Áp dụng thực hành 5S tại COMECO và TRAPHACO

1. Áp dụng thực hành 5S tổ chức ngày Tổng vệ sinh tại COMECO:

Công ty Cổ phần Vật tư – Xăng dầu (COMECO) được hình thành từ chủ trương cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước. COMECO có chức năng chính là kinh doanh nhiên liệu với 30 cửa hàng bán lẻ trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận. Trong quá trình phát triển chung của cả nước khi Việt Nam gia nhập WTO, COMECO đã áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 từ năm 2004. Năm 2006, COMECO đã vinh dự được trao tặng Giải thưởng Chất lượng Việt Nam.

Không thỏa mãn với những thành tích đã đạt được, với chính sách chất lượng là cải tiến không có điểm dừng, không ngừng nâng cao năng suất và chất lượng. Năm 2007, Ban Tổng Giám đốc đã quyết tâm áp dụng thêm một công cụ nâng cao năng suất: công cụ 5S thuộc hệ thống KEIZEN. Ngay từ đầu năm, COMECO đã cử một số cán bộ quản lý chủ chốt tham dự khóa đào tạo về thực hành 5S do Chi cục Kỹ thuật Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng thành phố Hồ Chí Minh tổ chức. Ban chỉ đạo 5S COMECO với sự hỗ trợ tư vấn của các chuyên gia đã lên kế hoạch chi tiết áp dụng thực hành 5S với 6 bước. Trong quá trình áp dụng thực hành 5S, Ban chỉ đạo 5S COMECO nhận thấy để công việc được tiến triển theo đúng tiến độ trên tinh thần tự giác của tất cả mọi người. Đến bước thứ 3, ngày phát lệnh tổng vệ sinh toàn Công ty là bước rất quan trọng vì nó đánh dấu sự chuyển động của Công ty trong thực hiện 5S. Ngày tổng vệ sinh được tổ chức rầm rộ; khí thế, tạo sự phấn khởi thực sự và động lực cho mọi người. Vì vậy, trước đó Ban chỉ đạo 5S đã gợi ý, hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất cả các đơn vị hăng hái thi đua đề ra các khẩu hiệu về thực hành 5S. Những khẩu hiệu được viết bằng nhiều thể loại khác nhau được gửi về cho Ban thi đua. Ban thi đua đưa ra các tiêu chí bình xét như súc tích, dễ nhớ, thiết thực để xem xét lựa chọn một số khẩu hiệu nổi bật đề xuất khen thưởng. Đồng thời, đề nghị các đơn vị treo các khẩu hiệu để chuẩn bị cho ngày tổng vệ sinh toàn Công ty. Bên cạnh đó,  danh mục đề xuất mua dụng cụ văn phòng, vệ sinh đã được duyệt mua và cấp phát đầy đủ. Ngày 16/6/2007, là ngày tổng vệ sinh toàn Công ty, được tổ chức long trọng với sự tham dự của Hội đồng Quản trị, Ban tổng Giám đốc và tất cả CB-CNV. Sau phần giới thiệu quá trình chuẩn bị 5S, Ban thi đua đã công bố và phát thưởng cho tác giả có các khẩu hiệu nổi bật như “5S hôm nay, thành công ngày mai”;“Trồng cây 5S, hái quả thành công”; “Một phút cho 5S bằng 1 giờ tìm hồ sơ”,.… Tất cả CB-CNV đều hồ hởi, phấn khởi, tự hào khi được nghe lại những khẩu hiệu do mình sáng tạo và được khen thưởng. Ngoài ra, khi Tổng Giám đốc chính thức phát lệnh tổng vệ sinh toàn Công ty và phát động thi đua đợt II, mọi người còn được Bí thư Đảng ủy kể những câu chuyện về Bác Hồ trong quá trình công tác của Người có liên hệ so sánh đến 5S, trật tự, ngăn nắp, sạch sẽ luôn song hành với mọi hoạt động của Bác. Qua đó, tất cả CB-CNV Công ty tự nhủ với lòng mình sẽ cố gắng hết sức để thực hiện 5S thành công và hành động chính là một minh chứng hùng hồn nhất. Ngay sau khi buổi lễ kết thúc, tất cả mọi người bắt tay ngay vào sàng lọc với một khí thế sôi nổi. Công việc, mồ hôi, mệt nhọc xen lẫn những tiếng cười râm ran liên tục được các ống kính chụp lại trong quá trình tổ chức thực hiện một ngày tổng vệ sinh thực sự có ý nghĩa. Mặc dù công việc đang làm chỉ ở bước 3 trên 6 bước nhưng mọi người đều tin tưởng chắc chắn rằng các bước còn lại sẽ tiếp tục được hoàn tất cho đến ngày đánh giá chấm điểm 7-7-2007. Công cụ 5S sẽ thực sự đồng hành với COMECO trên chặng đường phát triển và hội nhập sắp đến.

2. Áp dụng hiệu quả 5S của Nhật Bản tại TRAPHACO:

“Giảm thiểu lãng phí, tăng năng suất và hiệu quả sản xuất” là mục tiêu hàng đầu được Ban lãnh đạo TRAPHACO quyết tâm thực hiện trong bối cảnh chi phí doanh nghiệp leo thang. Thông qua những bài học thành công và kinh nghiệm áp dụng của các doanh nghiệp Nhật Bản, từ ngày 19/4/2008 TRAPHACO đã khởi động chương trình 5S. 5S dưới sự tư vấn của chuyên gia người Nhật Bản, TRAPHACO bắt tay vào thực hiện và xem đó là nền tảng của cải tiến tăng năng suất bởi vì 5S giúp: Giảm lãng phí thời gian phát sinh từ tìm kiếm tài liệu hồ sơ, giảm chi phí lưu kho cho các vật dụng không cần thiết, nâng cao hiệu suất sử dụng máy móc thiết bị, giảm thời gian sản xuất do bố trí hợp lý của các quy trình sản xuất bảo đảm thuận tiện, giảm thiểu các thao tác thừa,… Thay đổi thói quen cũ của nhân viên cũng như hiện nay chưa có một đơn vị sản xuất dược phẩm nào áp dụng hệ thống 5S dường như sẽ là những rào cản cho doanh nghiệp nhưng bằng quyết tâm cao của Ban lãnh đạo cộng với trình độ quản lý, trình độ chuyên môn của các CBCNV trong Công ty và một số hệ thống quản lý sẵn có như ISO 9001:2000, GMP-WHO,…  Sau khi được tuyên truyền đào tạo, được trang bị công cụ đã thực hiện hiệu quả 3S hàng ngày tại các phòng ban, bộ phận. Đó là: Sàng lọc loại bỏ các vật dụng không cần thiết, Sắp xếp để cải tiến cách thức lưu giữ giảm thời gian tìm kiếm, Sạch sẽ thực hiện vệ sinh hàng ngày để bảo đảm môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ. Từ đánh giá thực tế áp dụng 5S tại TRAPHACO, Hội thảo giới thiệu về “Chương trình nâng cao năng lực đào tạo và hướng dẫn áp dụng 5S” của Trung tâm năng suất Việt Nam (VPC) có nội dung chia sẻ kinh nghiệm thực hành 5S đã chọn TRAPHACO là đơn vị điển hình để đoàn đến tham quan vào chiều ngày 8/7/2008. Hoạt động đánh giá, cấp chứng nhận  hoàn thành vào khoảng tháng 9/2008 và duy trì áp dụng hệ thống 5S hiệu quả tại Công ty cổ phần TRAPHACO giúp cho CBCNV có một môi trường làm việc khoa học, hiện đại, hiệu quả tiết kiệm chi phí và thời gian quản lý.