩm hay dịch vụ. Vì vậy, công ty phải quy định rõ ràng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình; đồng thời phải có biện pháp kiểm soát để không có các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn lọt ra ngoài. Kiểm soát chặt chẽ ở khâu cuối cùng là cần thiết nhưng chất lượng sản phẩm không phải chỉ quyết định ở khâu này. Chất lượng sản phẩm được hình thành trong suốt quá trình sản xuất. Vì vậy, công ty phải xây dựng một bộ tiêu chuẩn đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm mua vào, các phương pháp thử và quy tắc giao nhận,… Tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc để đảm bảo chất lượng công việc; tiêu chuẩn về bao gói, vận chuyển, xếp dỡ sản phẩm để bảo đảm duy trì chất lượng sản phẩm,…

1.1.4  Giảm bớt chi phí, tăng lợi nhuận: Mục đích cuối cùng của tiêu chuẩn hóa trong công ty là giảm bớt tất cả các loại chi phí: nguyên vật liệu, thời gian nhân lực để làm tăng lợi nhuận. Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn giúp thiết kế nhanh chóng, đơn giản hóa khi đặt mua, giao nhận nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí do phải dự trữ và do nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, giảm bớt chi phí sửa chữa, gia công lại sản phẩm, giảm bớt chi phí do phải bồi thường và bảo hành sản phẩm. Tiêu chuẩn hóa trong công ty được thực hiện tốt sẽ mang lại những lợi ích sau:

  • Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới. Nếu có trục trặc dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan.
  • Hợp lý hóa sản xuất: Công ty giải quyết những bất hợp lý, hỗn tạp về kiểu loại; loại bỏ các thao tác, thủ tục rườm rà không cần thiết thông qua tiêu chuẩn hóa.
  • Kỹ thuật cá nhân trở thành kỹ thuật chung: Kỹ thuật, kỹ năng là sở hữu của từng cá nhân và thông thường những người mới vào nghề cần quan sát và bắt chước hành vi của các công nhân thành thạo. Ngày nay, các tài liệu về kỹ năng và trình độ giúp người làm việc mau chóng tiếp thu kỹ thuật chung của công ty.

2. Phạm vi tiêu chuẩn hóa trong công ty

Công tác tiêu chuẩn hóa có liên quan đến hầu hết các bộ phận trong toàn công ty:

2.1 Nghiên cứu thiết kế:

Ở một trình độ nhất định, các bản thiết kế mới là sự kế thừa các bản thiết kế cũ. Vì vậy, tại bộ phận thiết kế cần các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan: tiêu chuẩn về bản vẽ, tiêu chuẩn về cách ký hiệu, tiêu chuẩn về các chi tiết và bộ phận đã được tiêu chuẩn hóa, các tiêu chuẩn quốc gia về an toàn, vệ sinh và môi trường có liên quan đến sản phẩm,… Bộ phận nghiên cứu phải triệt để áp dụng các tiêu chuẩn này đồng thời đề xuất xây dựng các tiêu chuẩn của công ty về chất lượng và phương pháp thử.

2.2 Thiết bị công trình:

Để đảm bảo sản xuất liên tục và có hiệu quả, công ty cần có kế hoạch bảo trì máy móc, thiết bị, công trình. Công việc này cần được cụ thể hóa bằng các tiêu chuẩn quy định kỹ thuật và quy trình bảo trì thiết bị của công ty.

2.3 Cung ứng nguyên vật liệu:

Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu cần có đầy đủ các tiêu chuẩn về nguyên vật liệu và cụm chi tiết mua vào. Có thể sử dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có sẵn. Hợp đồng mua nguyên vật liệu cần phải dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng kể cả các tiêu chuẩn về phương pháp thử và quy tắc nghiệm thu, giao nhận. Quá trình sử dụng nguyên vật liệu, chi tiết bán thành phẩm mang lại những lợi ích sau: sự sẵn có để sử dụng, chất lượng bảo đảm, giá cả hợp lý.

2.4. Sản xuất:

Công ty cần xây dựng một bộ tiêu chuẩn đầy đủ về quy trình sản xuất của mình. Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời là quá trình hợp lý hóa, thống nhất hóa công việc sản xuất; cắt bỏ những công đoạn, những thao tác không cần thiết. Các tài liệu sản xuất này cần được lưu trữ cũng như thường xuyên xem xét và loại bỏ những phần lạc hậu. Công ty cần quy định rõ những điểm cần kiểm tra và những chỉ tiêu cần thử nghiệm trong toàn bộ quá trình sản xuất.

2.5 Bao gói, bảo quản, xếp dỡ:

Công ty cần xây dựng tiêu chuẩn về kích thước, nguyên vật liệu bao gói để duy trì chất lượng sản phẩm. Cần áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế thích hợp về bao gói đề cập đến vật liệu và phương pháp bao gói cũng như các hướng dẫn để tránh sự cố trong vận chuyển và bảo quản. Cần nắm vững và áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế về ghi nhãn đối với một số hàng đặc biệt: thực phẩm, thuốc, hóa chất độc,… Công ty cần quy định rõ quy trình bảo quản, xếp dỡ sản phẩm và các loại nguyên vật liệu sử dụng.

2.6 Nhân sự, đào tạo:

Bộ phận nhân sự của công ty cần xây dựng những tiêu chuẩn yêu cầu năng lực của các chức danh đối với các cán bộ quản lý và nhân viên và có kế hoạch giám sát thực hiện các tiêu chuẩn đó.

3. Tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hóa công ty

Công ty cần quan tâm đến 2 yếu tố, đó là: Cán bộ tiêu chuẩn hóa và tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hóa.

3.1 Cán bộ tiêu chuẩn hóa

Yêu cầu về trình độ: Cán bộ tiêu chuẩn hóa trong công ty phải có trình độ và nghiệp vụ sau:

  • Có hiểu biết vững chắc về:
    • Hoạt động của công ty như sản phẩm, công nghệ và thị trường.
    • Những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hóa, hoạt động của cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia, của các hội kinh doanh chuyên ngành và của các công ty khác có liên quan.
  • Viết và nói lưu loát.
  • Nghệ thuật giao tiếp.

Đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hóa: Công ty cần có một chương trình đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hóa riêng cho mình. Cán bộ trong các phòng, ban cũng cần được đào tạo theo những nội dung cụ thể khác nhau. Các công ty vừa và nhỏ cần

tranh thủ sự trợ giúp của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trong vấn đề này. Những nội dung chung nhất mà một cán bộ tiêu chuẩn cần được đào tạo là:

  • Những nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa, tổ chức cơ quan tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.
  • Áp dụng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hóa và chất lượng, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn,…
  • Xây dựng tiêu chuẩn công ty.

3.2 Bộ phận tiêu chuẩn hóa công ty:

Để đảm bảo các hoạt động tiêu chuẩn hóa mang lại hiệu quả, mỗi công ty dù lớn hay nhỏ cũng cần thành lập một bộ phận tiêu chuẩn hóa. Bộ phận này gồm một số người, nếu công ty quá nhỏ nên chỉ cần một người chuyên trách. Bộ phận này đặt trong phòng thiết kế hoặc phòng quản lý chất lượng. Dù đặt ở đâu, bộ phận này cũng cần sự chỉ đạo trực tiếp của cấp lãnh đạo cao nhất. Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận tiêu chuẩn là:

  • Xây dựng tiêu chuẩn.
  • Phổ biến thông tin về tiêu chuẩn.
  • Tổ chức và kiểm tra áp dụng tiêu chuẩn.

Trách nhiệm của bộ phận tiêu chuẩn hóa của công ty là:

  • Tổ chức xây dựng và giám sát quá trình áp dụng tiêu chuẩn của công ty, tiêu chuẩn hội, tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan.
  • Xem xét quá trình sản xuất và các hoạt động để đảm bảo các quy trình, quy phạm, các thủ tục tốt nhất đang được sử dụng trong toàn công ty.
  • Xem xét lại các tiêu chuẩn của công ty để phù hợp với những tiến bộ về vật liệu và công nghệ, những quy định mới về luật pháp, làm cho tiêu chuẩn của công ty luôn luôn được cập nhật.
  • Duy trì thư viện tiêu chuẩn phục vụ cho các hoạt động của công ty.
  • Đảm bảo cho tất cả các tài liệu kỹ thuật của công ty được trình bày rõ ràng, thống nhất và chuyển giao cho mọi người có liên quan.
  • Đảm bảo cho quan điểm và quyền lợi của công ty được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn quốc gia. Tốt nhất là cán bộ tiêu chuẩn hóa của công ty được tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn có liên quan.

4. Xây dựng tiêu chuẩn công ty

Tiêu chuẩn của công ty thường bao gồm một phạm vi rộng rãi hơn so với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế. Tiêu chuẩn này cũng cần phải được soạn thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của công ty cần cụ thể và có chất lượng cao vì chúng là những

tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong nội bộ. Các giai đoạn chính trong xây dựng là:

4.1 Đề xuất yêu cầu:

Một bộ phận, cá nhân trong và ngoài công ty có thể đề xuất yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn công ty khi nảy sinh vấn đề do không có tiêu chuẩn thích hợp. Đề nghị này được đưa lên bộ phận tiêu chuẩn.

4.2. Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin:

Bộ phận tiêu chuẩn tổ chức phân tích yêu cầu, thu thập thông tin về sử dụng tiêu chuẩn, các thông tin và tài liệu có liên quan, xác định chức năng và nội dung của tiêu chuẩn, xác định chi phí và hiệu quả dự kiến.

4.3. Xây dựng dự thảo:

Biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn. Dự thảo tiêu chuẩn cần phải có bản thuyết minh kèm theo nói rõ sự cần thiết phải có tiêu chuẩn, những nội dung và định hướng của tiêu chuẩn, nguồn gốc tiêu chuẩn và các tài liệu tham khảo khác trích dẫn khi xây dựng tiêu chuẩn.

4.4. Hoàn chỉnh dự thảo:

Dự thảo tiêu chuẩn và bản thuyết minh cần được gửi đến những người có liên quan trong công ty để lấy ý kiến. Cần quy định thời hạn thu ý kiến. Bộ phận tiêu chuẩn tổng hợp các ý kiến nhận được, thảo luận với những bên có liên quan để dung hòa các ý kiến.

4.5. Phê duyệt – Công bố:

Sau khi đã hoàn chỉnh dự thảo, bộ phận tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt. Hồ sơ gồm bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn, các bản dự thảo tiêu chuẩn bản thuyết minh, các ý kiến góp ý, biên bản họp thảo luận, bản dự thảo cuối cùng. Tiêu chuẩn cần được lãnh đạo cấp cao nhất của công ty phê duyệt. Sau khi phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân phát cho các bộ phận có liên quan của công ty.

4.6. Soát xét:

Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm bảo không bị lạc hậu.

5. Áp dụng tiêu chuẩn trong công ty

Công ty ban hành tiêu chuẩn là để sử dụng cho mục đích riêng. Nếu một tiêu chuẩn không thể áp dụng được, lãnh đạo phải biết để xem xét kịp thời. Công ty nên sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, ngành hay tiêu chuẩn của các công ty khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Cách sử dụng tốt nhất là xem xét để công nhận chúng thành tiêu chuẩn của công ty. Sau đó cấp số hiệu của công ty để dễ dàng tra cứu.

6. Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia cần quan tâm đến hoạt động tiêu chuẩn hóa ở các công ty

Cơ quan tiêu chuẩn hóa quốc gia cần đặc biệt quan tâm hỗ trợ hoạt động tiêu chuẩn hóa ở công ty. Hoạt động tiêu chuẩn hóa ở cấp quốc gia có mối liên quan với hoạt động tiêu chuẩn hóa ở công ty, vì:

  • Tiêu chuẩn công ty là nguồn cung cấp dự thảo tiêu chuẩn quốc gia.
  • Cán bộ tiêu chuẩn hóa công ty tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia.
  • Qua hoạt động tiêu chuẩn hóa ở công ty nhận được các thông tin phản hồi về tiêu chuẩn quốc gia.
  • Hiệu quả của tiêu chuẩn hóa quốc gia chỉ được thể hiện khi chúng được các công ty chấp nhận rộng rãi.