Thương mại điện tử

Cài đặt và sử dụng phần mềm ERP

Posted on by admin

Một doanh nghiệp thường bao gồm nhiều bộ phận khác nhau hoạt động cho một mục tiêu chung: sản xuất, bán hàng, marketing, mua sắm vật tư, lập kế hoạch, quản lý kho, vận chuyển, phân phối, bảo trì,…

Thay cho các phần mềm riêng lẻ của từng bộ phận, hệ thống phần mềm Quản trị Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) tích hợp tất cả các hoạt động nghiệp vụ của các bộ phận trên trong một hệ thống phần mềm chung. Mỗi bộ phận có module quản lý nghiệp vụ riêng của mình nhưng trao đổi được dữ liệu cho nhau, thực hiện các quy trình nghiệp vụ theo các dòng công việc chung từ bộ phận này sang bộ phận kia như một thể thống nhất.

Các chức năng chính của bộ phần mềm ERP:

  • Quản lý Khách hàng và đơn đặt hàng (Customer and Order Management).
  • Quản lý Mua sắm (Purchasing Control).
  • Lập Kế hoạch sản xuất (Production Schedule).
  • Lập và quản lý danh mục thành phẩm, bán thành phẩm (Ingredient List)
  • Quản lý Kho (Inventory Management).
  • Giao tiếp với hệ thống bảo trì, bảo hành (Interface with CMMS system)
  • Báo cáo và Phân tích (Reporting and Analysis)
  • Quản lý Tài chính Kế toán (Financial Management)
  • Quản lý tiền lương (Payroll)
  • Quản lý Nhân sự (Human Resouces)

Bộ phần mềm ERP lớn và phức tạp nên việc triển khai, ứng dụng cũng là cả một chặng đường gian nan với doanh nghiệp. Khi triển khai, yêu cầu lớn nhất và phức tạp nhất là cá biệt hóa phần mềm theo đặc thù hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi và do đó hệ ERP cũng phải thay đổi theo liên tục. Nếu dùng các hệ ERP quy mô lớn như Oracle E-Business Suite hoặc SAPthì phần công việc thay đổi đó phải do các đơn vị triển khai đảm nhiệm, khách hàng không làm chủ, kiểm soát được phần mềm. Các hệ thống phần mềm này cũng đòi hòi chi phí đầu tư rất lớn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó với tới được.

Dưới đây là một số phần mềm ERP mã nguồn mở:

1. Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chi phí đầu tư cho bộ phần mềm ERP Openbravo từ 400 €-750 €.

Các chức năng chính như sau:

– Quản lý dữ liệu tập trung (Master Data Management)

Dữ liệu sản phẩm, các bộ phận, danh mục vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, v.v…

Mọi dữ liệu của công ty được quản lý tập trung, đảm bảo không thừa, không thiếu, không trùng lắp và cung cấp cho đúng người, đúng lúc cần thiết.

– Quản lý mua sắm (Procurement Management)

Đơn giá, đơn hàng, phiếu nhận, hóa đơn, kế hoạch mua sắm và thanh toán, v.v…..

Openbravo xử lý toàn bộ thông tin của quá trình mua sắm một cách tập trung, thống nhất. Mỗi hồ sơ trong quá trình đó chứa các dữ liệu của hồ sơ trước, tránh nhầm lẫn do nhập dữ liệu nhiều lần. Do đó có thể lần theo từng hồ sơ theo thứ tự thời gian của quy trình mua sắm (phiếu đặt mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn, thanh toán) và biết được tình trạng hiện tại (chờ giao hàng, đã nhận, đã xuất hóa đơn, v.v…). Bộ phận kế toán sẽ luôn có số liệu cập nhật và tin cậy.

– Quản lý kho (Warehouse Management)

Các kho và khu vực trong kho, các lô hàng, serial number, nhãn, phiếu nhập và xuất kho, lưu chuyển giữa các kho,….

– Quản lý dự án và dịch vụ (Project and Service Management)

Các dự án, các giai đoạn của dự án, các công việc, nguồn tài nguyên, ngân sách, chi phí, …

– Quản lý sản xuất (Production Management)

Bố trí cấu trúc nhà máy, các kế hoạch sản xuất, danh mục vật tư, báo cáo tiến độ, chi phí sản xuất, sự cố….

– Quản lý bán hàng và khách hàng (Sales Management and Customer Relationship Management – CRM)

Biểu giá, lãi suất, đơn hàng, khối lượng, chiết khấu, vận chuyển, xuất hóa đơn, hoa hồng, …

– Quản lý tài chính (Financial Management)

Các tài khoản, ngân sách, thuế, tài khoản phải thu, phải trả, bảng cân đối, tài sản cố định, …

– Hệ thống quản trị DN thông minh (Business Intelligence)

Các báo cáo chi tiết và tổng hợp, phân tích tình hình chung, các thông tin hỗ trợ quyết định cho lãnh đạo…

2. Compiere:

Là một phần mềm mã nguồn mở được tạo ra vào năm 2006. Ngoài phiên bản miễn phí Community Edition, Compiere cung cấp 03 phiên bản thương mại: Standard Edition (400 $/user/năm), Enterprise Edition (995 $/user/năm) và Professional Edition (750 $/user/năm)

Các chức năng chính như sau:

– Quản lý hiệu năng hoạt động của  doanh nghiệp và Báo cáo (Performance Management & Reporting)

Compiere có 4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên một kho dữ liệu chung.

– Quản lý mua sắm (Purchasing)

Các công đoạn của quá trình mua sắm đều được quản lý và tự động hóa ở mức tối đa có thể.

– Quản lý vật tư (Materials Management)

Quản lý sản phẩm, biểu giá, phiếu nhập kho, xuất kho, vận chuyển, chi phí vật tư cho sản xuất, ….

– Quản lý sản xuất (Manufacturing)

Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất

– Quản lý đơn hàng (Order Management)

Quản lý các công đoạn lập bảng chào giá, quản lý các đơn đặt hàng, xuất hóa đơn và thu tiền. Module này tích hợp chặt chẽ với quản lý vật tư và quản lý khách hàng.

– Quản lý tài chính (Financial Management)

Chương trình kế toán nội bộ doanh nghiệp

– Quản lý dự án (Projects)

Quản lý các dự án sản xuất, kinh doanh và các công việc trong doanh nghiệp

Song song và tích hợp với chương trình ERP là chương trình Quản lý Khách hàng (Customer Relationship Management – CRM). Chương trình này có 3 môđun là Quản lý bán hàng (Sales), Quản lý dịch vụ (Service) và Thương mại điện tử (eCommerce).

3. Opentaps:

Opentaps là nền tảng mã nguồn mở cho doanh nghiệp của bạn. Các tính năng tinh vi và kiến trúc hiện đại của nó bao gồm một hệ thống ERP và CRM chuẩn có khả năng kết nối với điện thoại di động và tích hợp chức năng quản trị doanh nghiệp thông minh.

Phần mềm mã nguồn mở Opentap gồm các module như sau:

  • Cửa hàng trực tuyến
  • CRM
  • Quản lý kho
  • Quản lý tài chính kế toán
  • Mua hàng
  • Các ứng dụng quản trị

Phần mềm ERP Opentap là phần mềm giải pháp thông minh với các module chức năng cần thiết mà các doanh nghiệp thương mại nói chung cần. Các doanh nghiệp thương mại có thể sử dụng Opentap để thay thấy cho các giải pháp ERP hiện có trên thị trường.

4. xTuple

Được xây dựng trên nền cơ sở dữ liệu nguồn mở PostgreSQL, và mã nguồn mở Qtframework cho C / C + +, xTuple PostBooks  cung cấp các tính năng và tính linh hoạt cho các doanh nghiệp trong hầu hết các ngành công nghiệp. Nó bao gồm các module sau đây:

  • Quản lý tài chính kế toán – sổ kế toán tổng hợp, các tài khoản phải thu và trả,  báo cáo tài chính…
  • Quản lý Bán hàng – báo giá, lệnh đặt hàng, báo cáo bán hàng, vận chuyển…
  • CRM – sổ địa chỉ, quản lý sự cố, quản lý cơ hội, danh sách công việc, quản lý dự án…
  • Quản lý mua hàng – đơn đặt hàng, tiếp nhận, báo cáo nhà cung cấp …
  • Định nghĩa sản phẩm – items, hoá đơn thanh toán các nguyên vật liệu (BOM)
  • Quản lý hàng tồn kho – hỗ trợ quản lý nhiều địa điểm, kho bãi cùng các các tính năng quản lý kho bãi chuyên sâu khác
  • Quản lý sản xuất – công việc đơn đặt hàng, hỗ trợ mạnh để thực hiện các lệnh sản xuất
  • OpenRPT – Chức năng tạo báo cáo (xây dựng trên mã nguồn mở)

Giống như tất cả các sản phẩm xTuple, PostBooks chạy tốt trên cả Windows, Linux và Mac và hoàn toàn có khả năng quốc tế hóa (đa tiền tệ, hỗ trợ thuế cho nhiều cơ cấu, và chức năng đa ngôn ngữ). Chi phí sử dụng bộ phần mềm này sẽ được tính trên số lượng người dùng mỗi năm

5.OpenERP:

Là hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp mã nguồn mở. Bộ phần mềm này tích hợp hầu hết các yêu cầu cũng như quy trình trong doanh nghiệp: kế toán, nhân sự, bán hàng, CRM, mua hàng, chứng khoán, sản xuất, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, chiến dịch marketing…

Hiện tại OpenERP cung cấp 03 phiên bản thương mại: Open ERP BASIC Edition, Open ERP SMB Edition, Open ERP CORPORATE Edition

Các module OpenERP có thể được thêm vào dựa trên yêu cầu đặc thù từng doanh nghiệp:

  • Kế toán & Tài chính
  • Mua & đặt hàng
  • Nhân sự
  • Sản xuất
  • Kiểm soát hàng tồn kho
  • Kinh doanh và Marketing
  • …

OpenERP hiện đang được ứng dụng trong nhiều ngành công nghiệp như các ngành công nghiệp thực phẩm, Ngân hàng & bảo hiểm, đấu giá, vv Metrexotic, một công ty hoạt đồng trong ngành công nghiệp thực phẩm đã ứng dụng OpenERP để tự động hoá các quy trình bán hàng của họ một cách hiệu quả.

6. ERP5

Phiên bản ERP5 Community cung cấp tất cả các tính năng cần thiết phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của bạn. Từ quản lý quan hệ khách hàng đến quản lý nguồn nhân lực, quản lý tài liệu hay quản lý kế toán, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mình.

ERP5 được tích hợp đầy đủ các tính năng của một hệ thống ERP chuẩn bao gồm cả quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý sản xuất (MRP), quản lý chuỗi cung cấp (SCM), quản lý thiết kế sản phẩm (PDM), kế toán, nhân sự, thương mại điện tử.

Kiến trúc xây dựng trên nền web của ERP5 cho phép người sử dụng và người quản trị sử dụng cũng như cấu hình thông qua trình duyệt web.Việc thiết kế các giao diện người dùng của ERP5 cũng là độc nhất và sáng tạo, được đánh giá là thân thiện với người dùng hệ thống.

Phiên bản ERP5 Express cung cấp chức năng của các hệ thống ERP, CRM và KM cho phép hầu hết các doanh nghiệp nhỏ có thể thu được tối đa lợi nhuận. ERP5 Express cũng có thể được truy cập thông qua các thiết bị di động nhờ đã được tối ưu hóa giao diện người dùng cho phép người dùng có thể trực tiếp theo dõi các công việc cũng như tình trạng trên hệ thống ERP.

7. JFire

JFire cung cấp các giải pháp mới, đầy đủ chức năng và miễn phí phục vụ cho các yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp: ERP, CRM, eBusiness và SCM / SRM.

Jfire với các tính năng toàn diện và linh hoạt, được thiết kế cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, ngành. Nó cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống có tính mở cao, hỗ trợ không chỉ các DN nhỏ mà cả các DN với quy mô toàn (nhiều người sử dụng, nhiều loại tiền tệ & đa ngôn ngữ ). JFire hoàn toàn miễn, sử dụng các công nghệ mới nhất (J2EE 1,4, JDO 2,0, Eclipse rcp 3,3) và được thiết kế với khả năng tùy chỉnh cao.

Dưới đây là những module chính của JFire:

  • Kế toán
  • Chức năng tính giá linh hoạt
  • CRM
  • Quản lý gian hàng
  • Tích hợp với các hệ thống thanh toán bên ngoài
  • Báo cáo