Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức

Chức năng tổ chức bao có nhiều nội dung phong phú và đa dạng, trong phạm vi của phần này chỉ trình bày những nội dung cơ bản sau: 1. Thiết kế bộ máy; 2. Phân công công việc; 3. Giao quyền.

Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức

* Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.

Tác giả H. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá”[1]

Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước”.

Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ đã định trước.

Từ khái niệm trên, chúng ta có thể thấy, cơ cấu tổ chức thường có 4 yếu tố cơ bản:

– Chuyên môn hoá: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định.

– Quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm quyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đối với nhiệm vụ đã thực hiện.

– Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗi một bộ phận tuỳ thuộc vào mô hình cơ cấu tổ chức chung.

– Mối liên hệ qua lại: Tuỳ thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổ chức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định với nhau. Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau. Mức độ uỷ quyền phụ thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt là phong cách mà nhà quản lý lựa chọn.

* Những quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức:

Khi bắt tay vào việc thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào những cơ sở thực tiễn và lý thuyết rõ ràng, chính xác. Tuy nhiên, trước khi đưa ra những cơ sở dó thì lý luận quản lý hiện đại cũng gợi mở cho các nhà quản lý một số quan điểm nhất định trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.

+Quan điểm thứ nhất cho rằng: Bất kể trong tình huống nào cũng có một cách tốt nhất để thiết kế cơ cấu tổ chức. Đây là quan điểm phổ biến khi nó cho rằng không có tính đặc thù trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.

+Quan điểm thứ hai cho rằng: Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Đây là quan điểm tuỳ cơ ứng biến với luận điểm mỗi mục đích khác nhau sẽ có một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp.

Từ các quan điểm về việc thiết kế cơ cấu tổ chức, để có được quan điểm hợp lý, chúng ta tìm hiểu nội dung các cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức:

* Cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào các yếu tố sau:

+ Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể

+ Tầm hạn quản lý

+ Số lượng, chất lượng nhân lực

+ Điều kiện vật chất, kĩ thuật và công nghệ

+ Môi trường bên ngoài tổ chức

* Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

• Cơ cấu trực tuyến

– Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến:

+ Tuyến quyền lực theo một đường thẳng; Mỗi cấp quản lý được xác định quyền hạn, trách nhiệm một cách rõ ràng. Mỗi bộ phận cấp dưới chỉ bị chi phối bởi một cấp trên trực tiếp.

+ Mỗi cấp quản lý phải đảm nhận nhiều chức năng và có tính độc lập

+ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận có tính chuyên môn hoá cao.

+ Phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp bị hạn chế

– Ưu điểm:

+ Giảm tải cho các cấp quản lý

+ Dễ tìm Nhà quản lý

+ Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng

+ Thuận lợi trong kiểm tra

– Hạn chế:

+ Bộ máy cồng kềnh, nhiều tầng cấp gây tốn kém về tài chính

+ Tính liên kết bị hạn chế

+ Thông tin bị nhiễu

+ Chỉ phù hợp với tổ chức nhỏ, có chức năng đơn giản

– Cơ cấu trực tuyến thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất công việc không phức tạp.v.v.

• Cơ cấu trực tuyến – chức năng

– Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến – chức năng:

+ Ngoài các bộ phận của cơ cấu tổ chức trực tuyến thì có thêm bộ phận chức năng.

+ Bộ phận chức năng này vừa đóng vai trò là tham mưu cho cấp trên vừa được giao những quyền hạn nhất định để chi phối các bộ phận cấp dưới.

+ Cấp dưới vừa chịu sự chi phối của quyền lực trực tuyến vừa chịu sự hướng dẫn về chuyên môn của các bộ phận chức năng.

+ Tạo điều kiện cho việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu này có thể được thiết kế thêm bộ phận tham mưu tồn tại dưới các hình thức trợ lý, cố vấn, tư vấn.v.v. để tạo thành cơ cấu tổ chức hỗn hợp (trực tuyến – chức năng – tham mưu).

– Ưu điểm:

+ Sử dụng được đội ngũ chuyên gia, chuyên viên

+ Giảm tải cho các cấp quản lý

+ Tạo điều kiện phối hợp cho các bộ phận

– Hạn chế:

+ Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể

+ Tạo nên sự không rõ ràng về trách nhiệm

+ Thông tin dễ bị nhiễu

– Cơ cấu chức năng thường được thực hiện ở những tổ chức có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản lý, điều hành của chủ thể quản lý tốt, có khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức.v.v. Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện nay được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong nhiều tổ chức, đặc biệt là tổ chức kinh tế; các tổ chức sự nghiệp.v.v.

• Cơ cấu tổ chức theo chương trình – mục tiêu

– Đặc điểm của cơ cấu chương trình – mục tiêu:

+ Từ mô hình trực tuyến và mô hình hỗn hợp thiết kế thêm bộ phận chương trình – mục tiêu để hình thành nên cơ cấu tổ chức chương trình – mục tiêu.

+ Người quản lý chương trình chiụ trách nhiệm trước người quản lý cao nhất và được uỷ quyền để có thể chi phối, điều hành các bộ phận còn lại để thực hiện chương trình.

– Ưu điểm:

+ Thực hiện được yêu cầu của những công việc mới mà những cơ cấu khác không đáp ứng được

+ Phối hợp được các nguồn lực, các bộ phận bên trong một cách tối ưu

+ Tạo điều kiện phối hợp với các tổ chức bên ngoài

– Hạn chế:

+ Làm phức tạp các mối quan hệ trong nội bộ tổ chức

+ Dễ bị lẫn lộn về vị trí vai trò của người phụ trách chương trình với các vị trí quản lý trong tổ chức

+ Khó xác định trách nhiệm

– Cơ cấu chương trình – mục tiêu thường được ứng dụng trong các tổ chức lớn như các tập đoàn kinh tế, các công ty đa quốc gia, trong mô hình công ty mẹ -công ty con; khi cần phải phối hợp nhiều chủ thể, nhiều hoạt động khác nhau.v.v

• Cơ cấu tổ chức ma trận

– Đặc điểm của cơ cấu ma trận:

+ Kiểu cơ cấu này là tổng hợp của nhiều loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau.

+ Tuyến quyền lực trong cơ cấu ma trận rất đa dạng, phức tạp: từ trên xuống; từ dưới lên; theo chiều ngang – dọc; bên trong – bên ngoài.v.v.để đồng thời thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau và hướng tới mục tiêu tổng thể.

+ Cơ cấu ma trận thiết lập một mạng lưới các bộ phận khác nhau trong việc thực thi các nhiệm vụ vừa có tính độc lập vừa có tính đan xen, vừa có tính phối kết hợp từ đó tạo nên hợp lực nhằm thích ứng với sự đa dạng của mục tiêu.

– Ưu điểm:

+ Giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh đa mục tiêu

+ Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các vấn đề phức tạp, đa chức năng

+ Đào tạo đội ngũ các nhà quản lý và các chuyên viên, chuyên gia, nhân viên

– Hạn chế:

+ Đòi hỏi nhà quản lý phải có năng lực đặc biệt

+ Sẽ phát sinh nhiều vấn đề thuộc về «cơ chế quản lý»

– Cơ cấu ma trận thường được áp dụng có nhiều chương trình – mục tiêu, khi quy mô của tổ chức được mở rộng; trong các tổ chức có quy mô lớn; các tập đoàn kinh tế.v.v

Ngoài các mô hình cơ cấu tổ chức nói trên trong thực tế còn có một số mô hình khác: mô hình cơ cấu chức năng, mô hình trực tuyến – tham mưu; mô hình cơ cấu theo địa lý; mô hình cơ cấu theo sản phẩm, mô hình cơ cấu theo khách hàng.v.v.

* Những yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức:

Việc xây dựng bất kì một cơ cấu tổ chức ở một quy mô nào cũng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

– Phù hợp với mục tiêu và tầm quản lý: Việc xây dựng cơ cấu tổ chức phải dựa trên thực trạng và phản ánh thực trạng của tổ chức.

– Tính cân đối: Việc phân chia các bộ phận, các chức năng phải đảm bảo tính hợp lý về cả số lượng và chất lượng của các mối quan hệ về trách nhiệm và quyền hạn. Đồng thời, việc xây dựng cơ cấu cũng phải chú ý đến tính năng động, sáng tạo cao, có khả năng cao nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã xác định.

-Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng với bất kì tình huống thay đổi nào xảy ra ở môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.

-Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí thấp nhất về cả phương diện kinh tế và nhân lực, giữa chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, tránh tình trạng kồng kềnh, tốn kém và hiệu quả thấp.