Các loại giấy chứng nhận

1. GIẤY CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG (CERTIFICATE OF QUALITY)

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng, giấy chứng nhận chất lượng có thể do người cung cấp hàng, cũng có thể do cơ quan giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận giữa hai bên mua bán.

2. GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG/ TRỌNG LƯỢNG (CERTIFICATE OF QUANTITY/ WEIGHT)

a. Bản chất

Là chứng từ xác nhận số lượng/ trọng lưựng của hàng hóa thực giao. Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng cũng có thể do người cung cấp hoặc tổ chức giám định hàng hóa cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.

Khi thỏa thuận về các giấy chứng nhận chất lượng, số lượng hoặc trọng lượng cần đặc biệt quan tâm đến giấy chứng nhận lần cuối, bời các giấy này sẽ có tác dụng quyết định trong việc giải quyết tranh chấp sau này. Phải qui định rõ kiểm tra lần cuối sẽ được thực hiện tại đâu, ai tiến hành kiểm tra và cấp giấy chứng nhận.

b. Những nội dung cần lưu ý khi kiểm tra giấy chứng nhận số lượng/ chất lượng

Cơ quan cấp giấy chứng nhận số lượng, chất lượng cỏ phải là nơi đưực chỉ định trong L/C? (Cỏ thể giấy chứng nhận số lượng, chát lượng riêng, có thề chứng nhận chung, có thể do chính người bán/ người sản xuất cấp cũng có thể do một cơ quan kiểm nghiệm/ giám định cấp tùy theo yêu cầu của ƯC).
Các yếu tố về người giao hàng, người mua, các phụ chú (số ƯC số ..) có đúng với ưc và các chứng từ khác không?
Các chứng nhận ghi rõ ràng loại hàng đã được kiểm thấy tốt, phù hợp với tiêu chuẩn kiểm nghiệm của nơi cấp chứng nhận, xác nhận đúng về qui cách đặt hàng.
Xác nhận đủ số lượng, ghi chú về trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bỉ.
Giấy chứng nhận có được ký không?

3. GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ (CERTIFICATE OF ORIGIN)

a. Bản chất, nội dung

Xác định xuất xứ hàng hóa là công việc rất cần thiết và quan trọng trong thương mại quốc tế. Các quốc gia quan tâm đến xuất xứ hàng hóa, để:

Ưu đãi thuế quan.
Áp dụng thuế chống bán phá giá và trợ giá.
Thống kê thương mại và theo dõi hệ thống hạn ngạch…

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O) là cơ sở đề xác định nguồn gốc xuất xứ hàng hóa.

Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan cỏ thẳm quyền, thường là Phòng Thương mại/Bộ Thương mại/BỘ Công Thương cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

Nội dung của c/o bao gồm: tên và địa chỉ của người mua, tên và địa chỉ của người bán; tên hàng; số lượng; ký mã hiệu; lời khai của chủ hàng về nơi sản xuất hoặc khai thác hàng; xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

b. Các loại giấy chứng nhận xuất xứ

Trên thế giới tồn tại nhiều hệ thống ưu đãi thuế quan, và tương ứng có nhiều loại C/O: Form A, Form B, Form ICO, Form T, Form Venezuela (V), Peru (P), Form Nam Phi (DA59), Form Thổ Nhĩ Kỳ (Turkey), Form s (cho hàng hóa xuất sang Lào), Form M (cho hàng dệt may, giày dép Việt Nam xuất khẩu sang Mexico), Form D, Form E, Form AJ, Form AK, Form VJ… Tại Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp các Form A, B, ICO, T… còn các Form D, E, AJ, AK, VJ… do Vụ xuất nhập khẩu, Bộ Công Thương quản lý.

Form A:

Form A là loại c/o dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng ưu đãi thuế quan trong khuôn khổ Hiệp định ưu đãi thuế quan phổ cập GSP (Generalized system of preferences). Form A chỉ được cấp khi hàng hóa được xuất khẩu sang một trong những nước được ghi ở mặt sau Form A và nước này cho Việt Nam được hưởng GSP.

Giấy chứng nhận xuất xứ Form A phải được khai bằng tiếng Anh (khai thường – đánh máy hoặc khai điện tử). Nội dung khai phải phù hợp với qui định của hợp đồng hay thư tín dụng và các chứng từ khác như vận đơn, hóa đơn .thương mại…

Form A có 12 mục:

Tên người gửi hàng, địa chỉ – Goods consigned from (Exporter’s business name, address, country).
Tên người nhận,địa chỉ, nước đến – Goods consigned to (Consignee’s name, address, country).
Chi tiết vè vận tải – Means of transport and route (as for as known): cần ghi rõ hàng được gửi từ nước nào đến nước nào, loại phương tiện, tên tàu, số vận đơn.
For officiai use- mục này thông thường ít sừ dụng tới, chỉ sừ dụng trong trường hợp:

- Khi bản Original xin lần đầu bị thất lạc, muốn xin lại bản Original khác thỉ ở ô 4 ghi “do bản chính bị thất lạc nay xin cấp lại bản original lần thứ hai” đồng thời sẽ đóng dấu vào ô này “DUPLICATE”.
- Khi khách hàng nước ngoài yêu cầu phải ghi rõ thời hạn hiệù lực của GSP.

item number-ghi rõ số từng loại hàng.
Marks and number of packages – ghi rõ “Shipping mark” và số thứ tự của số thùng hàng giao.
Number and kind of packages, description of goods. Ghi rõ chi tiết hàng hoá, gồm: số lượng, loại hàng gì, mô tả hàng hóa, của hợp đồng nào…số hiệu của lô hàng. Ví du: Vietnam yellow maize new Crop 2000 In bulk, total: eight hundred and twelve metric tons”

Origin criterion (see notes overleaf) ghi rõ số code hàng hóa của lô hàng tùy từng loại hàng và từng nhóm quốc gia, ví dụ:

Hàng gia công phải ghi “W” cộng số code hàng hóa.

Hàng tự doanh ghi “P”.

Hàng gia công đi các nước Bắc Mỹ ghi “G”, đi các nước Đông Âu ghi V’.

Gross weight or other quantity:ghi rõ trọng lượng cả bao bì hoặc số lượng (đôi, chiếc…) của lô hàng.
Number and date invoice:ghi số và ngày lập hóa đơn xuất hàng.
Certification:phần xác nhận của cơ quan cấp c/o
Declaration by the exporter:Phần xác nhận của người xin cấp c/o, gồm tên nước sản xuất hàng hóa, tên nước nhập lô hàng đó, địa điểm, ngày tháng, năm cấp c/o.

Form B:

c/o Form B là loại c/o cấp cho hàng hóa xuất xứ tại Việt Nam xuất khẩu sang các nước, trong các trường hợp sau:

Nước nhập khẩu không có chế độ GSP.
Nước nhập khầu có chế độ GSP, nhưng không cho Vỉệt Nam hường.
Nước nhập khẩu có chế độ GSP và cho Việt Nam hưởng, nhưng hàng hóa xuất khẩu không đáp ứng các tiêu chuẩn do chế độ này đặt ra.

Form T:

Form T chỉ cấp cho mặt hàng dệt may xuất xứ Việt Nam và khi hàng hóa này đưực xuất khầu sang các nước thành viên EU. Theo chỉ đạo của VCCI, kể từ ngày 1.1.2005, form T sẽ không còn đưực áp dụng (do EU đã bãi bỏ hạn ngạch hàng dệt may cho Việt Nam), nhưng do thói quen cùa một số nhà nhập khẩu – vẫn yêu cầu form T, nên Form này còn tồn tại cho đến nay. Tuy nhiên, theo thông tin của VCCI thì kể từ 1.1.2010, form T sẽ chính thức ngưng sử dụng.

Form ICO:

Là loại C/O thèo quy định của Tổ chức Cà phê Thế giới (ICO) chỉ cấp cho mặt hàng cà phê. Loại Mẫu này luôn được cáp kèm theo Mẫu A hoặc Mẫu B.

Các Form DA59 được cấp khi hàng hóa được xuất sang thị trường Nam Phi, Form V – khi xuất sang Venezuela, Form p – xuất sang Peru… ở Việt Nam ít khi sử dụng các Form này, do thời gian qua quan hệ thương mại giữa Việt Nam với các nước nêu trên chưa phát triền.

Form D:

Form D là íoại C/O dùng cho các mặt hàng xuất khẩu để được hưởng chế độ thuế quan ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT – Common Effective Preferential Tariff). Form D ch? cấp cho hàng hóa xuất khẩu từ một nước thành viên ASEAN sang một nước thành viên ASEAN khác.

Giấy chứng nhận mẫu D phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy. Nội dung khai phải phù hợp với tờ khai hài quan đã được thanh khoản và các chứng từ khác như vận đơn, hóa đơn thương mại và giấy chứng nhận kiểm tra xuất xứ của công ty giám định hàng hóa xuất nhập khẩu (trong trường hợp có yêu cầu kiểm tra).

Ô số 1: Tên giao dịch của người xuất hàng + địa chỉ + tên nước (Việt Nam).

Ô số 2: Tên người nhận hàng + địa chỉ + tên nước (phù hợp với tờ khai hải quan đã được thanh khoản)

Ô trên cùng bên phải: do phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực ghi. Số tham chiếu gồm 12 ký tự, chia làm 5 nhóm, chi tiết cách ghi như sau:

Nhóm 1: 02 ký tự VN (Viết in) là viết tắt của hai chữ Việt Nam.
Nhóm 2: 02 ký tự (viết in) là viết tắt tên nước nhập khẩu, quy định các chữ viết tắt như sau:

ĐR: Bruney IN: Indonesia ML: Malaysia

PL: Philippines SG: Singapore TL: Thailand

Nhóm 3: 02 ký tự biểu hiện năm cấp giấy chứng nhận.
Nhóm 4: 01 ký tự thể hiện tên phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực cấp giấy chứng nhận mẫu D theo qui định sau:

Sổ 1 : Hà Nội Số 4: Nha Trang

Số 2; Hải Phòng số 5: Tp. Hồ Chí Minh

Số 3: Đà Nang số 6: cần Thơ.

Nhóm 5: gồm 05 ký tự biểu hiện số thứ tự của giấy chứng nhận mẫu D.

Giữa nhóm 3 và 4 cũng như giữa nhóm 4 và 5 có dấu gạch chéo.

Ví dụ:

Phòng quàn lý xuất nhập khẩu khu vực Tp. Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận mẫu D mang số thứ 6 cho một lô hàng xuất khẩu sang Thái Lan trong năm 1999 thỉ cách ghi số tham chiếu cùa giấy chứng nhận mẫu D này sẽ như sau:

VN – TL 99/5/00006.

QUẢN TRỊ XUẨT NHẬP KHẨU

Ô số 3: Tên phương tiện vận tải (nếu gửi bằng máy bay thi đánh “By Air”, nếu gửi đường biển thỉ đánh “lên tàu”) + từ cảng nào? Đến cảng nào?

Ô số 4: Để trống (sau khi nhập khẩu hàng hóa, cơ quan hải quan tại cảng hoặc địa điểm nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp trước khi gửi lại cho phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực đã cấp giấy chứng nhận mẫu D này).

Ô số 5: Danh mục hàng hóa (01 mặt hàng, 01 lô hàng, đi 01 nước trong một thời gian).

Ô số 6: Ký mã và số hiệu của kiện hàng.

Ô số 7: Số, loại kiện hàng, mô tả hàng hóa (bao gồm số lượng và số HS của nước nhập khẩu).

Ô số 8: Hướng dẫn cụ thể như sau:

Trường hợp hảng hóa/ sản phẳm có xuất xứ toàn bộ tại Việt Nam (không sử dụng nguyên phụ liệu nhập khẩu) thì đánh chữ “X”.
Hàng hóa không được sản xuất hay khai thác toàn bộ tại Việt Nam như qui tắc 3 của quy chế xuất xứ thì khai rõ số phần trảm trị giá đã được tính theo giá FOB của hàng hóa được sản xuất hay khai thác tại Việt Nam, ví dụ 40%.
Hàng hóa cố xuất xứ cộng gộp như quy tắc 4 của quy chế xuất xứ thì ghi rõ số phần trăm của hàm lượng có xuất xứ cộng gộp ASEAN, ví dụ 40%.

Ô số 9: Trọng lượng cả bì hoặc số lượng và giá trị khác (giá FOB).

Ô số 10: Số và ngày của hóa đơn thương mại.

Ô số 11: Dòng thứ 1 ghi chữ Việt Nam;

Dòng thứ 2 ghỉ đầy đủ tên nước nhập khẩu;

Dòng thứ ba ghi địa điểm, ngày tháng năm, và chữ ký.

Ô số 12: Để trống

Trường hợp cấp sau thì ghi: “Issued retroactively).

Trường hợp cấp lại thì ghi: “Certified true copy”.

Các cơ quan cắp giấv chửng nhản xuết xử Form D:

Bruney: Bộ Công nghiệp và Tài nguyên.
Indonesia: Bộ Thương mại.
Lào: Vụ Ngoại thương, Bộ Thương mại.
Malaysia: Bộ Thương mại và Công nghiệp.
Mianma: Vụ Thương mại, Bộ Thương mại
Philippines: Cơ quan Hải quan.
Singapore: Hội đồng phát triển thương mại.
Thailand: Vụ ưu đãi thương mại, Bộ Thương mại
Việt Nam: Bộ Công Thương (trước đây là Bộ Thương mại). Form E:

Là loại c/o được cấp cho hàng hóa Việt Nam/ASEAN xuất khẩu sang Trung Quốc. Hàng hóa được cấp c/o Form E được hưởng các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định khung về Hợp tác Kinh tế toàn diện giữa các nước ASEAN và Trung Quốc (ACFTA), được ký kết năm 2002 và bắt đầu được triển khai ngày 29/11/2004. Việt Nam, Lào, Cămpuchia và Myanmar được thực hiện chậm hơn 5 năm.

Form AK:

Là loại c/o được cấp cho hàng hóa Việt Nam hay các nước ASEAN xuất khẩu sang Hàn Quốc. Hàng hóa được cấp c/o Form AK được hưởng các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Thương mại hàng hóa thuộc Hiệp định khung về hợp tác kinh tế toàn diện giữa các nước ASEAN và Hàn Quốc.

Form AJ:

Là loại c/o đưực cấp cho hàng hóa Việt Nam hay các nước ASEAN xuất khẩu sang Nhật Bản. Hàng hóa được cấp c/o Form AJ được hưởhg các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định thuế quan ưu đãi có hiệu lực chung giữa ASEAN và Nhật Bản (AJCEP).

Form VJ:

Là loại c/o được cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Nhật Bàn. Hàng hóa được cấp c/o Form VJ được hường các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định Việt Nam – Nhật Bản về đối tác kinh tế (VJEPA) được ký ngày 25/12/2008.

c. Những nội dung cần lưu ý khi lập và kiểm tra

c/o

Cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ có phải nơi được chỉ định trong L/C (do nhà sản xuất cấp hay do cơ quan có thẩm quyền của nước người bán như Phòng Thương mại cấp) không?
Cảc nội dung sau có đúng so với L/C và thống nhất với các chứng từ khác không?
Tên, địa chỉ cùa người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo, tên con tàu.
Nơi xuất xứ, nơi đến.
Tên loại hàng, qui cách hàng hóa, trọng lưựng hàng hóa, ký mã hiệu.
Các phụ chú khác có đúng không? (số L/C, số ..)
Người cấp giấy chứng nhận có ký không?

4. GIẤY CHỨNG NHẬN KIẾM DỊCH VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH

Là những chứng từ do cơ quan có thẳm quyền của nhà nước cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa đã được an toàn về mặt dịch bệnh, sâu hại, nấm độc…

Giấy chứng nhận kiểm dịch sản phẩm động vật (Animal product sanitary inspection certificate) do cơ quan kiểm dịch động vật cấp cho các hàng hóa là động vật (súc vật, cầm thú…) hoặc các sản phẩm động vật (trứng, thịt, lông, da, cá…) hoặc bao bì của chúng, xác nhận đã kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary certificate) do cơ quan bảo vệ thực vật cấp cho hàng hóa lồ thực vật hoặc có nguồn gốc là thực vật, xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch, nấm độc, cỏ dại…

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary certificate) do cơ quan có thẩm quyền kiềm tra về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng, xác nhận hảng hóa đã được kiểm tra và trong đó không có vi trùng gây bệnh cho người sử dụng.