Kế toán sửa chữa Tài sản cố định

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng từng bộ phận. Để đảm bảo cho TSCĐ hoạt động bình thường trong suốt thời gian sử dụng, các doanh nghiệp phải tiến hành thường xuyên việc bảo dưỡng và sửa chữa TSCĐ khi bị hư hỏng.

Nhiệm vụ của kế toán sửa chữa TSCĐ là phải xác định chi phí sửa chữa và tính giá thành các công việc sửa chữa lớn hoàn thành, phân bổ đúng đắn chi phí sửa chữa TSCĐ vào các đối tượng liên quan.

Trong doanh nghiệp tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa và tuỳ theo khả năng, doanh nghiệp có thể tiến hành sửa chữa TSCĐ theo các phương thức tự làm (thường là sửa chữa, bảo dường thường xuyên, một số công trình sửa chữa lớn) hoặc thuê ngoài (cho thầu) (thường là các côngtrình sửa chữa lớn).

1. Kế toán sửa chữa TSCĐ theo phương thức tự làm

Theo phương thức này các doanh nghiệp phải chi ra các chi phí sửa chữa TSCĐ như vật liệu phụ tùng, tiền lương, bảo hiểm xã hội, BHYT,KPCĐ trích theo lương của công nhân sửa chữa, chi phí bằng tiền khác… Tuỳ theo mức độ chi phí nhiều hay ít, cách hạch toán có khác nhau.

1.1. Đối với sửa chữa thường xuyên

Các chi phí sửa chữa thường nhỏ nên chi phí sửa chữa được phản ánh trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ có TSCĐ sửa chữa . Kế toán ghi:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác…

1.2. Đối với sửa chữa lớn TSCĐ:

Công việc sửa chữa lớn thường có chi phí sửa chữa nhiều và được tiến hành theo kế hoạch, dự toán theo từng công trình sửa chữa. Vì vậy để giám sát chặc chẽ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và giá thành công trình sửa chữa , các chi phí này trước hết phải được tập hợp trên TK 241 – XDCB dở dang (2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ) chi tiết cho từng công trình, từng công tác sửa chữa lớn.

Căn cứ chứng từ tập hợp chi phí, kế toán ghi:

Nợ TK 241 – XDCB dở dang (2413)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác…

Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, giá trị thực tế công trình sử chữa hoàn thành được kết chuyển và TK chi phí trích trước hoặc chi phí phải trả về sửa chữa lớn tài sản cố định

– Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

+ Kết chuyển giá trị thực tế của công trình sửa chữa lớn hoàn thành:

Nợ TK 142: Chi phí sản xuất chung (1421)

                        Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

+ Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ dần hàng kỳ vào chi phí sản xuất kinh doanh:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

            Có TK 142 -Chi phí trả trước (1421)

 Nếu doanh nghiệp thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định

+ Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ kế toán đã ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:

            Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

                        Có TK 335 – Chi phí phải trả (chi tiết trích trước SCL TSCĐ)

+ Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, căn cứ giá trị quyết toán công trình sửa chữa xong, kế toán ghi:

Nợ TK 335: Chi phí trả trước (chi tiết trích trước SCL tài sản cố định )

                        Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

+ Cuối niên độ xử lý chênh lệch giữa các khoản trích trước và chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh theo quy định hiện hành của cơ chế tài chính:

– Nếu số trích trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định lớn hơn chi phí thực sự phát sinh thì số chênh lệch được ghi:

 Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

                        Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

– Nếu số chi phí thực tế phát sinh về sửa chữa lớn tài sản cố định lớn hơn số trích trước, thì số chênh lệch được tính bổ sung vào chi phí:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

                        Có TK 335: Chi phí phải trả

Nếu trong quá trình sửa chữa lớn,TSCĐ không những phục hồi năng lực hoạt động mà còn được nâng cấp, cải tạo nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ. Phần chi phí chi ra để nâng cấp, cải tạo nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ kế toán ghi:

Nợ TK 211 – Tài sản cố định hữu hình

                        Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

2. Kế toán sửa chữa tài sản cố định theo phương thức cho thầu

Khi công việc sử chữa lớn tài sản cố định phải thực hiện theo phương thức cho thầu thì doanh nghiệp phải tiến hành ký hợp đồng thầu. Hợp đồng giao thầu phải quy địng rõ thời gian giao nhận tài sản cố định để sửa chữa , nội dung công việc sửa chữa, thời gian hoàn thành và thời gian giao lại tài sản cố định cho doanh nghiệp, số tiền phải trả cho người nhận thầu về dịch vụ sửa chữa, phương thức thanh toán ……

– Căn cứ vào hợp đồng sửa chữa và biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa hoàn thành, kế toán ghi:

+ Nếu đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, kế toán ghi:

            Nợ TK 241 (2413): chi phí sửa chữa không có thuế

Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào

                        Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho người nhận thầu

+ Nếu đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT kế toán ghi:

            Nợ TK 241 (2413): Tổng số tiền phải trả cho người nhận thầu

            Có TK 331: Tổng số tiền phải trả cho người nhận thầu.

– Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

+ Kết chuyển toàn bộ chi phí sử chữa lớn TSCĐ sang TK 1421

            Nợ TK 142 (1421): Chi phí trả trước

                        Có TK 241 (2413): Xây dựng cơ bản dở dang

+ Số chi phí sửa chữa lớn phân bổ dần hàng kỳ vào chi phí SXKD

            Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

            Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

            Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp

            …..

            Có TK 142 (1421): Chi phí trả trước

– Nếu doanh nghiệp thực hiện việc trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định:

+ Căn cứ vào kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định vào chi phí sản xuất , chi phí kinh doanh hàng tháng kế toán đã ghi:

            Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung

            Nợ TK 641: Chi phí bán hàng

            Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp

            …..

                        Có TK 335: Chi phí phải trả .

+ Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, căn cứ giá trị quyết toán công trình sửa chữa xong, kế toán ghi:

            Nợ TK 335: Chi phí trả trước (chi tiết trích trước SCL tài sản cố định )

                        Có TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang (2413)

+ Cuối niên độ xử lý chênh lệch giữa các khoản trích trước và chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh theo quy định hiện hành của cơ chế tài chính:

– Nếu số trích trước về chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định lớn hơn chi phí thực sự phát sinh thì số chênh lệch được ghi:

            Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

                        Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

– Nếu số chi phí thực tế phát sinh về sửa chữa lớn tài sản cố định lớn hơn số trích trước, thì số chênh lệch được tính vào chi phí:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

                        Có TK 335: Chi phí phải trả