Khái niệm, đặc điểm, phân loại kiểm tra trong doanh nghiệp

1. Khái niệm kiểm tra

1.1 Định nghĩa

Kiểm tra là một trong những chức năng của quy trình quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định.

Có nhiều quan niệm khác nhau về kiểm tra trong quản lý:

+ Harold Koontz: Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu đó đã đang được hoàn thành.

+ Robert J. Mockler: Kiểm tra là quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những kết quả thực hiện với định mức đã đề ra, và để đảm bảo rằng những nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất, để đạt được mục tiêu của tổ chức.

+ Kenneth A. Merchant: Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản rị thực hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng như kết quả dự kiến trong kế hoạch.

Từ những quan niệm về kiểm tra như đã trình bày, có thể kế thừa và tổng hợp để đưa ra định nghĩa về kiểm tra như sau:

Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cõ sở các tiêu chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.

Từ định nghĩa trên nội hàm khái niệm kiểm tra bao gồm:

+ Xác lập các tiêu chuẩn

+ Đo lường kết quả để phát hiện ưu điểm và nhược điểm

+ Các giải pháp phù hợp (phát huy ưu điểm, điều chỉnh sai lệch và sửa chữa sai lầm)

+ Mục đích của kiểm tra là để tổ chức vận hành theo đúng mục tiêu.

2. Đặc điểm và vai trò của kiểm tra

* Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý

– Kiểm tra là một quá trình.

– Kiểm tra là một chức năng của quy trình quản lý.

– Kiểm tra thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của nhà quản lý đối với hiệu lực và hiệu quả của tổ chức.

– Kiểm tra là một quy trình mang tính phản hồi.

* Vai trò của kiểm tra trong quản lý

Kiểm tra có vai trò quan trọng trong quản lý, điều đó được thể hiện ra ở những khía cạnh sau:

– Thông qua kiểm tra mà nhà quản lý nắm được nhịp độ, tiến độ và mức độ thực hiện công việc của các thành viên trong một bộ phận của tổ chức và của các bộ phận trong tổng thể cơ cấu tổ chức. Thông qua kiểm tra người quản lý nắm và kiểm soát được chất lượng các công việc được hoàn thành, từ đó phát hiện những ưu điểm và hạn chế trong toàn bộ hoạt động của tổ chức và quy trình quản lý để từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp hướng tới việc thực hiện mục tiêu.

– Kiểm tra cung cấp các căn cứ cụ thể để hoàn thiện các quyết định quản lý. Nhờ có kiểm tra mà nhà quản lý biết được quyết định, mệnh lệnh được ban hành có phù hợp hay không, từ đó có sự điều chỉnh.

– Kiểm tra giúp đảm bảo thực thi quyền lực của chủ thể quản lý. Người quản lý biết thái độ, trách nhiệm của nhân viên trong việc thực hiện mục tiêu, nhằm duy trì trật tự của tổ chức.

– Thông qua kiểm tra, người quản lý nâng cao trách nhiệm của mình đối với công việc được phân công và đảm bảo thực thi hiệu lực của quyết định đã được ban hành.

– Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.

– Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới tổ chức.

3. Phân loại kiểm tra

­– Căn cứ vào thời gian:

+ Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trước khi thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra nhằm phòng ngừa những sai lầm có thể xảy ra về một nội dung hoặc tổng thể chương trình hành động của tổ chức (mục tiêu, phương án, các nguồn lực…).

+ Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch

Kiểm tra trong quá trình thực hiện kế hoạch là loại hình kiểm tra được tiến hành đồng thời với quá trình đang diễn ra các hoạt động của kế hoạch trong thực tế. Mục đích của loại kiểm tra này là xử lý kịp thời những sai lệch để đảm bảo chắc chắn mọi cái đều diễn ra theo đúng mục tiêu. Việc kiểm tra đồng thời được thực hiện chủ yếu bằng những hoạt động giám sát của các nhà quản lý. Thông qua các hình thức thu thập thông tin tại chỗ, họ sẽ xác định xem việc làm của những người khác có diễn ra đúng theo yêu cầu hay không. Việc trao quyền hạn cho các nhà quản lý chính là một nhân tố đảm bảo cho việc kiểm tra đồng thời được hiệu quả.

+ Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch

Kiểm tra sau khi hoàn thành kế hoạch là hình thức kiểm tra tập trung vào các kết quả cuối cùng. Biện pháp chấn chỉnh nhằm cải thiện quá trình tích luỹ nguồn tài nguyên hay các hoạt động thực tế.  Kiểu kiểm tra này phụ thuộc nhiều vào những thông tin báo cáo. Vì thế, đôi khi nó không có những xét đoán về nguyên nhân sai lệch chính xác. Thông thường, việc kiểm tra cuối cùng áp dụng cho các đối tượng kiểm tra như tài chính, chất lượng, kết quả thực hiện các mục tiêu phức tạp.v.v.

– Căn cứ vào nội dung hoặc đối tượng kiểm tra

Tuỳ thuộc vào các loại hình tổ chức mà có những dạng kiểm tra cụ thể:

+ Kiểm tra sản xuất

+ Kiểm tra tài chính

+ Kiểm tra nhân sự

+ Kiểm tra nguyên liệu

+ v.v.

– Căn cứ vào tần suất của kiểm tra

+ Kiểm tra đột xuất

Kiểm tra đột xuất là hình thức kiểm tra không báo trước về thời gian, nội dung và phương thức. Mục đích của hình thức kiểm tra này nhằm đảm bảo tính khách quan của kết quả thu được.

+ Kiểm tra định kì

Kiểm tra định kì là hình thức kiểm tra thường xuyên nhằm đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của đối tượng.

– Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra

+ Kiểm tra tổng thể

+ Kiểm tra bộ phận

+ Kiểm tra trọng điểm

– Căn cứ vào các chức năng của quản lý:

+ Kiểm tra công tác kế hoạch

Kiểm tra công tác kế hoạch bao gồm các hoạt động kiểm tra việc tuân thủ các quy trình, nguyên tắc lập kế hoạch.

+ Kiểm tra công tác tổ chức

Kiểm tra công tác tổ chức là kiểm tra những hoạt động liên quan đến việc thiết lập quan hệ quyền lực – trách nhiệm, phân công công việc, xác định biên chế và quản lý nhân lực.

+ Kiểm tra công tác lãnh đạo

Kiểm tra công tác lãnh đạo là kiểm tra những vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, thái độ làm việc của nhà quản lý.v.v.

+ Kiểm tra công tác kiểm tra