Tín dụng và các khoản phải thu trong chuỗi cung ứng

Cung ứng là quá trình tìm kiếm nguồn cung ứng mà công ty sử dụng để có được những sản phẩm/dịch vụ cần thiết. Tín dụng và các khoản phải thu cũng là một quá trình tìm kiếm nguồn cung ứng để công ty có được vốn. Tín dụng bao gồm hoạt động quản lý và tìm kiếm khách hàng tiềm năng để đảm bảo rằng công ty có thể kinh doanh với những khách hàng có thể thanh toán đơn hàng cho công ty. Khoản phải thu là những hoạt động thu hồi công nợ từ các hoạt động kinh doanh mà công ty thực hiện được.

Khi thực hiện hợp đồng cung cấp sản phẩm, cũng giống như công ty cho khách hàng vay một khoản doanh thu trong một khoản thời gian được xác định theo các phương thức thanh toán. Quản lý tín dụng tốt có thể giúp công ty lắp đầy được nhu cầu của khách hàng và giảm tối thiểu lượng tiền mặt bị chiếm dụng trong các khoản phải thu. Đây cũng là cách quản lý tương tự như quản lý tồn kho. Mục tiêu là phấn đấu đáp ứng nhu cầu khách hàng và đồng thời giảm thiểu một lượng tiền bị chiếm dụng trong hàng tồn.

Tín dụng tác  động mạnh đến quyết định tham gia chuỗi cung ứng nào của công ty. Công ty có thể đưa ra khoản tín dụng ưu đãi, thời hạn thanh toán dựa trên sự hợp tác và tin tưởng lẫn nhau. Chức năng tín dụng và các khoản phải thu có thể chia ra thành 3 hoạt động sau:

–   Thiết lập chính sách tín dụng.

–   Thực hiện thông lệ tín dụng và nhờ thu.

–   Quản lý rủi ro tín dụng.

• Thiết lập các chính sách tín dụng.

Thiết lập các chính sách tín dụng được thực hiện bởi các nhà quản lý cấp cao như nhà quản lý, giám đốc tài chính –CFO (Chief Financial Officer), giám đốc điều hành –CEO (Chief Executive Officer). Bước đầu tiên là đánh giá lại toàn bộ các khoản phải thu của công ty. Mỗi công ty đều có cách đánh giá và phân tích các khoản phải thu như: kỳ thu tiền bình quân-DSO (Days Sales Outstanding), % khoản phải thu quá điều kiện thanh toán dành cho khách hàng, khoản nợ không có khả năng chi trả đã được xử lý xóa nợ tính bằng % doanh thu. . . Xu hướng chung của tình hình khoản phải thu của công ty? Vấn đề phát sinh ở đâu?

Khi hiểu rõ tình hình các khoản phải thu, khuynh hướng ảnh hưởng đến tình hình này, nhà quản lý có thể thực hiện bước tiếp theo là thiết lập hay thay đổi các tiêu chuẩn chấp nhận rủi ro nhằm phù hợp với tình hình khoản phải thu của công ty. Các tiêu chí này nên thay đổi dần theo thời gian phù hợp với điều kiện kinh tế và thị trường liên quan. Các tiêu chí xác định một loại rủi ro tín dụng được dùng cho những loại khách hàng khác nhau và điều kiện thanh toán khác nhau.

• Thực hiện thông lệ tín dụng và nhờ thu.

Hoạt động này bao gồm đưa ra các quy trình và thực thi hành các chính sách tín dụng của công ty. Bước đầu tiên là làm việc với đội bán hàng để đánh giá doanh thu trên từng khách hàng cụ thể. Như đã đề cập ở trước, bán hàng tương tự như cho khách hàng vay một khoản doanh thu. Những khách hàng thường mua từ một công ty thì chính sách tín dụng sẽ ưu đãi hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác. Sau khi bán hàng, nhân viên tín dụng sẽ làm việc với khách hàng để cung cấp cho họ những loại dịch vụ: những lưu ý về tín dụng của sản phẩm, giải quyết các tranh chấp, làm rõ các vấn đề bằng việc giải thích, cung cấp bản copy hợp đồng, đơn hàng. . .

Bước tiếp theo của hoạt động này là thu các khoản phải thu. Đây là quá trình giữ liên tục trạng thái thanh toán các khoản phải trả của mỗi khách hàng. Những khách hàng có nợ quá hạn chưa thanh toán sẽ được liên hệ và yêu cầu thanh toán. Trong nhiều trường hợp, một số điều khoản thanh toán và lịch trình thanh toán mới sẽ được thương lượng lại với khách hàng.

Hoạt động khoản phải thu cũng đồng thời công việc tiến hành nhận và thanh toán cho khách hàng dưới các hình thức khác nhau. Một số khách hàng muốn thanh toán tiền cho công ty bằng hệ thống chuyển tiền điện tử – EFT (Electronic Fund Transfer) hay thanh toán bằng tài khoản ngân hàng. Nếu khách hàng ở một quốc gia khác thì có thể thực hiện thức thanh toán hạn bằng tín dụng thư -L/C (Letter of Credit)

• Quản lý rủi ro tín dụng.

Chức năng của tín dụng giúp nhận biết các loại rủi ro nhanh chóng và hỗ trợ mạnh cho kế hoạch kinh doanh của công ty. Nếu muốn gia tăng thị phần trong một khu vực ổn định thì các quyết định tín dụng sẽ giúp công ty thực hiện điều này. Nhân viên tín dụng sẽ làm việc với các thành viên trong lĩnh vực kinh doanh để làm giảm rủi ro bán hàng và tìm kiếm nhiều khách hàng mới.

Quản lý rủi ro thực hiện thông qua các chương trình tín dụng đáp ứng được nhu cầu khách hàng ở những phân khúc thị trường đáng tin cậy như công ty công nghệ cao, công ty mới thành lập hay khách hàng nước ngoài. Các điều khoản thanh toán có thể ưu tiên trong những phân khúc thị trường này để thu hút khách hàng. Rủi ro tín dụng có thể giảm bằng cách sử dụng tín dụng có đảm bảo, tài sản thế chấp. . .hay các chính sách bảo hộ vay nợ của chính phủ áp dụng trong xuất khẩu.