Hệ thống lượng đặt hàng cố định

Hệ thống lượng đặt hàng cố định thiết lập các đơn hàng với cùng số lượng cho một loại vật liệu khi vật liệu đó được đặt hàng. Lượng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn nào đó sẽ được tiến hành đặt hàng, tại thời điểm đó lượng hàng còn lại được tính bằng cách ước lượng số lượng vật liệu mong đợi được sử dụng giữa thời gian chúng ta đặt hàng đến khi nhận được lô hàng khác của loại vật liệu này.

Quyết định chủ yếu của hệ thống lượng đặt hàng cố định là xác định số lượng hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng và điểm đặt hàng lại là bao nhiêu?

1. Xác định lượng đặt hàng:

1.1 Mô hình:

Lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)Khi các nhà quản trị tác nghiệp phải quyết định số lượng của một vật liệu để đặt hàng trong hệ thống đặt hàng cố định, không có công thức đơn giản nào áp dụng cho mọi tình huống. Chúng ta khảo sát ở đây ước lượng tối ưu đơn hàng theo 3 kiểu tồn kho.

CÁC GIẢ THIẾT ĐỂ ÁP DỤNG MÔ HÌNH:

– Nhu cầu hàng năm (D), chi phí tồn trữ (H) và chi phí đặt hàng (S) có thể tính được.

-Tồn kho trung bình là kích cỡ của đơn hàng chia 2 (Q/2). Điều này hàm ý là không có hàng tồn kho an toàn, đơn hàng được nhận đủ ngay lập tức, vật liệu được sử dụng theo tỷ lệ đồng nhất và hoàn toàn sử dụng hết khi nhận đơn hàng mới.

– Các chi phí do hết hàng và những chi phí khác không đáng kể.

Ví dụ 6-2: Công ty C tồn kho hàng ngàn vale ống nước bán cho những thợ ống nước, nhà thầu và các nhà bán lẻ. Tổng giám đốc doanh nghiệp lưu tâm đến việc có bao nhiêu tiền có thể tiết kiệm được hàng năm nếu EOQ được dùng thay vì sử dụng chính sách như hiện nay của xí nghiệp. Ông ta yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho, lập bảng phân tích của loại vật liệu này để thấy việc tiết kiệm (nếu có) do việc dùng EOQ. Nhân viên phân tích lập các ước lượng sau đây từ những thông tin kế toán: D = 10.000 vale/năm, Q = 400 vale/đơn hàng (lượng đặt hàng hiện nay), H = 0,4 triệu đồng/vale/năm và S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng.

Giải pháp:

– Nhân viên kế toán tính tổng chi phí cho hàng tồn kho hiện tại trong năm:

TC₁ = C_đh + C_tt

TC₁ = triệu đồng

– Khi áp dụng mô hình EOQ:

Lượng hàng tối ưu cho một đơn hàng:

vale/đơn hàng

Tổng chi phí cho lượng hàng tồn kho hàng năm nếu áp dụng EOQ:

TC₂ = triệu đồng

– Ước tính khoản tiết kiệm hàng năm:

TK = TC₁ – TC₂ = 217,5 – 209,76 = 7,74 triệu đồng

1.2 Mô hình: EOQ cho các lô sản xuất (POQ):

Giả thiết của mô hình:

– Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu có thể ước lượng được.

– Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất (p), vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất (d) và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến.

– Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể.

– Không có chiết khấu theo số lượng.

– Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng (d) (d ≤ p)

Công thức tính chi phí:

Tồn kho tối đa = Mức tăng tồn kho x Thời gian giao hàng

Q_{ma x} = (p – d) (Q/p)

Tồn kho tối thiểu = 0

(Q_min)

Tồn kho trung bình = 1/2(Tồn kho tối đa +Tồn kho tối thiểu)

Chi phí tồn trữ hàng năm = Tồn kho trung bình x Phí tồn trữ đơn vị hàng năm

Ctt = Chi phí đặt hàng hàng năm = Số đơn hàng/năm x Chi phí một đơn đặt hàng

C _đh = (D/Q).S

Tổng chi phí việc TK = Chi phí tồn trữ hàng năm + Chi phí đặt hàng hàng năm

Ví dụ 6-3: Công ty C có bộ phận sản xuất bên cạnh có thể sản xuất vale # 3925. Nếu vale này sản xuất tại chỗ theo lô sản xuất, họ muốn nhập kho một cách từ từ vào nhà kho chính để dùng. Ông giám đốc quan tâm đến việc này có ảnh hưởng thế nào đến lượng đặt hàng và chi phí hàng tồn kho hàng năm, ông yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho để thấy khoản tiết kiệm khi dùng mô hình này. Số liệu được ước lượng như sau: D = 10.000 vale/năm, H = 0,4 triệu đồng/vale/năm, S = 5,5 triệu đồng/đơn hàng, p = 120 vale/ngày, d = 40 vale/ngày.Mô hình EOQ cho lô sản xuất (POQ), hữu dụng cho việc xác định kích thước đơn hàng nếu một vật liệu được sản xuất ở một giai đoạn của qui trình sản xuất, tồn trữ trong kho và sau đó gửi qua giai đoạn khác trong sản xuất hay vận chuyển đến khách hàng. Mô hình này cho ta thấy các đơn hàng được sản xuất ở mức đồng nhất (p) trong giai đoạn đầu của chu kỳ tồn kho và được dùng ở mức đồng nhất (d) suốt chu kỳ. Mức gia tăng tồn kho là (p – d) trong sản xuất và không bao giờ đạt mức Q như trong mô hình EOQ.

Giải pháp:

– Xác định lượng hàng tối ưu khi áp dụng mô hình này:

vale/đơn hàng

– Tổng chi phí cho trường hợp này:

triệu đồng

– Nếu so với trường hợp trước (mô hình 1), thì tiết kiệm được:

TK₂ = TC₂ – TC₃ = 209,76 – 171,26 = 38,5 triệu đồng

1.3 Mô hình: EOQ với chiết khấu số lượng:

Các nhà cung cấp có thể bán hàng hóa của họ với giá đơn vị thấp hơn nếu lượng hàng được đặt mua lớn hơn. Thực tế này gọi là chiết khấu theo số lượng bởi vì những đơn hàng số lượng lớn có thể rẻ hơn khi sản xuất và vận chuyển. Vấn đề quan tâm trong hầu hết các quyết định số lượng của đơn hàng là đặt đủ vật liệu cho từng đơn hàng để đạt được giá tốt nhất, nhưng cũng không nên mua nhiều quá thì chi phí tồn trữ làm hỏng khoản tiết kiệm do mua hàng đem lại.

Giả thiết của mô hình:

– Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng cho một loại vật liệu có thể ước lượng được.

– Mức tồn kho trung bình hàng năm có thể ước lượng theo 2 cách:

: Nếu giả thiết của mô hình EOQ phổ biến: không có tồn kho an toàn, đơn hàng được nhận tất cả một lần, vật liệu được dùng ở mức đồng nhất và vật liệu được dùng hết khi đơn hàng mới về đến.

: Nếu các giả thiết mô hình POQ phổ biến: không có tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất (p) , sử dụng ở mức đồng nhất (d) và vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng mới về đến.

– Sự thiết hụt tồn kho, sự đáp ứng khách hàng và chi phí khác có thể tính được.

– Có chiết khấu số lượng, khi lượng đặt hàng lớn giá sẽ giảm.

Công thức tính chi phí:

Chi phí mua

vật liệu hàng năm = Nhu cầu hàng năm x Giá đơn vị vật liệu

C_vl = D x g

Tổng chi phí vật liệu Tổng chi phí việc Chi phí vật liệu

TK hàng năm tồn kho hàng năm hàng năm

TMC = TC + C_vl

– Tính lượng hàng tối ưu ở từng mức khấu trừ. Chú ý rằng chi phí tồn trữ một đơn vị hàng năm (H) có thể được xác định là tỉ lệ phần trăm (I) của giá mua vật liệu hay chi phí sản xuất.Các bước thực hiện:

– Xác định xem Q* ở từng mức có khả thi không, nếu không thì điều chỉnh cho phù hợp với từng mức khấu trừ đó.

– Tính tổng chi phí hàng tồn kho ở từng mức khấu trừ và chọn mức có tổng chi phí nhỏ nhất để quyết định thực hiện.

Ví dụ 6-4: EOQ với chiết khấu theo số lượng ở công ty C của ví dụ 5-2. Nhà cung cấp loại vale #3925 đề nghị công ty C mua số lượng nhiều hơn so với hiện nay sẽ được giảm giá như sau:

Mức khấu trừ	Đơn giá (Triệu đồng)
1 – 399 400 – 699 Trên 700	2,2 2,0 1,8

Ông giám đốc yêu cầu nhân viên phân tích tồn kho, nghiên cứu giá mới với 2 giả thiết: đơn hàng được nhận ngay cùng một lúc và đơn hàng được nhận từ từ. Giả sử chi phí tồn trữ được ước tính là 20% giá mua.

Giải pháp:

Trường hợp đơn hàng được nhận ngay cùng một lúc:

– Tính lượng hàng tối ưu cho từng mức khấu trừ:

Q^*₁₁ = = vale

Q^*₁₂ = = vale; Q*₁₃ = vale

– Điều chỉnh Q* cho phù hợp với giá ở từng mức khấu trừ:

Q^*₁₁ = loại (vượt mức khấu trừ ) ; Q^*₁₂ = 524 vale ; Q^*₁₃ = 700 vale

– Xác định chi phí tồn kho ở từng mức khấu trừ:

TMC₂ = ngàn đồng

TMC₃ = ngàn đồng

Trường hợp đơn hàng được giao từ từ:

– Tính lượng hàng tối ưu cho từng mức khấu trừ:

Q^*₂₁= =

Q^*₂₂= ; Q^*₁₃=

– Điều chỉnh lượng hàng Q* cho phù hợp với từng mức khấu trừ:

Q^*₁₁ = loại (vượt mức khấu trừ ) ; Q^*₁₂ = 642 vale ; Q^*₁₃ = 700 vale

– Xác định chi phí tồn kho ở từng mức khấu trừ:

TMC’₂ = ngàn đồng

TMC’₃ = ngàn đồng

– So sánh chi phí ở từng mức khấu trừ, ta thấy mức chi phí ở mức khấu trừ 3 là nhỏ nhất nên quyết định đặt mua hàng là 700 vale/đơn hàng.

2. Xác định điểm đặt hàng:

Khi thiết lập điểm đặt hàng trong hệ thống tồn kho với lượng đặt hàng cố định, các nhà quản trị chạm trán với một vài nhu cầu xảy ra trong tiến trình bổ sung nhập kho. Gọi (OP) là lượng vật liệu sẽ được dùng đến trong khi chờ đợi một đơn hàng vật liệu mới. Sự thay đổi trong (OP) xảy ra từ 2 nguồn: Đầu tiên, thời gian nhập hàng cần để nhận một đơn hàng là nguyên nhân của thay đổi. Ví dụ như nhà cung cấp có thể gặp khó khăn trong tiến trình đặt hàng và các công ty vận chuyển có thể hỏng phương tiện làm chậm trễ việc giao hàng. Thứ hai, nhu cầu vật liệu hàng ngày cũng là nguyên nhân của thay đổi. Ví dụ như nhu cầu của khách hàng đối với thành phẩm thay đổi lớn từng ngày và nhu cầu của các bộ phận sản xuất đối với vật liệu thô cũng khác nhau do sự thay đổi trong lịch trình sản xuất.

Nếu đơn hàng đến trễ hay nhu cầu vật liệu lớn hơn mong đợi trong khi chúng ta đang chờ hàng về, việc hết tồn kho có thể xảy ra, có nghĩa là tồn kho không hữu hiệu. Để đáp ứng nhu cầu của vật liệu trong thời gian nhập kho, các nhà quản trị tác nghiệp sử dụng lượng tồn kho an toàn, như vậy chi phí thiếu hụt ít xảy ra. Nếu chúng ta dùng tồn kho an toàn quá lớn, chi phí tồn kho của những vật liệu này sẽ trở nên quá sức, nhưng dùng tồn kho an toàn quá nhỏ thì chi phí thiếu hụt trở nên quá lớn. Các nhà quản trị muốn cân bằng 2 loại chi phí này khi họ xác định điểm đặt hàng. Sơ đồ 6-5 cho thấy mối quan hệ giữa nhu cầu trong thời gian thực hiện đơn hàng, tồn kho an toàn, điểm đặt hàng và khả năng xảy ra hết hàng trong từng chu kỳ đặt hàng lại.

Việc cố gắng cân bằng chi phí tồn kho của tồn kho an toàn quá nhiều hay quá ít của từng loại vật liệu, các nhà phân tích phải tìm kiếm giải pháp tối ưu cho vấn đề này. Trở ngại chính để xác định mức tồn kho an toàn tối ưu là ước lượng chi phí do hụt kho, chi phí đó là bao nhiêu ? Lợi nhuận chúng ta bị mất là bao nhiêu hay là mất lòng tin của khách hàng. Do những trở ngại trong việc xác định chính xác chi phí thiếu hụt, các nhà phân tích phải dùng cách tiếp cận khác để lập tồn kho an toàn; lập điểm đặt hàng lại ở mức độ phục vụ xác định bởi chính sách quản lý.