Khái niệm “Lập kế hoạch” và “Kế hoạch”

* Lập kế hoạch

– Lập kế hoạch là tổng thể các hoạt động liên quan tới đánh giá, dự đoán – dự báo và huy động các nguồn lực để xây dựng chương trình hành động tương lai cho tổ chức.

– Là chức năng đặc biệt quan trọng của quy trình quản lý. Nó có ý nghĩa tiên quyết đối với hiệu quả của hoạt động quản lý. Tất cả các nhà quản lý (cấp cao – trung – thấp) và tất cả các lĩnh vực quản lý đều phải thực hiện việc lập kế hoạch. Do vậy, có thể cho rằng đây là một chức năng mang tính phổ quát.

– Lập kế hoạch là biểu hiện bản chất hoạt động của con người. Nghĩa là trước khi hoạt động, con người phải có ý thức về mục tiêu cần đạt được.

– Lập kế hoạch là một quy trình gồm nhiều bước (đánh giá, dự đoán – dự báo và huy động các nguồn lực)

– Trọng tâm của lập kế hoạch chính là hướng vào tương lai: Xác định những gì cần phải hoàn thành và hoàn thành như thế nào. Về cơ bản, chức năng lập kế hoạch bao gồm các hoạt động quản lý nhằm xác định mục tiêu trong tương lai những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó. Kết quả của lập kế hoạch chính là bản kế hoạch, một văn bản hay thậm chí là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện.

Quan hệ giữa lập kế hoạch và kế hoạch là quan hệ nhân – quả: Kế hoạch là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch vì vậy để có một kế hoạch đúng đắn và phù hợp thì quá trình lập kế hoạch phải coi là một quá trình cần phải quản lý.

* Kế hoạch

Kế hoạch là sản phẩm của công tác lập kế hoạch. Nó vừa là công cụ, vừa là mục tiêu của quản lý. Chính vì vậy, người quản lý vừa phải biết sử dụng kế hoạch một cách hiệu quả, vừa phải biết tạo lập những kế hoạch mới để đáp ứng sự phát triển của tổ chức. Việc tạo lập kế hoạch là vấn đề liên quan tới công việc của quản lý chiến lược.

Kế hoạch chính là cây cầu bắc qua những khoảng trống để có thể đi đến đích. Kế hoạch làm cho sự việc có thể xảy ra, nếu không chúng sẽ không xảy ra như vậy.

– Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa.

Từ định nghĩa này có thể thấy nội dung cơ bản của kế hoạch bao gồm:

– Xác định mục tiêu (Làm gì?  – What)

– Xây dựng nội dung (Ai làm? – Who)

– Lựa chọn phương thức (Làm như thế nào? – How)

– Thời gian (Khi nào làm? – When)

– Địa điểm (Làm ở đâu? – Where)

Như vậy, khái niệm kế hoạch bao chứa tổng thể các nhân tố cơ bản của hệ thống quản lý. Kế hoạch là tên gọi chung cho một tập hợp các hoạt động tương tự. Trong thực tế, biểu hiện của kế hoạch rất đa dạng và phong phú. Trong đó, những tên gọi sau đây cũng chính là những dạng kế hoạch phổ biến: Chiến lược, Chính sách, chương trình, v.v. Giữa chúng với kế hoạch có điểm chung nhưng cũng có những khác biệt nhất định.

Chiến lược: Thông thường người ta gọi các chiến lược là những kế hoạch lớn với những mục tiêu dài hạn, phương hướng lớn, nguồn lực tổng hợp và quan trọng.

Ngày nay, hàm nghĩa của từ “chiến lược” được hiểu theo 3 khía cạnh:

+ Thứ nhất: Các chương trình hành động tổng quát với các nguồn lực tổng hợp và quan trọng

+ Thứ hai: Chương trình các mục tiêu hành động trong dài hạn của một tổ chức. Những chương trình này cung cấp thông tin cho việc dự báo những thay đổi và sắp xếp bố trí các nguồn lực để đạt mục tiêu

+ Thứ ba: Chiến lược chính là việc xác định các mục tiêu dài hạn của một tổ chức và lựa chọn phương hướng hành động, phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu này.

Nhìn chung, chiến lược không vạch ra một cách chính xác làm thế nào để đạt mục tiêu. Nhưng chúng lại cho chúng ta một bộ khung để hướng dẫn tư duy và hành động của các chủ thể, các bộ phận trong tổ chức. Vì thế, chiến lược là một loại kế hoạch đặc biệt.

Các chính sách: Cũng là một dạng kế hoạch theo nghĩa chúng là những điều khoản hoặc những quy định hướng dẫn hoặc khai thông những ách tắc và tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên.

Tuy nhiên, không phải những quy định hay điều khoản hướng dẫn nào cũng là chính sách. Chỉ những hướng dẫn có tầm quan trọng, có nội dung tổng hợp và phạm vi tác động rộng thì mới trở thành chính sách.

Các chính sách giúp cho việc giải quyết các vấn đề được thuận lợi hơn và giúp cho việc thống nhất các kế hoạch khác nhau. Nhờ đó, người quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện một phần các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức.

Các chương trình: Đây là một dạng kế hoạch đặc biệt.

Các chương trình là một phức hệ của các mục tiêu, chính sách, các nhiệm vụ và các hành động, các nguồn lực cần thiết để thực hiện một chương trình hành động xác định từ trước.

Một chương trình lớn được chi tiết hoá thành nhiều chương trình nhỏ và kế hoạch cụ thể.

Các chương trình hành động không tồn tại độc lập mà nó có liên hệ với nhiều chương trình khác. Vì thế, việc lập chương trình là một dạng lập kế hoạch đặc biệt.